Quy trình kiểm kê hàng tồn kho đầy đủ, chính xác nhất

Tình trạng chênh lệch tồn kho so với sổ sách, gây thất thoát và khó kiểm soát hàng hóa là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp đã và đang gặp phải. Dù chỉ một sai lệch nhỏ trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho cũng có thể dẫn đến thất thoát hàng trăm triệu, gây lãng phí vốn lưu động và gián đoạn chuỗi cung ứng. Để chấm dứt tình trạng này, cần có một quy trình kiểm kê hàng tồn kho hoàn thiện, chính xác và chuyên nghiệp. Ở bài viết này, Trang Web Nhập Hàng sẽ hướng dẫn chi tiết các bước kiểm kê đầy đủ và chính xác, đồng thời khám phá các phương pháp hiệu quả giúp việc quản lý kho dễ dàng hơn.

Kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình xác minh và xác định số lượng, chủng loại và tình trạng thực tế của tài sản (hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm) đang được lưu trữ trong kho tại một thời điểm cụ thể. Về bản chất, đây là hoạt động cốt lõi nhằm đối chiếu dữ liệu kiểm kê hàng hoá tồn kho thực tế với số liệu được ghi nhận trên hệ thống quản lý, sổ sách kế toán, từ đó phát hiện kịp thời mọi sự chênh lệch (thừa hoặc thiếu) và làm căn cứ quan trọng để điều chỉnh số liệu, đảm bảo tính minh bạch cho báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Vì sao cần xây dựng quy trình kiểm kê hàng tồn kho?

Xây dựng quy trình kiểm kê hàng tồn kho giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và kiểm soát chính xác mọi sản phẩm trong kho, đảm bảo dữ liệu luôn cập nhật và phản ánh đúng thực tế.

• Quản lý tồn kho hiệu quả: Phát hiện nhanh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa, tối ưu không gian và chi phí lưu kho.
• Hỗ trợ ra quyết định kịp thời: Dữ liệu chính xác giúp lập kế hoạch nhập – xuất và đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh chóng.
• Giảm thiểu rủi ro thất thoát: Phát hiện hư hỏng, mất mát hoặc hàng lỗi để xử lý kịp thời.
• Đảm bảo uy tín và chất lượng dịch vụ: Duy trì đủ hàng, giao đúng hẹn, nâng cao sự tin tưởng của khách hàng.
• Tuân thủ pháp lý và kiểm toán: Cung cấp số liệu minh bạch, phục vụ báo cáo tài chính và kiểm toán dễ dàng.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn

Để đảm bảo kết quả kiểm kê có giá trị pháp lý, minh bạch và chính xác, doanh nghiệp cần tuân thủ một quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn. Các bước này được xây dựng dựa trên kinh nghiệm thực tế và các quy định về kiểm kê hàng tồn kho hiện hành, giúp giảm thiểu tối đa sai sót và nâng cao hiệu quả đối chiếu số liệu.

Chuẩn bị trước khi tiến hành kiểm kê

Trước khi bắt đầu kiểm kê, bước chuẩn bị kỹ lưỡng giúp quy trình diễn ra suôn sẻ, giảm sai sót và đảm bảo số liệu chính xác.

• Xác định mục tiêu và phạm vi: Kiểm kê toàn bộ hay từng khu vực, định kỳ hay đột xuất.
• Lập kế hoạch chi tiết: Phân công nhân sự, lịch trình, phương pháp và công cụ hỗ trợ.
• Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Phân nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên (người đếm, người ghi chép, người giám sát) và tiến hành đào tạo nếu cần.
• Chuẩn bị tài liệu và công cụ: Phiếu kiểm kê, máy quét, phần mềm quản lý tồn kho, dụng cụ hỗ trợ.
• Thông báo các bộ phận liên quan: Tạm dừng xuất – nhập hàng, phối hợp nhịp nhàng.
• Ngừng nhập xuất hàng hóa: Niêm phong, khoanh vùng khu vực kiểm kê để đảm bảo số liệu.

→ Xem thêm: Quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả, tối đa lợi nhuận

Thực hiện kiểm kê

Đây là giai đoạn cốt lõi của quy trình kiểm kê hàng tồn kho, đòi hỏi sự tập trung cao độ và tính kỷ luật tuyệt đối để đảm bảo số liệu thực tế được ghi nhận chính xác. Các nhóm kiểm kê phải tuân thủ nghiêm ngặt các bước sau để tránh sai sót và bỏ sót hàng hóa.

• Đếm số lượng hàng hóa: Thực hiện theo từng khu vực, loại hàng và vị trí lưu trữ. Đảm bảo không bỏ sót hay trùng lặp, ghi nhận chính xác từng sản phẩm.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Đánh giá tình trạng bao bì, nhãn mác, hạn sử dụng và phân loại hàng tốt, hàng hư hỏng, quá hạn hoặc lỗi. Mỗi loại hàng cần được ghi chú chi tiết.
• Ghi chép kết quả kiểm kê: Nhập đầy đủ thông tin gồm tên hàng, mã hàng, số lượng, đơn vị tính, vị trí lưu trữ và tình trạng hàng hóa vào biểu mẫu hoặc phần mềm quản lý kho.
• Chụp ảnh, quay video: Lưu lại hình ảnh và video quá trình kiểm kê cũng như hàng hóa tại từng khu vực, làm bằng chứng xác thực và hỗ trợ đối chiếu sau này.

Đối chiếu kết quả kiểm kê

Đối chiếu kết quả là bước quan trọng trong kiểm kê hàng tồn kho, giúp phát hiện sai lệch giữa số liệu thực tế và dữ liệu hệ thống, từ đó đưa ra phương án xử lý hợp lý. Quá trình này đảm bảo mọi thông tin về tồn kho đều chính xác và minh bạch.

• So sánh số liệu: Đối chiếu số lượng và tình trạng hàng hóa thực tế với dữ liệu trong hệ thống quản lý kho.
• Phân tích nguyên nhân chênh lệch: Xác định các lý do như thất thoát, hư hỏng, sai sót ghi chép hoặc nhập xuất hàng hóa trong quá trình kiểm kê.
• Xác định trách nhiệm: Chỉ rõ cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm khi phát hiện sai sót hoặc chênh lệch.
• Lập biên bản báo cáo kiểm kê hàng tồn kho​: Ghi nhận kết quả kiểm kê, số liệu thực tế, chênh lệch, nguyên nhân và đề xuất xử lý, có chữ ký xác nhận của các thành viên tham gia.

Xử lý kết quả kiểm kê

Xử lý kết quả là bước quyết định trong kiểm kê định kỳ hàng tồn kho, qua đó điều chỉnh số liệu, xử lý hàng hóa không đạt yêu cầu và rút kinh nghiệm để nâng cao hiệu quả quản lý kho.

• Điều chỉnh số liệu trong kho: Cập nhật dữ liệu trong hệ thống dựa trên kết quả kiểm kê thực tế, đảm bảo số liệu chính xác và nhất quán.
• Xử lý hàng lỗi, hết hạn: Thực hiện thanh lý, tiêu hủy hoặc trả lại nhà cung cấp theo quy định doanh nghiệp.
• Lập báo cáo kết quả kiểm kê: Lập báo cáo chi tiết gửi ban lãnh đạo để hỗ trợ quyết định về nhập – xuất, sản xuất và bán hàng.
• Rút kinh nghiệm và cải tiến: Phân tích quy trình, đào tạo nhân viên và ứng dụng công nghệ để cải thiện hiệu quả kiểm kê trong các kỳ tiếp theo.

Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả

Áp dụng đúng phương pháp kiểm kê hàng tồn kho là chìa khóa để doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả, giảm thất thoát và tối ưu hóa nguồn lực. Cùng điểm qua các cách kiểm kê hàng tồn kho phổ biến, từ đó lựa chọn giải pháp phù hợp với từng loại kho và đặc thù kinh doanh.

Phương pháp	Cách thực hiện	Lợi ích	Hạn chế
Kiểm kê thủ công	Nhân viên kiểm tra từng sản phẩm, đối soát đơn hàng và ghi chép trực tiếp trên phiếu hoặc phần mềm.	Chi phí đầu tư thấp, dễ triển khai, phù hợp kho nhỏ.	Dễ sai sót, tốn thời gian, khó áp dụng cho kho lớn.
Mã vạch	Quét mã vạch sản phẩm và tự động cập nhật dữ liệu vào hệ thống quản lý.	Nhanh, chính xác, giảm sai sót và nhập liệu thủ công.	Cần thiết bị, phần mềm, sản phẩm phải dán mã vạch trước.
RFID	Gắn chip RFID cho sản phẩm, đọc tự động bằng đầu đọc, theo dõi số lượng và vị trí.	Kiểm kê nhanh, dữ liệu thời gian thực, thuận tiện với kho đông hoặc di chuyển nhiều.	Chi phí lắp đặt cao, yêu cầu hạ tầng và phần mềm chuyên dụng.
Drone và AI	Sử dụng thiết bị bay kết hợp AI, camera để đếm và kiểm tra hàng trong kho diện tích lớn.	Tiết kiệm thời gian, tiếp cận khu vực khó, giảm rủi ro cho nhân viên.	Đòi hỏi kỹ thuật vận hành, chi phí đầu tư cao, phụ thuộc điều kiện môi trường.

Những khó khăn trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Mặc dù việc xây dựng quy trình là cần thiết, nhưng việc thực hiện kiểm kê, đặc biệt khi còn dựa nhiều vào phương pháp thủ công, luôn tồn tại những rào cản và thách thức lớn. Những khó khăn này trực tiếp ảnh hưởng đến độ chính xác và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp:

• Thất thoát, nhầm lẫn trong giao dịch hàng ngày hoặc lỗi ghi chép, dẫn đến việc dữ liệu trên giấy tờ không phản ánh đúng lượng hàng hiện có.
• Hàng hóa được lưu trữ không khoa học, khó tìm và kiểm kê.
• Quá trình kiểm kê lâu, ảnh hưởng đến hoạt động nhập – xuất hàng hóa.
• Ghi chép bằng tay trên phiếu kiểm kê và sau đó nhập lại vào hệ thống gây nguy cơ sai sót về số lượng, mã hàng, hoặc vị trí, làm giảm độ tin cậy của dữ liệu.
• Kho, vận tải và bán hàng thiếu sự phối hợp, gây nhầm lẫn số liệu.
• Đối với các doanh nghiệp có chuỗi cửa hàng hoặc nhiều kho bãi phân tán, việc tổng hợp dữ liệu kiểm kê thủ công từ nhiều điểm khác nhau trở nên phức tạp, thiếu đồng bộ và dễ dẫn đến sai sót tổng thể.

MONA TMS – Giải pháp phần mềm kiểm kê hàng tồn kho chính xác

Những khó khăn dai dẳng như sai lệch số liệu tồn kho nghiêm trọng, quy trình kiểm kê thủ công tốn kém thời gian và chi phí cùng với tình trạng thiếu đồng bộ dữ liệu giữa kho và các chi nhánh, đang kìm hãm tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp. Rõ ràng, các giải pháp truyền thống không còn đủ sức để giải quyết triệt để những vấn đề vận tải hàng hóa phức tạp trong kỷ nguyên số. Đây chính là lúc doanh nghiệp cần chuyển mình bằng cách áp dụng công nghệ tự động hóa tiên tiến.

MONA TMS ra đời không chỉ là một phần mềm, mà là nền tảng quản lý kho vận thông minh được thiết kế để giải quyết 99% các rào cản đó, cung cấp các tính năng đột phá giúp doanh nghiệp loại bỏ mọi sai sót, tối ưu hóa vận hành và đạt được độ chính xác tuyệt đối trong mọi quy trình kiểm kê.

Phần mềm MONA TMS được thiết kế để mang lại sự minh bạch và chính xác tuyệt đối, khắc phục hoàn toàn những thách thức của phương pháp thủ công:

• Kiểm kê tồn kho theo thời gian thực: Mọi giao dịch nhập, xuất, điều chuyển đều được cập nhật ngay lập tức. Tính năng này giúp loại bỏ tình trạng sai lệch số liệu giữa sổ sách và thực tế và giúp doanh nghiệp chuyển sang phương pháp kiểm kê liên tục, giảm thiểu sự gián đoạn vận hành do phải đếm toàn bộ kho.
• Tự động hoá nhập, xuất đơn hàng: Bằng cách tích hợp chặt chẽ với máy quét mã vạch (Barcode/QR Code), MONA TMS tự động ghi nhận số liệu, loại bỏ lỗi do nhập liệu thủ công và đảm bảo số lượng luôn chính xác.
• Quản lý thuộc tính hàng hoá chuyên sâu: Phần mềm cho phép kiểm soát tồn kho theo nhiều yếu tố phức tạp như số lô, ngày hết hạn và tách bạch rõ ràng hàng ký gửi, đa chủ hàng.
• Quản lý kho đa chi nhánh và kết nối các hệ thống: MONA TMS cung cấp khả năng tổng hợp tồn kho từ mọi kho bãi, chi nhánh trên một giao diện duy nhất, giải quyết triệt để vấn đề hàng ở nhiều kho khó tổng hợp. Đồng thời, khả năng tích hợp linh hoạt với các hệ thống ERP, Kế toán giúp đồng bộ dữ liệu toàn diện.

Ngoài việc mang lại độ chính xác cao nhất cho hoạt động kho bãi, MONA TMS còn là một hệ thống quản lý vận tải chuyên sâu, giúp tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng logistics với các tính năng:

• Theo dõi vận đơn Real-time: Giám sát tức thời vị trí xe, lộ trình và trạng thái giao hàng, đảm bảo đồng bộ hoàn hảo giữa kho và vận tải.
• Lập kế hoạch tuyến đường tối ưu: Tự động đề xuất lịch trình và tuyến đường hiệu quả nhất, tối ưu hóa tải trọng và tiết kiệm chi phí nhiên liệu.
• Quản lý đội xe và chi phí: Theo dõi chi tiết chi phí bảo trì, nhiên liệu, và hiệu suất của từng phương tiện, quản lý nguồn lực vận tải khoa học.
• Tự động hóa giao nhận (POD): Ghi nhận bằng chứng giao hàng điện tử (e-POD) ngay trên ứng dụng di động, số hóa hoàn toàn quy trình từ kho đến tay khách hàng.

MONA TMS là giải pháp quản lý vận tải toàn diện, giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để đến 99% các vấn đề vận tải hàng hóa phức tạp và tiết kiệm chi phí tối đa. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 636 648 để nhận tư vấn chuyên sâu!

Thông tin liên hệ chi tiết:

• Điện thoại: 1900 636 648
• Email: [email protected]
• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng Tám, P. Tân Sơn Nhất, TPHCM

Những mẹo kiểm kê hàng hoá tồn kho hiệu quả

Nhằm rút ngắn thời gian, nâng cao độ chính xác và đảm bảo dữ liệu đáng tin cậy khi lập báo cáo kiểm kê hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể tham khảo những bí quyết sau:

• Chọn thời điểm phù hợp: Kiểm kê khi kho ít biến động, ví dụ cuối ngày, cuối tuần hoặc những ngày ít hoạt động, để giảm sai sót.
• Sử dụng công nghệ hỗ trợ: Áp dụng mã vạch, RFID hoặc phần mềm quản lý kho để tăng tốc độ, giảm nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian.
• Phân chia khu vực kiểm kê: Chia kho thành các khu vực nhỏ, giao nhiệm vụ rõ ràng cho từng nhân viên và đánh dấu khu vực đã kiểm kê.
• Kiểm tra chéo: Nhờ một nhóm nhân viên khác kiểm tra lại số liệu, giảm thiểu sai sót và đảm bảo dữ liệu chính xác.
• Đào tạo nhân viên: Hướng dẫn quy trình kiểm kê, sử dụng công cụ hỗ trợ và nâng cao ý thức trách nhiệm trong quá trình kiểm kê.
• Kiểm kê định kỳ: Thực hiện kiểm kê theo lịch cố định (tháng, quý, năm) để duy trì số liệu luôn cập nhật và kịp thời phát hiện vấn đề.
• Vệ sinh kho bãi và ánh sáng đầy đủ: Dọn dẹp gọn gàng, đảm bảo ánh sáng tốt để nhân viên dễ quan sát và di chuyển hàng hóa.
• Chuẩn bị dụng cụ hỗ trợ: Thước dây, cân, máy tính, bút giấy,… sẵn sàng giúp quá trình kiểm kê diễn ra nhanh chóng và chính xác.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn về quy trình kiểm kê hàng tồn kho qua khâu chuẩn bị, thực hiện, đối chiếu đến xử lý kết quả, giúp doanh nghiệp nắm được số lượng và chất lượng hàng hóa. Với phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp kết hợp công nghệ hiện đại, doanh nghiệp sẽ có nền tảng vững chắc cho quá trình quản lý kho và đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả. Bên cạnh đó, thực hiện kiểm kê thường xuyên còn giúp tối ưu nguồn lực, giảm thất thoát, nâng cao hiệu quả vận hành và xây dựng niềm tin lâu dài với khách hàng.