TMS là gì? Giải pháp quản lý vận tải hiệu quả cho doanh nghiệp

Chi phí logistic đã và đang là một thách thức tài chính lớn đối với nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vận tải, nhất là khi chi phí này không ngừng gia tăng. Chính vì vậy, hệ thống quản lý vận tải (TMS) ra đời và được coi là một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí logistics và nâng cao hiệu suất giao hàng. Nghiên cứu từ Gartner chỉ ra rằng, sử dụng hệ thống quản lý vận tải hàng hóa trong logistics có thể giúp giảm chi phí vận chuyển đến 10-15% và tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn lên tới 30%. Vậy hệ thống TMS là gì? Giải pháp quản lý vận tải trong logistics là gì? Cùng Web Nhập Hàng giải mã chi tiết qua bài viết dưới đây.

Hệ thống quản lý vận tải TMS là gì​?

Nhiều doanh nghiệp khi mới bắt đầu tìm hiểu về ngành logistics nói chung hay phần mềm TMS​ nói riêng thường có chung các thắc mắc là “hệ thống quản lý vận tải là gì?” hay “TMS là viết tắt của từ gì?”.

Thực chất, TMS là viết tắt của Transportation Management System, tức là hệ thống quản lý vận tải. Đây là một nền tảng công nghệ thiết yếu được phát triển để quản lý và tối ưu hóa toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý vận tải TMS hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát mọi hoạt động từ khâu lập kế hoạch, thực hiện, theo dõi lô hàng theo thời gian thực (tracking), cho đến thanh toán và phân tích hiệu suất.

Về cơ bản, TMS đóng vai trò như một trung tâm điều hành tập trung cho mọi hoạt động vận tải liên quan đến di chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích cuối cùng. Sự phát triển của phần mềm quản lý vận tải này trở nên vô cùng quan trọng vì nó giúp doanh nghiệp ứng phó hiệu quả với các thách thức lớn như sự biến động giá nhiên liệu, áp lực giao hàng nhanh hay sự phức tạp của chuỗi cung ứng mở rộng.

Các tính năng của phần mềm quản lý vận tải TMS

Như đã chia sẻ ở trên, để điều phối hoạt động logistics hiệu quả, hệ thống quản lý vận tải TMS cần phải tích hợp một loạt các chức năng chuyên sâu không chỉ để tự động hóa quy trình mà còn cung cấp dữ liệu quan trọng cho doanh nghiệp để đưa ra các quyết định tối ưu vận hành. Vậy những tính năng cần có của phần mềm quản lý vận tải​ TMS là gì?

Các tính năng chính của một hệ thống TMS tiêu chuẩn bao gồm:

• Lập kế hoạch và quản lý vận tải:
  • Lập kế hoạch vận tải chi tiết, bao gồm lựa chọn phương thức vận tải (đa phương thức), tuyến đường tối ưu, và nhà vận chuyển phù hợp nhất.
  • Tối ưu hóa tuyến đường và tải trọng (Route & Load Optimization) để giảm thiểu chi phí và thời gian, đồng thời tăng hiệu suất sử dụng phương tiện của hệ thống vận tải.
  • Điều phối và phân công công việc cho tài xế và phương tiện một cách hiệu quả, đảm bảo hàng hóa được giao đúng hẹn.
  • Quản lý các chứng từ vận tải như vận đơn, phiếu giao hàng một cách tập trung và có hệ thống.
• Quản lý đơn hàng vận chuyển:
  • Tạo và quản lý các thông tin đơn hàng vận chuyển chi tiết (khách hàng, địa chỉ, loại hàng hóa, số lượng, v.v.).
  • Phần mềm quản lý đơn đặt hàng giúp theo dõi trạng thái đơn hàng và cập nhật thông tin cho khách hàng một cách tự động và kịp thời.
  • Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển (ví dụ: trễ hẹn, hư hỏng hàng hóa).

• Quản lý và theo dõi quá trình vận chuyển (Visibility & Tracking):
  • Theo dõi vị trí và tình trạng của lô hàng trong thời gian thực (real-time) bằng GPS hoặc các công nghệ giám sát khác.
  • Cung cấp thông tin cập nhật về ETA (Estimated Time of Arrival) cho khách hàng, giúp họ chủ động sắp xếp việc nhận hàng.
• Quản lý đối tác vận tải (Carrier Management):
  • Lưu trữ và quản lý thông tin về các nhà vận chuyển, bao gồm giá cước và lịch trình.
  • Đánh giá hiệu suất của các đối tác dựa trên các tiêu chí KPI (thời gian giao hàng, tỷ lệ hư hỏng, chi phí) để lựa chọn đơn vị phù hợp.

• Tính toán và quản lý cước phí vận chuyển (Financial Management):
  • Tự động tính toán cước phí vận chuyển dựa trên các thông số phức tạp (trọng lượng, khoảng cách, loại hàng hóa), giảm thiểu sai sót.
  • Quản lý các loại phụ phí, chiết khấu và lập, gửi hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng.
• Báo cáo và phân tích dữ liệu (Analytics & Reporting):
  • Cung cấp các báo cáo chi tiết về hoạt động vận tải (chi phí, hiệu suất, KPI), hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiệu quả và đưa ra quyết định cải tiến quy trình.
  • Phân tích dữ liệu để tìm ra các cơ hội tối ưu hóa và giảm chi phí logistics.

• Khả năng tích hợp hệ thống:
  • Tích hợp liền mạch với hệ thống ERP để đồng bộ dữ liệu về đơn hàng và tài chính.
  • Tích hợp với hệ thống WMS để quản lý hàng tồn kho và hoạt động xuất nhập kho, đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa vận tải và kho bãi.
  • Tích hợp với hệ thống CRM để nâng cao trải nghiệm khách hàng thông qua việc cung cấp thông tin theo dõi lô hàng và dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn.

Cơ chế hoạt động của hệ thống TMS là gì?

Hệ thống quản lý vận tải TMS hoạt động theo một quy trình khép kín, được tự động hóa nhiều khâu thủ công phức tạp từ thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu theo tiêu chuẩn gồm 5 bước chính như sau:

• Thu thập và lưu trữ thông tin: TMS tiến hành thu thập và lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến quá trình vận chuyển, bao gồm hàng hóa cần vận chuyển, thông tin các nhà vận chuyển tiềm năng, người giao hàng và dữ liệu chi tiết về các tuyến đường.
• Phân tích và tối ưu hóa: Thực hiện phân tích dữ liệu chuyên sâu để tìm ra phương án vận chuyển hiệu quả nhất. Hệ thống sẽ đề xuất đối tác vận tải phù hợp nhất cho từng chuyến hàng và tối ưu hóa tuyến đường, giúp giảm thiểu chi phí và thời gian vận chuyển tối ưu.
• Theo dõi và cập nhật tiến độ: Trong suốt quá trình thực thi vận chuyển, TMS đóng vai trò thiết yếu trong việc theo dõi vị trí hàng hóa theo thời gian thực (tracking) và cập nhật liên tục trạng thái đơn hàng. Hệ thống cũng có khả năng cảnh báo và phát hiện sớm các vấn đề phát sinh, cho phép doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, đảm bảo hệ thống vận tải hàng hoá hoạt động trơn tru.
• Phân tích hiệu suất và báo cáo: Sau khi hoàn thành vận chuyển, phần mềm TMS tiến hành đánh giá hiệu suất của từng chuyến hàng một cách khách quan nhất. Hệ thống này sẽ tạo ra các báo cáo chi tiết về KPI, chi phí và thời gian giao hàng để làm cơ sở cho nhà quản lý đưa ra các đề xuất cải tiến.
• Tích hợp với các hệ thống khác: Một ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý vận tải TMS là khả năng tích hợp liền mạch với các hệ thống quản lý khác trong doanh nghiệp như:
  • Hệ thống quản lý kho WMS: Đồng bộ thông tin hàng tồn kho với phần mềm quản lý kho hàng, đảm bảo quá trình vận chuyển phù hợp với tình trạng xuất/nhập kho.
  • Phần mềm ERP (Quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp): Giúp TMS quản lý tổng thể nguồn lực, đặc biệt là tích hợp với hệ thống kế toán để tự động hóa quy trình thanh toán và hóa đơn, làm giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả quản lý tài chính.

Lợi ích sử dụng hệ thống vận tải hàng hoá TMS

Những năm trở lại đây, ngày càng nhiều doanh nghiệp vận chuyển tại Việt Nam đẩy mạnh ứng dụng công nghệ, đặc biệt là các giải pháp quản lý vận tải (TMS), nhằm tối ưu hóa hoạt động logistics, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả giao hàng. Vậy lợi ích khi áp dụng phần mềm quản lý xe vận tải TMS là gì?

Dưới đây là những lợi ích vượt trội mà một hệ thống quản lý vận tải TMS hiệu quả mang lại:

• Tối ưu hóa tuyến đường và giảm chi phí vận chuyển: Sử dụng các thuật toán hiện đại (AI/Machine Learning) để hợp nhất tuyến đường, hệ thống TMS đề xuất phương án vận chuyển tiết kiệm chi phí nhất cho các đơn hàng đa điểm, đa kênh, giảm đáng kể chi phí phân phối.
• Giảm chi phí phân phối và tồn kho: Phần mềm quản lý vận chuyển phối hợp chặt chẽ giữa hoạt động vận chuyển và thực hiện đơn hàng (kho hàng và xe tải), loại bỏ thời gian lãng phí do chờ đợi chứng từ hoặc bốc xếp.
• Nâng cao hiệu quả theo dõi chuỗi cung ứng (Real-time Visibility): Cung cấp khả năng giám sát và theo dõi chu kỳ đơn hàng và giao hàng theo thời gian thực. Người vận hành có thể kiểm tra toàn bộ thông tin về vị trí và trạng thái hàng hóa bất cứ lúc nào, gia tăng sự minh bạch trong toàn bộ hệ thống vận tải hàng hoá.

• Tiết kiệm chi phí hành chính và giảm sai sót hóa đơn: Hệ thống quản lý vận tải tự động theo dõi và đối chiếu hóa đơn với chủ hàng, chủ xe, tự động hóa quy trình thanh toán và kiểm toán cước phí. Chi phí vận chuyển được cập nhật dễ dàng qua ứng dụng hoặc hóa đơn điện tử tự động giúp giảm thiểu sai sót.
• Quản lý vận chuyển trên một nền tảng duy nhất (Centralized Management): Phần mềm quản lý vận chuyển TMS tích hợp toàn bộ thông tin vận chuyển từ GPS, hộp đen trên một nền tảng duy nhất, chấm dứt phương pháp quản lý truyền thống, giúp tiết kiệm thời gian điều phối và kiểm tra tình trạng hàng hóa.

• Cung cấp báo cáo hiệu quả kinh doanh (KPI) chính xác: Phần mềm vận tải TMS cung cấp các mẫu báo cáo chuyên dụng, trực quan về chi phí, hiệu suất và KPI vận tải hỗ trợ ban giám đốc đưa ra các chiến lược kinh doanh và cải tiến quy trình hàng ngày, hàng tuần kịp thời, thay vì phải chờ đợi báo cáo tổng hợp thủ công như trước.
• Cải thiện dịch vụ và trải nghiệm khách hàng: Giải pháp vận tải TMS cung cấp bảng theo dõi vận chuyển chuyên biệt, giúp khách hàng dễ dàng nắm bắt các trạng thái hàng hóa (chờ lấy, đang giao, đã giao hàng), giúp gia tăng đáng kể sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
• Tăng khả năng mở rộng kinh doanh với chi phí thấp: Phần mềm quản lý xe vận tải TMS tự động hóa lập kế hoạch vận tải, giảm thời gian làm việc từ 3-5 giờ/người/ngày xuống còn 5 phút/ngày cho các hoạt động phức tạp. Đồng thời, phần mềm vận chuyển này cung cấp các bằng chứng về quá trình giao, nhận hàng, thời gian vận chuyển,… hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng kinh doanh và tối ưu chi phí vận hành.

MONA TMS – Phần mềm quản lý vận tải TMS tối ưu nhất hiện nay

Các doanh nghiệp logistics Việt Nam luôn phải đối mặt với nhiều thách thức đặc thù như sự phức tạp của địa hình, biến động về giá nhiên liệu và quy trình quản lý vận tải còn thủ công, rời rạc. Doanh nghiệp thường mất nhiều thời gian và chi phí để giải quyết các vấn đề như: lập kế hoạch tuyến đường tối ưu, quản lý lịch bảo dưỡng, phân ca tài xế, theo dõi chính xác vị trí hàng hóa theo thời gian thực,…

Nhận thấy những hạn chế đó, phần mềm quản lý vận tải MONA TMS ra đời để mang đến một giải pháp công nghệ đột phá, được nghiên cứu và phát triển chuyên biệt nhằm giải quyết triệt để các bài toán về quản lý vận tải trong nước. Sự hỗ trợ của phần mềm MONA TMS đã mang đến sự tối ưu hóa cho ngành vận chuyển nội địa, tích hợp nhiều tính năng ưu việt giúp toàn bộ quá trình ship hàng hóa trong phạm vi lãnh thổ quốc gia trở nên thuận tiện, minh bạch và hiệu quả hơn.

MONA TMS giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề cốt lõi trong quản lý vận tải nội địa nhờ các tính năng nổi bật như:

• Lập kế hoạch và tối ưu hóa: Phần mềm logistic hỗ trợ tự động gợi ý tuyến đường ngắn nhất, đồng thời gom đơn, điều phối xe hợp lý (Container nhỏ, xe tải, xe máy) để tối ưu chi phí và tăng hiệu suất.
• Quản lý đơn hàng và thông tin trạng thái: Cho phép tạo – import đơn hàng nhanh và theo dõi trạng thái giao nhận (chờ lấy hàng → đang vận chuyển → đã giao) thông qua một mã vận đơn duy nhất để tra cứu.
• Quản lý đội xe và tài xế: Giúp quản lý chi tiết hồ sơ xe (tải trọng, lịch bảo dưỡng), phân công tài xế và chuyến đi hiệu quả. Đặc biệt, tính năng GPS tracking của phần mềm quản lý phương tiện vận chuyển giúp giám sát vị trí xe theo thời gian thực, đảm bảo lịch trình vận chuyển an toàn và đúng hạn.
• Đối soát, thanh toán và báo cáo hiệu suất: Tự động tổng hợp doanh thu theo tuyến/khách hàng, tính toán chi phí nhiên liệu, lương tài xế, phí cầu đường. Đồng thời, cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu suất giao hàng (tỉ lệ giao thành công, trễ hẹn) giúp quản lý tài chính minh bạch, chính xác.
• Tương tác với tài xế và khách hàng: Phần mềm quản lý xe vận tải cho phép khách hàng tra cứu trạng thái vận đơn, lịch sử giao nhận tiện lợi, còn tài xế có thể nhận lệnh giao hàng, cập nhật trạng thái và thực hiện ký nhận điện tử ngay trên ứng dụng.

Hệ thống quản lý vận tải MONA TMS chính là chìa khóa giúp các doanh nghiệp logistics tại Việt Nam chuyển đổi từ phương thức quản lý thủ công sang vận hành logistics thông minh và tiết kiệm chi phí. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 636 648 để nhận tư vấn chuyên sâu về giải pháp phần mềm TMS, giúp bạn tự động hóa quy trình vận tải và giảm chi phí vận chuyển lên đến 15%.

Câu hỏi thường gặp về hệ thống quản lý vận tải TMS

Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm TMS?

Hệ thống quản lý vận tải (TMS) không chỉ là công cụ dành riêng cho các công ty vận tải mà còn là giải pháp thiết yếu cho mọi tổ chức có hoạt động vận tải phức tạp và đang tìm cách tối ưu hóa chi phí logistics. TMS đặc biệt phù hợp với những đối tượng sau đây:

• Doanh nghiệp sản xuất: Muốn kiểm soát chặt chẽ quá trình vận chuyển nguyên vật liệu đầu vào (inbound logistics) và sản phẩm đầu ra (outbound logistics)
• Doanh nghiệp thương mại và phân phối: Cần quản lý chuỗi vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp về kho và từ kho đến các đại lý/điểm bán lẻ.
• Công ty Logistics (3PL/4PL) và vận tải chuyên nghiệp: Họ cần một công cụ mạnh mẽ để quản lý đội xe, tài xế, lịch trình vận chuyển, tính toán cước phí và quản lý hóa đơn hiệu quả.
• Doanh nghiệp thương mại điện tử (E-commerce): Đang đối mặt với một lượng lớn đơn hàng và yêu cầu giao hàng nhanh (last-mile delivery) phức tạp.
• Các doanh nghiệp có đội xe riêng: Mong muốn sở hữu một hệ thống chuyên biệt để quản lý đội xe, từ việc theo dõi lịch trình, phân công tài xế cho đến quản lý bảo dưỡng và tính toán chi phí vận hành một cách chi tiết.

Xu hướng của hệ thống TMS là gì?

Các xu hướng phát triển chính của hệ thống TMS hiện đại bao gồm:

• Ứng dụng AI và Machine Learning: Sử dụng AI/ML để phân tích dữ liệu, dự báo nhu cầu và tự động tối ưu hóa tuyến đường, lịch trình, giúp cắt giảm chi phí và nâng cao hiệu suất.
• Tích hợp IoT và Blockchain: IoT thu thập dữ liệu vị trí, tình trạng hàng hóa theo thời gian thực, Blockchain tăng cường tính bảo mật, minh bạch và truy xuất nguồn gốc trong chuỗi cung ứng.
• TMS trên nền tảng đám mây (Cloud-based): Cho phép doanh nghiệp dễ dàng triển khai, mở rộng và cập nhật liên tục mà không cần đầu tư lớn vào hạ tầng vật lý.
• Tập trung vào tính di động (Mobility) và UX: Thiết kế giao diện thân thiện và cung cấp ứng dụng di động để người dùng quản lý thông tin vận tải mọi lúc, mọi nơi, tăng cường tính tiện dụng.

Làm thế nào để chọn được phần mềm quản lý vận tải TMS phù hợp?

Để lựa chọn một phần mềm quản lý vận tải TMS hiệu quả và phù hợp, doanh nghiệp cần đánh giá hệ thống thật kỹ lưỡng dựa trên các tiêu chí quan trọng như: tính năng cốt lõi có giải quyết được các bài toán vận tải đặc thù của doanh nghiệp hay không, chi phí và mô hình cấp phép, khả năng tích hợp liền mạch với các hệ thống quản lý hiện có (như ERP, WMS),…

Hiểu rõ những tiêu chí khắt khe này, MONA TMS được phát triển để đáp ứng hoàn toàn những yêu cầu trên. Với các module chuyên biệt cho vận tải nội địa, khả năng tích hợp mở rộng linh hoạt và đội ngũ hỗ trợ chuyên sâu về logistics, phần mềm vận tải MONA TMS chính là giải pháp tối ưu nhất giúp doanh nghiệp khai thác tối đa mọi lợi ích của hệ thống TMS và nâng cao hiệu suất chuỗi cung ứng vận tại của mình.

Như vậy, bài viết đã giúp bạn đưa ra câu trả lời thỏa đáng cho thắc mắc TMS là gì, đồng thời phân tích cơ chế và đề xuất giải pháp quản trị vận tải hiệu quả cho doanh nghiệp. Trong bối cảnh ngành logistics ngày càng phức tạp, đầu tư vào phần mềm TMS không chỉ để nâng cao hiệu quả vận hành mà còn là bước đi chiến lược để tối ưu hóa chi phí và thúc đẩy khả năng cạnh tranh. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp được thiết kế chuyên biệt cho vận tải nội địa, hãy liên hệ ngay với MONA để nhận tư vấn chuyên sâu về phần mềm vận tải tốt nhất hiện nay.