Ngành thương mại điện tử Việt Nam đang trên đà phát triển vượt bậc với tổng doanh số trên 5 sàn lớn đạt gần 319.000 tỉ đồng trong năm 2024, song song đó là áp lực vận hành, quản lý đơn hàng ngày càng lớn. Thực tế cho thấy, chỉ với thao tác đối soát thủ công, hàng nghìn shop đã gặp tình trạng thất thoát đơn, chênh lệch dữ liệu, mất chi phí xử lý sai sót. Đó là lúc doanh nghiệp cần một phần mềm đối soát đơn hàng để tự động hóa quy trình kiểm tra, so khớp dữ liệu và lập báo cáo minh bạch. Cùng Website Nhập Hàng tìm hiểu ngay những tính năng nổi bật, quan trọng nhất của ứng dụng này, cũng như lợi ích to lớn của nó đối với doanh nghiệp.
Vì sao cần sử dụng phần mềm đối soát đơn hàng?
Shopee, Lazada hay Facebook là những cái tên không còn xa lạ với những người kinh doanh online. Tuy nhiên, khi đơn ngày càng nhiều, việc kiểm soát theo dõi hàng hóa và đối chiếu tiền COD từ các bên vận chuyển bắt đầu trở thành nỗi lo của nhiều doanh nghiệp. Đây chính là lúc app đối soát đơn hàng trở thành công cụ cứu cánh hiệu quả, giúp người bán đồng bộ thông tin, quản lý đơn và kiểm tra trạng thái vận đơn chỉ trong một nền tảng duy nhất, thay vì xử lý thủ công trên nhiều hệ thống rời rạc.
Do đó, sự ra đời của phần mềm đối soát đơn hàng sẽ giải quyết tận gốc những điểm nghẽn trong khâu vận hành và đối soát dữ liệu.
- Loại bỏ sai sót trong quá trình kiểm tra, xác nhận và cập nhật thông tin đơn hàng.
- Tiết kiệm thời gian xử lý và nhân sự, giảm gánh nặng vận hành.
- Tự động so khớp thông tin giữa nhiều kênh bán và đơn vị vận chuyển.
- Rút ngắn thời gian phản hồi sự cố, nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.
- Tạo báo cáo đối soát minh bạch, giúp quản trị tài chính rõ ràng và kiểm soát hiệu quả chi phí.
- Chủ động theo dõi tiến trình vận chuyển, kịp thời phát hiện các sự cố và đề ra phương án giải quyết hiệu quả.
Các tính năng của phần mềm đối soát đơn hàng
Để vận hành mượt mà trong bối cảnh kinh doanh trực tuyến ngày càng phức tạp, doanh nghiệp cần giải pháp có khả năng xử lý khối lượng dữ liệu lớn một cách chính xác và nhanh chóng. Và phần mềm kiểm đếm đơn hàng chính là công cụ hỗ trợ đắc lực, thay bạn quản lý hiệu quả, tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa sai sót.
Phần mềm so khớp đơn hàng tạo đơn hàng, in hoá đơn tự động
Với phần mềm quản lý đơn hàng hiện đại, công đoạn tạo đơn được tối ưu hóa đến mức chỉ cần một cú nhấp chuột hoặc thao tác đồng bộ dữ liệu, bạn đã có thể hoàn thiện đặt hàng trên nền tảng.
Toàn bộ thông tin chi tiết về đơn hàng như tên sản phẩm, số lượng, địa chỉ giao nhận sẽ được ghi nhận và chuyển đến bộ phận xử lý nhanh chóng và chính xác. Sau khi đơn hàng đã sẵn sàng xuất kho, phần mềm rà soát đơn hàng sẽ tự động in hóa đơn hoặc vận đơn trực tiếp, loại bỏ hoàn toàn các lỗi sai sót do nhập liệu thủ công.
Phần mềm đối soát đơn hàng kiểm soát đơn hàng mọi lúc mọi nơi
Phần mềm đối soát đơn hàng giúp bạn ghi lại toàn bộ lịch sử di chuyển của đơn hàng và mọi sự cố xảy ra trong quá trình giao nhận một cách chi tiết nhất. Tính năng theo dõi vận đơn theo thời gian thực này cho phép người bán và khách hàng dễ dàng kiểm soát đơn hàng từ xa qua điện thoại hoặc máy tính, mang lại sự minh bạch, xây dựng lòng tin khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ tổng thể.
Quản lý phương tiện và tài xế
Đối với các doanh nghiệp tự vận hành một phần hoặc toàn bộ đội xe, phần mềm đối soát đơn hàng giúp kiểm soát chi tiết quy trình vận hành các phương tiện và tài xế. Hệ thống lưu trữ hồ sơ phương tiện giúp người quản lý dễ dàng theo dõi tình trạng kỹ thuật và chủ động sắp xếp lịch bảo trì. Đồng thời, tính năng phân công tài xế và chuyến đi linh hoạt, kết hợp cùng công nghệ GPS tracking hiện đại để giám sát vị trí phương tiện theo thời gian thực, đảm bảo đúng lộ trình và thời gian giao hàng.
Kết nối chặt chẽ với đơn vị vận chuyển hàng hoá
Một trong những giá trị cốt lõi của phần mềm đối soát đơn hàng chính là khả năng liên kết chặt chẽ với các đơn vị vận chuyển lớn như VNPost, Viettel Post, Giao hàng nhanh,… Mối liên hệ này cho phép phần mềm so khớp đơn hàng tự động đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, đảm bảo mọi thông tin về mã vận đơn, trạng thái giao nhận và tiền COD luôn được cập nhật nhanh chóng và chuẩn xác. Nhờ đó, người bán có thể tra cứu, kiểm tra tình trạng hàng hóa mà không cần phải truy cập thủ công vào từng hệ thống bưu cục khác nhau.
→ Xem thêm: Cách tra mã vận đơn Trung Quốc đơn giản
Ứng dụng đối soát đơn hàng báo cáo chính xác, minh bạch
Hệ thống báo cáo của phần mềm đối soát đơn hàng được thiết kế trực quan, cập nhật liên tục trên cả điện thoại và máy tính. Mọi số liệu về doanh thu, lợi nhuận và tiến trình đơn hàng theo ngày, tuần hay tháng đều hiển thị chính xác, giúp người bán theo dõi hiệu quả kinh doanh và đưa ra quyết định kịp thời, minh bạch.
MONA TMS – Phần mềm đối soát đơn hàng chính xác, dễ sử dụng
MONA TMS hiện là phần mềm đối soát đơn hàng thông minh, dễ sử dụng nhất được phát triển bởi công ty phần mềm MONA Software – đơn vị với hơn 10 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm quản lý logistics cho các doanh nghiệp hàng đầu. MONA TMS giúp doanh nghiệp đồng bộ thông tin, quản lý đơn hàng và kiểm tra trạng thái vận đơn chỉ trong một nền tảng duy nhất, cam kết mang lại sự minh bạch tài chính, tiết kiệm thời gian và loại bỏ hoàn toàn sai sót trong quá trình tính toán công nợ.
Các tính năng đột phá của phần mềm so khớp đơn hàng MONA TMS:
- Quản lý đơn hàng tập trung và so khớp dữ liệu: MONA TMS cho phép tạo – import đơn hàng nhanh và quản lý trên một nền tảng duy nhất, cung cấp mã vận đơn duy nhất. Điều này loại bỏ sai sót trong quá trình kiểm tra, xác nhận và cập nhật thông tin đơn hàng vì mọi dữ liệu gốc đều đồng nhất.
- Theo dõi vận đơn và sự cố chi tiết: Phần mềm so khớp đơn hàng không chỉ giám sát vị trí hàng hóa theo thời gian thực mà còn ghi lại toàn bộ lịch sử di chuyển và sự cố (giao trễ, hỏng hàng). Tính năng này của phần mềm kiểm đếm đơn hàng giúp chủ động theo dõi tiến trình vận chuyển, kịp thời phát hiện các sự cố và tạo căn cứ đối soát.
- Đối soát và thanh toán tự động chính xác: Phần mềm so khớp vận đơn tự động tổng hợp các chi phí và so khớp với doanh thu giao hàng thành công để tính công nợ. Tính năng này giúp tự động so khớp thông tin và tiết kiệm thời gian xử lý và nhân sự, giảm gánh nặng vận hành.
- Báo cáo đối soát và lãi lỗ minh bạch: MONA TMS cung cấp báo cáo lãi lỗ theo tuyến và khách hàng chi tiết. Dữ liệu này giúp tạo báo cáo đối soát minh bạch, giúp quản trị tài chính rõ ràng và kiểm soát hiệu quả chi phí.
- Quản lý tài xế và phương tiện: Phần mềm quản lý phương tiện vận tải giúp quản lý hồ sơ xe và tự động theo dõi lịch trình, bảo dưỡng xe. Thông tin này cung cấp dữ liệu đầu vào chính xác về chi phí vận hành cố định, giúp quy trình đối soát chi phí tổng thể chính xác và minh bạch hơn.
- Xử lý sự cố và ghi nhận phát sinh chi phí: Ứng dụng đối soát đơn hàng cho phép cập nhật phát sinh chi phí như phí bốc dỡ, phí phạt liên quan đến sự cố tức thời vào hệ thống. Việc này đảm bảo mọi chi phí bất thường đều được ghi nhận, làm căn cứ đối soát, giúp kiểm soát hiệu quả chi phí tổng thể.
Ngoài những tính năng đối soát đơn hàng, quản lý đơn hàng, phần mềm MONA TMS còn tích hợp các tính năng vận tải cốt lõi:
- Lập kế hoạch vận tải tối ưu: Phần mềm vận tải tự động hóa việc chọn phương tiện và gợi ý tuyến đường tối ưu
- Quản lý phương tiện và tài xế: Quản lý chi tiết hồ sơ xe (biển số, tải trọng, lịch bảo dưỡng). Đồng thời hỗ trợ phân ca lái xe và phân công chuyến đi linh hoạt, kết hợp với GPS để theo dõi lịch trình, đảm bảo phương tiện luôn sẵn sàng và hoạt động hiệu quả.
- Hỗ trợ quản lý kho bãi: Phần mềm quản lý kho hỗ trợ quy trình check-in, check-out hàng hóa điện tử tại các điểm trung chuyển. Đảm bảo kiểm soát số lượng và tình trạng hàng hóa khi luân chuyển, ngăn ngừa thất thoát trong quá trình giao nhận hoặc trung chuyển.
MONA TMS chính là giải pháp phần mềm vận tải toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động vận chuyển tối ưu, nhanh chóng, và hiệu quả. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 636 648 để nhận tư vấn chi tiết về hệ thống TMS thông minh này!
Trong hành trình đi đến chuyển đổi số thành công, phần mềm đối soát đơn hàng là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ toàn bộ chuỗi cung ứng, từ khâu nhận đơn đến thu hồi công nợ COD. Giải pháp công nghệ này đảm bảo tính chính xác và minh bạch về tài chính, đồng thời là đòn bẩy để nâng cao năng lực cạnh tranh và mức độ hài lòng của khách hàng. Để tối ưu hóa hiệu suất vận hành và sẵn sàng cho sự phát triển vượt bậc, hãy lựa chọn hệ thống quản lý vận tải toàn diện MONA TMS. Liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi ngay để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất!
