Chi phí lưu kho là một trong những khoản chi âm thầm nhưng tác động trực tiếp đến dòng tiền và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp, nhất là trong hoạt động sản xuất, thương mại và logistics. Nhiều đơn vị chỉ nhận ra vấn đề khi chi phí tồn kho ngày càng phình to, hàng hóa luân chuyển chậm và lợi nhuận bị bào mòn. Vậy chi phí lưu kho gồm những gì? Bài viết dưới đây của Trang Web Nhập Hàng sẽ giúp bạn hiểu hơn về bài toán chi phí lưu kho và đưa ra những phương pháp tối ưu phí lưu kho phù hợp với thực tế.
Chi phí lưu kho là gì?
Chi phí lưu kho (carrying cost) là khoản chi phát sinh trong suốt quá trình lưu trữ hàng hóa và nguyên vật liệu chưa được tiêu thụ. Đây là tập hợp toàn bộ các chi phí liên quan trực tiếp và gián tiếp đến việc duy trì hàng tồn kho trong kho bãi, đồng thời được xem là một thành phần quan trọng trong tổng chi phí tồn kho của chuỗi cung ứng.
Trên thực tế, chi phí lưu kho hàng hoá không chỉ bao gồm tiền thuê kho và nhân công, mà còn phát sinh từ bảo hiểm, vận chuyển, khấu hao tài sản, hao hụt số lượng, rủi ro hàng lỗi thời hoặc hư hỏng, cùng với chi phí cơ hội do phần vốn bị đóng băng trong hàng tồn.
→ Xem thêm: Top 10 Phần mềm quản lý đội xe vận tải hiệu quả, tối ưu nhất
Chi phí lưu kho gồm những gì?
Bên cạnh tìm hiểu khái niệm lưu kho là gì hay carrying cost là gì, bạn cũng cần hiểu hơn về các loại chi phí lưu kho thường gặp. Cụ thể, các nhóm chi phí lưu kho bao gồm:
- Chi phí vốn và tồn kho: Là phần vốn đầu tư vào hàng hóa chưa tiêu thụ, bao gồm lãi vay, chi phí cơ hội, chi phí duy trì điều kiện bảo quản, cùng rủi ro hàng hóa bị lỗi thời, giảm giá trị hoặc hư hỏng theo thời gian.
- Chi phí không gian lưu trữ: Gồm tiền thuê kho cố định, chi phí sử dụng diện tích, đầu tư giá kệ, thùng chứa và các giải pháp lưu trữ chuyên dụng cho hàng hóa.
- Chi phí lao động và vận hành kho: Bao gồm lương, phúc lợi cho nhân sự kho thực hiện các công việc như quản lý tồn kho, nhận hàng, soạn hàng, đóng gói đơn,… Khoản này có thể là chi phí cố định hoặc biến đổi theo mùa cao điểm.
- Chi phí thiết bị và công nghệ: Phát sinh từ việc đầu tư, vận hành và bảo trì các thiết bị kho như xe nâng, băng tải, cùng các hệ thống công nghệ hỗ trợ quản lý như WMS, mã vạch, RFID,…
- Chi phí bảo trì và sửa chữa: Bao gồm chi phí duy trì cơ sở hạ tầng kho bãi, máy móc, hệ thống điện, nước, nhằm đảm bảo hoạt động ổn định và an toàn.
- Chi phí dịch vụ và hành chính: Gồm thuế, bảo hiểm hàng tồn kho, chi phí văn phòng, lương nhân sự quản lý và các chi phí quản trị liên quan.
- Chi phí an ninh và an toàn: Phát sinh từ các biện pháp bảo vệ hàng hóa trước rủi ro trộm cắp, thất thoát và tai nạn như hệ thống giám sát, nhân viên an ninh, thiết bị an toàn,…
- Chi phí vận chuyển, đóng gói và xử lý hàng hóa: Bao gồm chi phí di chuyển hàng từ nơi sản xuất đến kho và từ kho đến khách hàng, chi phí bốc xếp, vật liệu đóng gói, ghi nhãn và phân loại hàng hóa.
Các cách tính chi phí lưu kho chi tiết, chính xác
Để kiểm soát và tối ưu chi phí lưu kho hàng hoá, doanh nghiệp cần hiểu rõ cách tính chi phí này một cách chi tiết và chính xác. Vậy chi phí lưu kho tính như thế nào, cùng tìm hiểu chi tiết trong phần tiếp theo đây bạn nhé.
Cách tính chi phí lưu kho theo pallet
Hình thức lưu kho theo pallet phù hợp với các mặt hàng có kích thước đồng đều, được đóng theo kiện cố định và không phát sinh nhu cầu tách lẻ khi xuất hàng. Đây là phương án thường được áp dụng cho hàng hóa lưu trữ nguyên kiện, xuất nhập theo lô rõ ràng.
Ưu điểm của phương pháp này nằm ở tính đơn giản và dễ kiểm soát chi phí. Công thức tính chi phí lưu kho thường được tính trực tiếp theo số lượng pallet mà doanh nghiệp sử dụng. Tuy nhiên, tùy theo chính sách của từng kho, pallet có thể được quy đổi sang đơn vị diện tích (m²) hoặc thể tích (m³) để tính phí lưu trữ.
Tính chi phí lưu kho theo thể tích (m³)
Lưu kho theo thể tích sẽ dựa trên không gian thực tế mà hàng hóa chiếm dụng trong kho, được xác định theo công thức Dài×Rộng×Cao. Cách tính chi phí lưu kho bãi này cho phép doanh nghiệp tận dụng diện tích hiệu quả, đồng thời hạn chế chi phí phát sinh từ không gian dư thừa.
Ví dụ, một kiện hàng có kích thước 1m×1m×1m sẽ tương đương 1m³. Nếu doanh nghiệp lưu trữ 10 kiện hàng có cùng thể tích, tổng không gian sử dụng sẽ là 10m³ và chi phí lưu kho cũng được tính tương ứng theo mức này. Thông thường, chi phí thuê kho theo thể tích được xác định bằng công thức:
Đơn giá/m³ × Tổng số m³ sử dụng
Cách tính phí lưu kho theo diện tích (m²)
Lưu kho theo diện tích là một trong những hình thức được áp dụng phổ biến tại Việt Nam, đặc biệt phù hợp với các loại hàng hóa có trọng lượng lớn và kích thước cồng kềnh. Điểm lợi thế của phương pháp này là doanh nghiệp có toàn quyền chủ động trong việc bố trí, sắp xếp và sử dụng không gian lưu trữ đã thuê. Nhờ đó, số lượng hàng hóa có thể thay đổi linh hoạt theo nhu cầu thực tế mà không làm phát sinh thêm chi phí, miễn là hàng vẫn được sắp xếp gọn gàng trong phạm vi diện tích đã đăng ký.
Tính chi phí lưu kho tự quản
Lưu kho tự quản được xem là hình thức mở rộng của phương thức thuê kho theo mét vuông (m²). Với mô hình này, doanh nghiệp sẽ được bố trí một khu vực lưu trữ riêng biệt trong kho tổng, có vách ngăn, khóa bảo vệ và diện tích thường từ vài chục đến hơn 100m² tùy nhu cầu sử dụng.
Hình thức này cho phép doanh nghiệp toàn quyền sắp xếp, bố trí và quản lý hàng hóa theo quy trình nội bộ. Chi phí thuê kho được tính dựa trên diện tích sử dụng và thời gian thuê thực tế. Tuy nhiên, để vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần bố trí nhân sự quản lý hàng hóa, thực hiện các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và theo dõi tồn kho.
Tính chi phí lưu kho theo số lượng hàng hoá
Phương thức định khoản chi phí lưu kho theo tổng số lượng hàng hóa đặc biệt phù hợp với các sản phẩm, thiết bị có kích thước lớn, cồng kềnh hoặc hình dạng phức tạp. Với hình thức này, đơn vị cung cấp dịch vụ kho bãi sẽ xây dựng mức phí dựa trên từng đơn vị hàng hóa cụ thể, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý chi phí và hạn chế các phát sinh không cần thiết trong quá trình lưu kho.
Cách tính phí lưu kho theo từng thùng hàng
Theo phương thức này, hàng hóa được đóng gói và lưu trữ theo từng thùng riêng lẻ. Chi phí lưu kho sẽ được xác định dựa trên công thức:
Đơn giá lưu trữ mỗi thùng × tổng số thùng sử dụng
Tuy nhiên, để việc tính phí được chính xác và minh bạch, các thùng hàng cần có kích thước và khối lượng tương đối đồng đều. Điều này giúp đơn vị lưu trữ chuẩn hóa cách sắp xếp, đồng thời tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến trong quá trình lưu kho.
Các phương pháp tối ưu chi phí lưu kho hiệu quả
Việc tối ưu chi phí lưu kho không chỉ giúp giảm áp lực tài chính, mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho và khả năng đáp ứng đơn hàng. Dưới đây là những phương pháp tối ưu chi phí chi phí sản xuất và lưu kho đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiệu quả trong thực tế.
Tăng sức chứa trong kho
Tăng khả năng chứa hàng trong kho là một trong những giải pháp phổ biến giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí lưu kho. Về lâu dài, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án xây mới hoặc mở rộng kho bãi để gia tăng diện tích lưu trữ, tuy nhiên cách làm này đòi hỏi nguồn vốn đầu tư lớn và thời gian triển khai dài.
Để tiết kiệm hơn, doanh nghiệp có thể đầu tư hệ thống kệ chứa hàng có khả năng chịu lực tốt nhằm khai thác tối đa chiều cao kho. Đồng thời, việc sử dụng pallet và sắp xếp theo phương án xếp chồng hợp lý cũng giúp tăng đáng kể sức chứa mà không phát sinh thêm chi phí thuê diện tích.
Quản lý tồn kho hiệu quả
Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò then chốt trong việc kiểm soát chi phí và bảo vệ lợi nhuận của doanh nghiệp. Quản lý kém dễ dẫn đến tồn kho dư thừa, thiếu hàng, chi phí vận hành tăng cao và thời gian xử lý đơn hàng kéo dài. Ngược lại, khi quy trình được tối ưu, doanh nghiệp có thể giảm chi phí, nâng cao hiệu quả và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Đẩy nhanh vòng quay hàng tồn kho
Để đẩy nhanh vòng quay hàng tồn kho, doanh nghiệp cần tập trung thúc đẩy hoạt động bán hàng, rút ngắn thời gian lưu trữ và chủ động tái nhập hàng theo chu kỳ hợp lý. Điều này đòi hỏi người quản lý phải nắm bắt sát nhu cầu thực tế, phân tích dữ liệu và dự báo xu hướng thị trường, từ đó đưa ra quyết định chính xác, hạn chế tồn kho dư thừa và giảm chi phí lưu kho.
Giảm hàng tồn kho không cần thiết
Với phương án này, doanh nghiệp nên tập trung đẩy mạnh tiêu thụ các sản phẩm chủ lực có biên lợi nhuận cao, đồng thời chủ động loại bỏ hoặc hạn chế nhập những mặt hàng bán chậm. Nhờ đó, không gian kho được ưu tiên dành cho các sản phẩm có tiềm năng và sức tiêu thụ tốt hơn. Cách làm này giúp giảm rủi ro tồn kho, nâng cao hiệu quả sử dụng diện tích lưu trữ và tối ưu chi phí lưu kho một cách rõ rệt.
Đào tạo và nâng cao năng suất nhân viên
Nhân sự kho giữ vai trò trực tiếp đến hiệu quả vận hành và chi phí lưu kho của doanh nghiệp. Việc đầu tư đào tạo bài bản và trao quyền phù hợp giúp nâng cao năng suất, giảm sai sót và tối ưu chi phí dài hạn.
Doanh nghiệp nên thường xuyên đánh giá kỹ năng để xác định nhu cầu đào tạo, đồng thời trang bị cho nhân viên kiến thức về quản lý kho, kiểm soát tồn kho và vận hành thiết bị. Cách tiếp cận này sẽ giúp xây dựng đội ngũ kho vận hiệu quả, gắn kết và mang lại giá trị bền vững cho doanh nghiệp.
Ứng dụng công nghệ và phần mềm quản lý kho
Việc ứng dụng công nghệ và phần mềm quản lý xuất nhập tồn kho giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho một cách chính xác và theo thời gian thực, từ đó hạn chế thất thoát và tối ưu chi phí lưu kho. Các hệ thống quản lý kho sẽ hỗ trợ mọi quy trình, giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công và hạn chế sai sót trong vận hành.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý kho còn giúp phân tích dữ liệu tồn kho, dự báo nhu cầu, tối ưu vị trí lưu trữ và rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đồng bộ dữ liệu, ra quyết định nhanh, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng kho bãi một cách bền vững.
Giải pháp giảm chi phí lưu kho thông minh với MONA TMS
Trong quản trị chuỗi cung ứng, chi phí lưu kho thường chiếm tỷ trọng lớn và trực tiếp bào mòn lợi nhuận nếu không được kiểm soát chặt chẽ. Thực tế cho thấy, doanh nghiệp rất dễ thất thoát ngân sách tại các khoản chi phí biến đổi phát sinh từ việc vận hành thủ công, sai lệch số liệu kiểm kê và lãng phí diện tích lưu trữ. Khi quy mô hàng hóa ngày càng tăng, việc tối ưu hóa hoạt động quản lý kho không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc để duy trì hiệu quả kinh doanh bền vững.
Thấu hiểu bài toán đó, phần mềm quản lý kho MONA TMS được phát triển để giúp doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số toàn diện quy trình kho bãi. Thay vì quản lý dựa trên cảm tính, hệ thống TMS cung cấp công cụ để bóc tách và triệt tiêu các khoản chi phí phát sinh không đáng có như sai lệch tồn kho, hàng hóa quá hạn hay khai thác không gian lưu trữ kém hiệu quả. Với MONA TMS, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa công suất mặt sàn, biến quy trình lưu kho từ một gánh nặng chi phí thành một mắt xích vận hành tinh gọn, minh bạch và chuyên nghiệp.
Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý kho hàng MONA TMS giúp tối ưu chi phí lưu kho hiệu quả nhất:
- Quản lý kho bãi và phân bổ không gian hiệu quả: MONA TMS cho phép theo dõi sức chứa kho theo thời gian thực, quản lý vị trí lưu trữ chi tiết theo từng khu vực, pallet, kệ hàng. Hệ thống hỗ trợ sắp xếp hàng hóa khoa học, tận dụng tối đa diện tích sẵn có, từ đó cắt giảm chi phí thuê kho bãi.
- Quản lý vòng đời hàng hóa và thời gian lưu kho: Phần mềm vận tải logistics giúp theo dõi chính xác thời điểm nhập kho, thời gian lưu trữ và tốc độ luân chuyển của từng mặt hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng phát hiện hàng tồn, chủ động kế hoạch xuất kho và hạn chế chi phí lưu kho phát sinh.
- Tự động hóa quy trình xuất nhập kho: MONA TMS giúp chuẩn hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình nhập kho, xuất kho, kiểm kê và đối soát tồn kho. Do đó, quy trình sẽ được xử lý nhanh và chính xác hơn, giảm sai sót thủ công, đồng thời tiết kiệm chi phí nhân công và chi phí vận hành kho.
- Quản lý bảo trì, theo dõi thiết bị kho: Hỗ trợ theo dõi tình trạng vận hành của các thiết bị, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch bảo trì định kỳ, hạn chế hư hỏng đột xuất. Điều này giúp hạn chế hư hỏng đột xuất, giảm chi phí sửa chữa ngoài kế hoạch và tránh gián đoạn vận hành.
- Kiểm soát chất lượng hàng hóa trong suốt quá trình lưu kho: MONA TMS cho phép ghi nhận tình trạng hàng hóa, cảnh báo rủi ro hư hỏng, quá hạn hoặc sai điều kiện bảo quản. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm hao hụt, thất thoát, đồng thời gián tiếp cắt giảm chi phí bảo hiểm.
Bên cạnh các tính năng giúp tối ưu chi phí lưu kho, MONA TMS còn được tính hợp các tính năng ưu việt khác như:
- Theo dõi vận đơn: Phần mềm tracking đơn hàng giám sát trạng thái vận đơn theo thời gian thực, giảm thất lạc và chậm trễ giao hàng.
- Quản lý phương tiện, tài xế: Giải pháp quản lý phương tiện giúp theo dõi lịch trình, hiệu suất vận hành, chi phí nhiên liệu và tình trạng phương tiện.
- Lập kế hoạch và tối ưu tuyến đường: Gợi ý tuyến vận chuyển tối ưu, giảm quãng đường rỗng, tiết kiệm chi phí vận tải.
- Giám sát và báo cáo theo thời gian thực: Giúp giám sát liên tục, phát hiện sớm các sự cố chậm trễ, sai tuyến, giao hàng không đúng kế hoạch, từ đó hạn chế tối đa chi phí phát sinh ngoài dự toán.
Có thể khẳng định, MONA TMS chính là giải pháp vận tải toàn diện và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp vận chuyển trong kỷ nguyên số. Việc ứng dụng phần mềm vận tải MONA TMS giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để 99% các khó khăn trong nghiệp vụ vận hành, từ đó tối ưu hóa chi phí và nâng tầm năng lực cạnh tranh trên thị trường. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 636 648 để được tư vấn chuyên sâu và nhận lộ trình triển khai phần mềm quản lý vận tải tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn!
Thông tin liên hệ chi tiết:
- Điện thoại: 1900 636 648
- Email: [email protected]
- Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng Tám, P. Tân Sơn Nhất, TPHCM
Việc kiểm soát và tối ưu chi phí lưu kho không còn là lựa chọn, mà là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh. Thay vì xử lý rời rạc từng khâu, doanh nghiệp cần một giải pháp tổng thể, có khả năng quản lý đồng bộ kho bãi, vận tải và dòng chảy hàng hóa. Liên hệ MONA TMS ngay hôm nay để được trải nghiệm giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu toàn bộ chuỗi logistics, kiểm soát chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh một cách bền vững.
