Quản lý đội xe vận tải chưa bao giờ đơn giản, đặc biệt đối với những doanh nghiệp phải cùng lúc kiểm soát nhiên liệu, theo dõi hành trình và đảm bảo an toàn. Vì vậy, việc áp dụng các cách quản lý xe vận tải là bước đi cần thiết giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, giảm rủi ro và nâng cao năng suất. Hãy cùng Web Nhập Hàng tìm hiểu 10 cách kiểm soát xe vận tải hiệu quả, dễ triển khai và phù hợp cho mọi mô hình vận tải.
Quản lý đội xe vận tải là gì?
Quản lý đội xe vận tải là một nhiệm vụ đòi hỏi khả năng tổ chức chặt chẽ và kiểm soát nhiều hạng mục cùng lúc. Công việc này bao gồm lập kế hoạch vận chuyển, điều phối tài xế, duy trì tình trạng kỹ thuật của phương tiện, theo dõi chi phí và đảm bảo an toàn trong suốt quá trình di chuyển.
Tầm quan trọng của quản lý đội xe vận tải
Quản lý đội xe là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vận tải vận hành ổn định, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ. Khi hệ thống quản lý được thiết lập khoa học, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đối soát vận chuyển, kiểm soát hiệu suất phương tiện, hạn chế rủi ro và đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng.
Công việc này bao gồm nhiều đầu việc như bảo trì, bảo dưỡng định kỳ, giám sát hành trình, quản lý nhiên liệu, đánh giá hiệu suất tài xế và xử lý sự cố. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động phòng ngừa hỏng hóc, giảm thời gian xe nằm bãi và và đảm bảo hàng hóa được giao đúng hẹn.
10 Cách quản lý xe vận tải hiệu quả, dễ thực hiện
Thay vì đầu tư những hệ thống quá phức tạp, việc bắt đầu từ các phương pháp quản lý đội xe vận tải đơn giản nhưng hiệu quả sẽ mang lại sự cải thiện rõ rệt trong thời gian ngắn. Dưới đây là 10 cách quản lý tuyến xe vận tải mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể triển khai để nâng cao năng suất, giảm rủi ro và đảm bảo tiến độ giao hàng.
Quản lý lịch trình và lộ trình vận chuyển
Lịch trình thiếu minh bạch rất dễ kéo theo giao hàng chậm trễ, tài xế bị quá tải và phát sinh việc sử dụng xe không đúng mục đích. Đây là yếu tố trọng yếu trong quy trình quản lý xe vận tải, bởi một lộ trình được tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí nhiên liệu và giữ tiến độ ổn định.
Để quy trình quản lý xe vận tải hiệu quả hơn, doanh nghiệp nên:
- Xây dựng kế hoạch di chuyển cho từng đơn hàng dựa trên thời gian yêu cầu, điểm đến và điều kiện giao thông.
- Giao nhiệm vụ trực tiếp cho tài xế thông qua ứng dụng nhằm hạn chế thất lạc thông tin và rút ngắn quy trình bàn giao.
- Giám sát xe theo thời gian thực để kiểm soát tuyến đường, đảm bảo tài xế tuân thủ lịch trình và kịp thời xử lý khi có bất thường.
Giám sát hành vi điều khiển xe
Theo dõi cách tài xế vận hành phương tiện là một phần cốt lõi trong quản lý vận tải, bởi đây chính là yếu tố quyết định mức độ an toàn, chi phí bảo trì và tuổi thọ của xe.
Để quản lý vận tải xe container hiệu quả, doanh nghiệp có thể triển khai như sau:
- Lắp camera hành trình AI để giám sát và nhận diện các hành vi nguy hiểm như mất tập trung, không thắt dây an toàn hay sử dụng điện thoại khi lái xe.
- Thiết lập cảnh báo tức thời ngay khi phát hiện các thao tác có khả năng gây tai nạn và làm hư hại phương tiện.
- Tổng hợp dữ liệu hành vi vào báo cáo KPI tài xế để kịp thời nhắc nhở, đào tạo bổ sung hoặc khen thưởng những tài xế tuân thủ tốt quy định.
Giám sát tiêu hao nhiên liệu
Chi phí nhiên liệu luôn chiếm tỷ trọng lớn trong các hoạt động vận tải, vì vậy việc kiểm soát chặt chẽ yếu tố này là điều bắt buộc. Nếu doanh nghiệp không biết cách quản lý xe vận chuyển, theo dõi gian lận hoặc tiêu hao bất hợp lý sẽ dẫn đến chi phí vận hành tăng cao.
Theo đó, để quản lý nhiên liệu một cách bài bản, doanh nghiệp có thể triển khai các bước sau:
- Gắn cảm biến đo mức nhiên liệu cho từng phương tiện để ghi nhận chính xác dung lượng nhiên liệu trong bình, hạn chế tình trạng báo sai số.
- Thiết lập cảnh báo khi có dấu hiệu rút nhiên liệu bất thường, đồng thời hỗ trợ truy vết thời gian và vị trí xảy ra sự cố để xử lý nhanh chóng.
Tối ưu chi phí vận hành
Tối ưu chi phí vận hành luôn là mục tiêu trọng tâm trong cách quản lý đội xe vận tải, bởi chi phí nhiên liệu và hao mòn phương tiện chiếm phần lớn ngân sách hoạt động. Nếu không theo dõi sát sao, doanh nghiệp rất khó nhận biết nguyên nhân tiêu hao bất thường.
Để kiểm soát và tối ưu chi phí vận hành đội xe vận tải hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể thực hiện:
- Theo dõi mức tiêu hao nhiên liệu theo thời gian thực để nhận diện ngay các biến động bất thường.
- Đánh giá tiêu thụ nhiên liệu theo từng chuyến đi, so sánh mức tiêu hao giữa các lộ trình để xác định tuyến đường tối ưu và phân bổ xe phù hợp với tải trọng.
- Ghi nhận các hành vi khiến nhiên liệu tiêu hao nhiều và làm giảm tuổi thọ xe.
Quản lý bảo trì và bảo dưỡng xe
Bảo dưỡng định kỳ là một phần không thể thiếu trong quản lý vận tải, bởi đây chính là yếu tố quyết định độ ổn định, an toàn và tuổi thọ của phương tiện. Nếu xe vận tải không được chăm sóc đúng hạn, sẽ làm tăng đáng kể nguy cơ hỏng hóc giữa đường, gián đoạn giao hàng và phát sinh chi phí sửa chữa.
Vì vậy để đảm bảo đội xe vận tải luôn trong trạng thái hoạt động tốt, doanh nghiệp nên triển khai các bước sau:
- Lập lịch bảo trì theo số km hoặc giờ vận hành để chủ động theo dõi tình trạng kỹ thuật và xác định thời điểm bảo dưỡng phù hợp, hạn chế các sự cố không mong muốn.
- Thiết lập hệ thống nhắc lịch tự động khi đến hạn bảo dưỡng, tránh bỏ sót và giúp quy trình vận hành diễn ra liên tục.
- Theo dõi chi phí sửa chữa và đánh giá hiệu suất xe để phân tích mức độ hao mòn, từ đó dễ dàng nhận biết xe nào đang xuống cấp và cần nâng cấp, thay thế.
Quản lý tài sản và hàng hoá
Hàng hóa là tài sản cốt lõi trong hoạt động vận tải, nên việc theo dõi chặt chẽ không chỉ giúp hạn chế thất thoát đơn hàng mà còn đảm bảo chất lượng, đặc biệt với các mặt hàng nhạy cảm như thực phẩm, dược phẩm hay hàng giá trị cao.
Doanh nghiệp có thể triển khai các giải pháp sau để quản lý hàng hóa hiệu quả trong suốt hành trình:
- Giám sát nhiệt độ và độ ẩm bằng cảm biến để đảm bảo hàng đông lạnh, thực phẩm và dược phẩm luôn trong ngưỡng tiêu chuẩn.
- Theo dõi trạng thái đóng, mở cửa thùng xe nhằm kiểm soát các hoạt động bốc xếp và ngăn ngừa nguy cơ mất mát trong quá trình vận chuyển.
- Ghi nhận hành trình của từng kiện hàng, tạo báo cáo chi tiết để truy xuất nguồn gốc khi phát sinh tranh chấp, đồng thời nâng cao tính minh bạch và chuyên nghiệp trong dịch vụ vận tải.
Tuân thủ pháp lý nghiêm ngặt
Tuân thủ quy định pháp luật là yêu cầu bắt buộc trong giải pháp quản lý đội xe vận tải, bởi chỉ cần vi phạm một tiêu chí nhỏ, doanh nghiệp có thể đối mặt với xử phạt, đình chỉ hoạt động hoặc bị ảnh hưởng đến uy tín.
Để đáp ứng đầy đủ, doanh nghiệp cần triển khai rõ ràng từng hạng mục sau:
- Lắp thiết bị giám sát hành trình đạt chuẩn QCVN 31:2014/BGTVT: Đảm bảo dữ liệu tốc độ, hành trình và trạng thái xe được ghi nhận chính xác.
- Trang bị camera theo Nghị định 10: Áp dụng cho xe khách từ 9 chỗ trở lên, xe container, xe rơ-moóc, xe đưa đón học sinh, xe cứu hộ,…
- Lưu trữ dữ liệu đúng định dạng và thời gian quy định: Đảm bảo đầy đủ hồ sơ điện tử phục vụ thanh tra, tránh rủi ro thiếu dữ liệu hoặc lưu trữ không đúng chuẩn.
Quản lý kho linh kiện vận tải
Kho linh kiện là nguồn cung cấp trực tiếp cho mọi hoạt động bảo trì và sửa chữa. Nếu linh kiện không được chuẩn bị đầy đủ hoặc quản lý thiếu chặt chẽ, quá trình bảo dưỡng sẽ bị gián đoạn, khiến xe nằm bãi lâu hơn, ảnh hưởng đến lịch trình giao hàng và làm tăng chi phí vận hành.
Do đó, để vận hành kho linh kiện bài bản và tiết kiệm, doanh nghiệp nên thực hiện:
- Theo dõi số lượng và phân loại linh kiện để nhận biết mức tồn kho, nhằm kịp thời bổ sung hoặc điều chỉnh, tránh thiếu hụt gây gián đoạn sửa chữa.
- Gắn lịch bảo dưỡng với dữ liệu linh kiện dựa trên mức độ hao mòn để lập kế hoạch thay thế phù hợp, giảm các chi phí sửa chữa phát sinh.
Đánh giá hiệu quả quản lý đội xe thường xuyên
Nếu không theo dõi định kỳ hiệu quả quản lý đội xe, các vấn đề như chi phí tăng, xe hư hỏng nhiều hay giao hàng chậm sẽ khó được nhận diện kịp thời. Việc đánh giá đúng giúp doanh nghiệp nắm rõ điểm mạnh, điểm yếu và tìm ra hướng cải thiện nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ.
Để thực hiện đánh giá hiệu quả cách quản lý các xe vận tải, doanh nghiệp nên tập trung vào các chỉ số sau:
- Chi phí vận hành trên mỗi km: Phản ánh mức độ tiết kiệm của đội xe và giúp phát hiện phương tiện tiêu tốn chi phí bất thường.
- Tỷ lệ hư hỏng và số lần sửa chữa: Hỗ trợ xác định xe nào đang xuống cấp, từ đó lên kế hoạch bảo dưỡng hoặc thay thế phù hợp.
- Mức độ tiêu thụ nhiên liệu: Cho thấy hiệu suất vận hành và ảnh hưởng từ thói quen lái xe hoặc lộ trình không tối ưu.
Ứng dụng công nghệ và phần mềm quản lý xe vận tải
Mặc dù các phương pháp quản lý truyền thống có thể giúp doanh nghiệp cải thiện một phần quy trình vận hành, nhưng nếu không ứng dụng công nghệ, đặc biệt là phần mềm quản lý xe vận tải, doanh nghiệp bạn vẫn sẽ gặp nhiều hạn chế.
Việc thiếu công cụ số khiến hoạt động theo dõi, kiểm soát dữ liệu trở nên rời rạc, dễ sai sót bao gồm:
- Khó giám sát hoạt động của xe theo thời gian thực: Không thể biết chính xác vị trí, tốc độ, hành trình và tình trạng của xe, dẫn đến khó xử lý khi xảy ra bất thường.
- Tối ưu hóa lộ trình kém hiệu quả: Điều này nhằm hạn chế di chuyển vòng hoặc tiêu hao nhiên liệu cao hơn mức cần thiết.
- Chậm trễ khi xử lý sự cố: Khi không có cảnh báo tự động, doanh nghiệp chỉ biết sự cố khi đã xảy ra, dẫn đến gián đoạn giao hàng và mất an toàn.
- Khó kiểm soát chi phí vận hành: Thiếu số liệu rõ ràng khiến doanh nghiệp khó phát hiện điểm thất thoát hoặc đánh giá phương tiện nào hoạt động kém hiệu quả.
MONA TMS – Phần mềm quản lý đội xe vận tải thông minh, tối ưu
MONA TMS là phần mềm quản lý vận tải được nghiên cứu và phát triển bởi công ty phần mềm MONA Software – công ty với hơn 10+ năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ và triển khai thành công hơn 1000 dự án lớn nhỏ. Hệ thống quản lý vận tải của MONA ra đời với sứ mệnh giải quyết triệt để 99% các nghiệp vụ vận hành phức tạp mà hầu hết doanh nghiệp vận tải đang gặp phải.
Là một trong các phần mềm quản lý logistics ưu việt nhất hiện nay, MONA TMS chắc chắn sẽ mang đến giải pháp quản lý đội xe lý tưởng cho doanh nghiệp của bạn. Hệ thống giúp tối ưu hóa mọi khâu, từ việc lập kế hoạch tuyến đường tốn thời gian cho đến quá trình đối soát và kiểm soát chi phí một cách chính xác, minh bạch.
Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý xe vận tải MONA TMS bao gồm:
- Theo dõi phương tiện và vị trí thời gian thực: Giúp quản lý phương tiện vận tải chặt chẽ, giám sát chính xác vị trí, tốc độ, trạng thái xe và lịch trình di chuyển.
- Tối ưu hóa lộ trình vận chuyển: Tự động đề xuất tuyến đường tối ưu dựa trên khoảng cách, tình trạng giao thông, thời gian giao hàng và tải trọng xe,…
- Quản lý nhiên liệu thông minh: Theo dõi tiêu hao theo thời gian thực, cảnh báo khi có dấu hiệu rút nhiên liệu bất thường, phân tích tiêu thụ theo từng tài xế, chuyến đi và tuyến đường.
- Quản lý bảo trì và sửa chữa: Lập lịch bảo trì định kỳ theo số km hoặc giờ vận hành, nhắc lịch tự động, lưu trữ toàn bộ lịch sử sửa chữa và chi phí để đánh giá mức độ xuống cấp của phương tiện.
- Thông báo tự động và cảnh báo nguy hiểm: Phần mềm quản lý ship hàng được tích hợp tính năng cảnh báo thông minh, giúp nhanh chóng ghi nhận và xử lý các sự cố như giao trễ, hỏng hàng, kẹt xe, hoặc các phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
Ngoài những tính năng quản lý tuyến đường vận tải chuyên biệt, MONA TMS còn tích hợp các module toàn diện giúp quản lý nghiệp vụ tổng thể của một công ty logistics như:
- Quản lý đơn hàng và vận đơn: Phần mềm theo dõi đơn hàng cho phép tạo và import đơn hàng nhanh, quản lý tập trung và theo dõi trạng thái giao nhận hiệu quả.
- Báo cáo và đối soát: Tự động tổng hợp chi phí, thực hiện tính công nợ và cung cấp báo cáo lãi lỗ chi tiết theo tuyến đường hoặc khách hàng.
- Quản lý kho bãi: Phần mềm quản lý xuất nhập kho hỗ trợ nghiệp vụ check-in, check-out hàng hóa, quản lý tồn kho và giám sát trung chuyển nội bộ giữa các kho.
- Quản lý tài xế và phân ca: Lưu trữ hồ sơ tài xế, phân ca linh hoạt, chấm công theo chuyến và đánh giá hiệu suất tự động.
Có thể thấy, MONA TMS không chỉ là một công cụ giám sát đội xe mà là giải pháp quản lý vận tải toàn diện, giúp chuyển đổi số và giải quyết triệt để các vấn đề của doanh nghiệp vận chuyển. Đầu tư vào phần mềm vận tải này chính là bước đi chiến lược để doanh nghiệp bạn nâng cao hiệu suất hoạt động, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường logistics. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 636 648 để được tư vấn và giải đáp các thắc mắc về hệ thống phần mềm vận tải MONA TMS!
Cách quản lý xe vận tải hiệu quả không chỉ nằm ở việc giám sát phương tiện, mà còn là quá trình tối ưu toàn diện, từ lộ trình, nhiên liệu, tài xế cho đến bảo trì và an toàn. Khi áp dụng 10 giải pháp mà chúng tôi nêu trên, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể chi phí vận hành, hạn chế rủi ro và nâng cao năng suất làm việc của toàn bộ đội xe. Nếu bạn đang tìm một giải pháp quản lý đội xe thông minh, chính xác và tiết kiệm, MONA TMS chính là sự đầu tư thích đáng nhất.
