Trong hoạt động logistics, đối soát vận chuyển là một khâu không thể thiếu để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình giao nhận hàng. Đây là bước giúp doanh nghiệp kiểm tra, so sánh dữ liệu, từ đó phát hiện sai lệch về cước phí, trạng thái giao hàng hay hoàn đơn. Việc triển khai phần mềm quản lý đối soát vận chuyển không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn giảm thất thoát chi phí. Cùng Trang Web Nhập Hàng tìm hiểu chi tiết hơn về giải pháp đối soát vận chuyển trong bài viết dưới đây nhé.
Đối soát vận chuyển là gì?
Đối soát (For Control) là quá trình rà soát và đối chiếu các thông tin, dữ liệu liên quan đến chi phí nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Thông thường, việc đối soát được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như thương mại, đấu thầu hay vận chuyển, đặc biệt là với tiền thu hộ COD trong các đơn hàng trực tuyến.
Riêng trong lĩnh vực vận chuyển, đối soát vận chuyển là quá trình đơn vị giao hàng thực hiện thanh toán lại tiền COD cho người bán, sau khi đã khấu trừ các chi phí phát sinh của những đơn hàng đã giao thành công theo chu kỳ thanh toán định sẵn.
Cụ thể, công thức tính tiền đối soát sẽ như sau:
“Tiền đối soát = Tiền thu hộ + Shop trả phí khi trả hàng (nếu có) + Shop trả trước (nếu có) – Phí giao hàng – Phí bảo hiểm (nếu có) – Phí lưu kho (nếu có) – Phí chuyển hoàn (nếu có) – Phí đồng kiểm (nếu có) – Phí thay đổi địa chỉ (nếu có) + Khuyến mãi (nếu có) – Phí chuyển khoản.”
Bên cạnh khái niệm đối soát vận tải, còn có hai trạng thái thường gặp khác trong quá trình quản lý đơn hàng:
- Đã đối soát vận chuyển online: Chỉ trạng thái mà đơn vị vận chuyển đã hoàn tất việc đối chiếu và thanh toán với chủ shop.
- Đã giao hàng nhưng chưa đối soát: Mô tả những đơn hàng đã được giao thành công cho khách nhưng chưa được thực hiện bước đối soát thanh toán.
→ Xem thêm: TMS là gì? Giải pháp quản lý vận tải hiệu quả cho doanh nghiệp
Vì sao cần quản lý đối soát vận chuyển chặt chẽ?
Khi người bán lựa chọn dịch vụ giao hàng thu hộ COD, toàn bộ số tiền mà khách hàng thanh toán sẽ do đơn vị vận chuyển tạm giữ cho đến khi quá trình đối soát tự vận chuyển hoàn tất. Lúc này, sau khi đã kiểm tra và xác nhận thông tin chính xác, đơn vị vận chuyển mới tiến hành chuyển lại tiền hàng cho chủ shop. Chính vì thế, việc quản lý và kiểm soát quá trình đối soát vận tải đóng vai trò đặc biệt quan trọng.
Quá trình này giúp người bán nắm rõ dòng tiền thu hộ, đảm bảo các khoản thanh toán được thực hiện minh bạch, đúng hẹn và chính xác. Đồng thời, đối soát vận chuyển còn giúp chủ shop kịp thời phát hiện và xử lý những sai sót, chênh lệch về cước phí, hoặc các vấn đề phát sinh nghiêm trọng khác như thất lạc, hư hỏng hàng hóa trong quá trình giao nhận, từ đó bảo vệ quyền lợi cho cả người bán lẫn đơn vị vận chuyển.
Những khó khăn trong quá trình đối soát vận chuyển
Quá trình đối soát vận chuyển, đặc biệt là với các doanh nghiệp có số lượng đơn hàng lớn, thường phát sinh nhiều vướng mắc khiến việc quản lý và kiểm soát trở nên phức tạp. Dưới đây là những khó khăn phổ biến trong đối soát vận tải mà doanh nghiệp thường gặp phải:
Rủi ro về tài chính và cước phí
- Sai lệch cước phí vận chuyển: Cước phí thực tế được đơn vị vận chuyển tính toán có thể không khớp với cước phí ban đầu mà chủ shop đã ước tính hoặc báo giá cho khách.
- Thất thoát tiền thu hộ (COD): Các lỗi trong khâu ghi nhận hoặc chậm trễ trong quá trình thanh toán có thể dẫn đến thất thoát tiền COD.
- Chi phí phát sinh không minh bạch: Một số đơn vị vận chuyển áp dụng phụ phí hoặc chi phí xử lý hàng hoàn một cách tùy tiện hoặc không thông báo rõ ràng, khiến việc đối soát trở nên khó khăn.
- Ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền: Khi chu kỳ đối soát kéo dài hoặc đơn vị vận chuyển chậm thanh toán, sẽ gây áp lực lớn lên vốn lưu động của doanh nghiệp.
Rủi ro về dữ liệu và quy trình
- Quy trình thủ công, dễ sai sót: Nhiều doanh nghiệp vẫn đối soát bằng file Excel hoặc nhập liệu thủ công, khiến việc so sánh số liệu giữa hàng nghìn đơn hàng trở nên mất thời gian và dễ nhầm lẫn.
- Dữ liệu không đồng bộ: Dữ liệu từ hệ thống quản lý bán hàng không động khớp với dữ liệu từ phần mềm đối soát vận chuyển trực tuyến của đơn vị vận chuyển, dẫn đến sự chênh lệch dữ liệu và khó khăn trong việc tổng hợp.
- Khó khăn khi làm việc với nhiều đối tác: Doanh nghiệp hợp tác với nhiều đơn vị vận chuyển khác nhau phải đối chiếu từng bảng kê riêng biệt, khiến quy trình trở nên rời rạc và tốn công sức.
Rủi ro về hàng hóa và bồi thường
- Thất thoát hoặc hư hỏng hàng hóa: Khi hàng bị mất hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển, việc xác định trách nhiệm và yêu cầu bồi thường thường kéo dài, gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
- Quản lý đơn hàng hoàn trả: Các đơn hàng bị hoàn thường có quy trình xử lý phức tạp, đòi hỏi đối chiếu kỹ lưỡng giữa trạng thái giao hàng, tiền COD và chi phí vận chuyển, nếu không có phần mềm đối soát vận chuyển hỗ trợ rất dễ dẫn đến sai lệch dữ liệu.
MONA TMS – Phần mềm quản lý đối soát vận chuyển tốt nhất
Có thể thấy, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp logistics phụ thuộc rất lớn vào quy trình đối soát vận chuyển chính xác. Thế nhưng, phương pháp đối soát thủ công phổ biến hiện nay lại tiềm ẩn nhiều sai sót và làm tiêu tốn lượng lớn nguồn lực, gây ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.
Để giải quyết triệt để thách thức này, doanh nghiệp cần một giải pháp tối ưu, phần mềm đối soát vận tải MONA TMS chính là giải pháp hiệu quả nhất, với khả năng tự động hóa toàn diện từ quản lý dữ liệu, đối chiếu chi phí đến lập báo cáo, MONA TMS mang lại độ chính xác cao và tối ưu hóa vận hành cho doanh nghiệp của bạn.
Cụ thể, công cụ đối soát vận chuyển MONA TMS là giải pháp phần mềm logistics được thiết kế để giải quyết triệt để những khó khăn trong quá trình đối soát mà doanh nghiệp thường gặp phải:
- Tự động hóa thu thập dữ liệu: Hệ thống đối soát vận chuyển tự động kết nối và đồng bộ dữ liệu từ nhiều nguồn, từ sàn thương mại điện tử, hệ thống bán hàng, đến đơn vị vận chuyển, giúp giảm thiểu sai sót khi nhập liệu thủ công.
- Đối chiếu cước phí tự động: MONA TMS hỗ trợ so sánh chi phí vận chuyển giữa đơn vị giao hàng và bảng giá nội bộ, phát hiện sai lệch cước phí trong thời gian thực.
- Đối chiếu tiền COD tự động: Theo dõi và đối chiếu chính xác số tiền thu hộ từ các đơn hàng, đảm bảo doanh nghiệp nhận đủ tiền và đúng hạn.
- Quản lý chênh lệch chi phí: Phát hiện, ghi nhận và tổng hợp các khoản chênh lệch giữa báo cáo từ đơn vị vận chuyển và dữ liệu doanh nghiệp.
- Theo dõi trạng thái vận đơn: Phần mềm kiểm tra vận chuyển giúp quản lý toàn bộ vòng đời vận đơn, từ khi tạo đơn, giao hàng, đến khi hoàn hoặc hủy đơn, qua đó việc kiểm soát tình trạng hàng hóa trở nên dễ dàng hơn.
- Báo cáo đối soát tổng hợp: Ứng dụng đối soát vận chuyển MONA TMS tự động xuất báo cáo chi tiết theo kỳ, đối tác hoặc trạng thái đơn hàng, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của từng đối tác vận chuyển.
Không chỉ dừng lại ở chức năng đối soát, MONA TMS còn là phần mềm quản lý vận chuyển toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận hành nhờ vào các tính năng nổi bật khác như:
- Quản lý tài xế và phương tiện: Lưu trữ thông tin tài xế, lịch trình, tình trạng xe và bảo dưỡng phương tiện.
- Lập kế hoạch vận tải tối ưu: Phần mềm quản lý phương tiện vận tải hỗ trợ gợi ý tuyến đường và phân bổ đơn hàng thông minh, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển.
- Quản lý kho bãi: Phần mềm quản lý kho bãi giúp theo dõi hàng tồn, xuất nhập kho, từ đó quá trình kiểm soát hàng hóa hiệu quả hơn và tránh thất thoát không đáng có.
- Theo dõi hiệu suất giao hàng: Phần mềm theo dõi vận chuyển giúp ghi nhận tỷ lệ giao hàng thành công, đơn hoàn, đơn trễ, hỗ trợ cải thiện chất lượng dịch vụ vận chuyển.
Như vậy, MONA TMS không chỉ là một phần mềm đối soát vận chuyển, mà còn là giải pháp TMS toàn diện giúp quản lý và tối ưu hóa mọi nghiệp vụ vận hành của trong logistics. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 636 648 để được tư vấn giải pháp quản lý vận tải tối ưu nhất cho doanh nghiệp bạn.
Khi tốc độ và độ chính xác là yếu tố quyết định sự cạnh tranh, thì đối soát vận chuyển thủ công đã không còn đáp ứng được nhu cầu vận hành ngày càng phức tạp. Việc ứng dụng phần mềm vận tải MONA TMS là giải pháp giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình đối soát, đảm bảo minh bạch tài chính, kiểm soát chặt chẽ dòng tiền và tối ưu chi phí vận hành.
