Trong bài toán kinh doanh hiện đại, việc tối ưu dòng tiền luôn là ưu tiên hàng đầu. Một thực tế cho thấy, doanh thu cao chưa chắc đã mang lại lợi nhuận lớn nếu doanh nghiệp không kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí vận hành, đặc biệt là chi phí logistics. Đây thường được ví như tảng băng chìm có thể ăn mòn biên lợi nhuận nếu không được quản lý đúng cách. Vậy bản chất chi phí logistics là gì? Chi phí logistics bao gồm những hạng mục nào và làm sao để kiểm soát chúng thông minh nhất? Cùng Website Nhập Hàng Trung phân tích sâu hơn để tìm ra lời giải cho bài toán tối ưu chi phí trong bài viết dưới đây.
Chi phí logistics là gì?
Chi phí logistics là toàn bộ khoản chi phí phát sinh từ việc sử dụng các nguồn lực khác nhau như nhân lực, hàng hóa, tiền bạc, thông tin để thực hiện chuỗi các hoạt động lưu chuyển và phân phối hàng hóa, từ khâu nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm cuối cùng giao đến tay khách hàng. Khoản chi này được tính bằng khối lượng tiền tiêu thụ.
Về bản chất, chi phí logistics tại Việt Nam gắn liền với quá trình lưu chuyển và phân phối hàng hóa. Vì vậy trong nhiều tài liệu, người ta thường gọi chi phí logistics Việt Nam là chi phí phân phối hoặc chi phí lưu thông. Mặc dù có đôi chút khác biệt về phạm vi (chi phí lưu thông thường rộng hơn, bao gồm cả các chi phí thương mại), nhưng trong một số trường hợp, chúng ta có thể tạm xem chúng là tương đương nhau khi đề cập đến chi phí liên quan đến sự di chuyển vật chất hàng hóa.
Chi phí logistics bao gồm những gì?
Sau khi đã rõ chi phí logistic là gì, tiếp theo để xác định các chi phí logistics đầy đủ, chính xác, chúng ta cần phân tích các yếu tố được xếp vào chi phí vận tải trong logistics. Vậy chi phí logistics gồm những gì? Thông thường, các loại chi phí cơ bản của logistic sẽ được chia thành 6 nhóm chính như sau:
Phí vận chuyển
Phí vận chuyển là một trong các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí logistic cơ bản nhất. Khâu vận chuyển liên quan trực tiếp đến việc phân phối và điều tiết sản phẩm, chiếm phần lớn trong các chi phí cơ bản của logistic. Công ty phải chi trả các loại phí như: thuê tài xế, phí cầu đường, nhiên liệu và bảo dưỡng xe. Cần lưu ý rằng chi phí vận tải trong logistics này luôn thay đổi tùy thuộc vào khoảng cách, số lượng, loại hàng hóa, phương tiện và tuyến đường đã chọn.
Chi phí kho bãi
Kho bãi cũng là yếu tố không thể thiếu trong chuỗi quản lý chi phí logistic, đóng vai trò lưu giữ và bảo quản sản phẩm, hàng hóa, nguyên vật liệu với mục tiêu đưa hàng đến tay khách hàng nhanh nhất với chi phí thấp nhất. Việc thuê kho bãi thường là cam kết dài hạn, do đó cần chọn kho bãi có diện tích lớn, thuận tiện cho các phương thức vận chuyển và chi phí vận tải logistics, đảm bảo đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.
→ Xem thêm: Top 10 Phần mềm quản lý kho sản xuất ưu việt nhất
Chi phí lưu trữ và phân bổ hàng tồn kho
Hàng tồn kho là một trong những loại chi phí logistic chính của doanh nghiệp. Chi phí lưu trữ hàng tồn kho thường khá cao và nếu không được quản lý tốt, doanh nghiệp có thể sẽ gặp phải các vấn đề trong vận hành giao nhận và thất thoát chi phí logistics hàng tháng.
Khi tính phí logistics, kế toán cần tính toàn bộ các chi phí liên quan đến cơ sở lưu trữ (phòng nhỏ hay nhà kho lớn), bảo hiểm lưu trữ và chi phí bảo trì để tránh thất thoát sản phẩm.
Tiền vật tư và thiết bị trong kho
Bên cạnh chi phí thuê kho bãi và xử lý tồn kho, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến cơ sở vật chất bên trong. Cụ thể như các loại giá đỡ, xe nâng, băng tải, dụng cụ đóng gói và các thiết bị khác. Ngoài ra, để đảm bảo an toàn và bảo mật, doanh nghiệp cần trả thêm các loại chi phí quản lý kho như internet, thuế, điện nước, đồ dùng văn phòng cũng như chi phí cải tiến và sửa chữa các cơ sở vật chất và thiết bị.
Tiền nhân lực
Chi phí nhân lực sẽ liên quan đến các vấn đề như: tuyển dụng, tiền lương, kỳ nghỉ có lương và các phúc lợi khác (du lịch, tiền thưởng, sinh nhật…). Tùy thuộc vào khu vực, các chi phí cho logistics này còn có thể bao gồm thêm các khoản phí khác. Do đó, khi tính phí logistics, các công ty chỉ cần cộng toàn bộ các biến số này vào để có tổng số chính xác.
Chi phí đóng gói hàng
Đóng gói là bước không thể thiếu và quan trọng để bảo vệ hàng hóa an toàn trong quá trình vận chuyển và lưu kho. Các khoản phí doanh nghiệp phải chi trả gồm:
- Nguyên vật liệu đóng gói: Thùng carton, túi nhựa, pallet, dây đai, băng keo và các vật liệu khác.
- Chi phí máy móc và thiết bị: Đầu tư vào máy móc đóng gói tự động hoặc bán tự động.
- Nhân công: Lương nhân viên thực hiện đóng gói thủ công hoặc vận hành máy móc.
- Chi phí xử lý chất thải: Xử lý và tái chế bao bì, vỏ hộp hoặc các vật liệu đóng gói đã qua sử dụng.
→ Xem thêm: Top 7 Phần mềm quản lý ship hàng chính xác, dễ dùng nhất hiện nay
Cách tính chi phí logistics chính xác
Để đảm bảo khả năng cạnh tranh, giá bán hàng hóa (G) ra thị trường phải lớn hơn hoặc bằng tổng các khoản chi phí phát sinh (C). Và xác định cách tính chi phí logistics chính xác là nền tảng để kiểm soát tốt tổng chi phí này.
Tổng chi phí chung (C) của một sản phẩm sẽ được xác định theo công thức:
G ≥ C1 + C2 + C3 + C4 + C5
Trong đó:
- C1: Chi phí sản xuất hàng hóa.
- C2: Chi phí cho các hoạt động Marketing.
- C3: Chi phí vận tải (Chi phí vận chuyển).
- C4: Chi phí cơ hội vốn cho hàng tồn trữ.
- C5: Chi phí bảo quản hàng hóa (Chi phí kho bãi).
Theo đó, công thức tính chi phí logistics (Clog) được xác định bằng tổng ba thành phần chính liên quan trực tiếp đến lưu chuyển và lưu trữ hàng hóa:
Clog = C3 + C4 + C5
Lưu ý:
- Đảm bảo không bỏ sót bất kỳ khoản chi phí logistics nào liên quan đến hoạt động logistics (bao gồm cả nhân lực, vật tư, đóng gói).
- Phân loại rõ ràng chi phí cố định và chi phí biến đổi. Điều này giúp doanh nghiệp dự báo và lập kế hoạch ngân sách hiệu quả hơn, từ đó tìm ra cách xác định chi phí logistics tối ưu.
Giải pháp giảm chi phí logistics hiệu quả với MONA TMS
Sau khi đã nắm rõ chi phí logistics là gì và các thành phần cấu thành, giờ là lúc hành động để kiểm soát nó. Phần mềm quản lý vận tải MONA TMS chính là giải pháp phần mềm logistics then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí logistics một cách hiệu quả và bền vững.
MONA TMS không chỉ là một công cụ quản lý đơn thuần mà còn là một hệ thống quản lý vận tải tự động hóa toàn diện, có khả năng hợp nhất các quy trình logistics phức tạp thành một luồng công việc liền mạch. Nhờ đó, phần mềm giảm chi phí logistic này cho phép doanh nghiệp kiểm soát chi phí logistics theo thời gian thực, loại bỏ lãng phí từ những khâu nhỏ nhất để cắt giảm chi phí logistic một cách tối ưu.
Các tính năng nổi bật đáng chú ý của phần mềm quản lý vận tải hàng hoá thông minh – MONA TMS:
- Tối ưu hóa lập kế hoạch và tuyến đường: Hệ thống tự động phân tích và đề xuất tuyến đường ngắn nhất, giúp giảm chi phí nhiên liệu ngay lập tức. Tính năng gom đơn thông minh tối ưu hóa tải trọng, cắt giảm chi phí logistics trên mỗi chuyến đi xuống mức thấp nhất có thể.
- Quản lý phương tiện vận tải và tài xế: Theo dõi hồ sơ xe, lịch bảo dưỡng và sử dụng GPS tracking để giám sát hiệu suất. Việc quản lý chặt chẽ tình trạng kỹ thuật và hiệu suất tài xế giúp loại bỏ chi phí đột xuất do hỏng hóc hoặc vận hành kém hiệu quả.
- Quản lý đơn hàng và vận đơn: Phần mềm quản lý vị trí đơn hàng đảm bảo mọi thông tin từ tạo đơn đến theo dõi trạng thái giao nhận đều minh bạch và chính xác. Điều này hạn chế tối đa sai sót trong giao hàng, từ đó giảm chi phí xử lý sự cố và bồi hoàn.
- Báo cáo và đối soát vận tải minh bạch: Hệ thống tự động tổng hợp chi phí nhiên liệu, lương và phí cầu đường một cách chi tiết. Điều này giúp doanh nghiệp xác định chi phí logistics thực tế nhanh chóng, dễ dàng phát hiện điểm lãng phí để đưa ra các quyết định chiến lược cắt giảm kịp thời.
MONA TMS là giải pháp vận hành logistics toàn diện, giúp tối ưu hóa quy trình vận hành từ lộ trình, bảo trì, đến hiệu suất tài xế, từ đó giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả logistics tổng thể. Liên hệ ngay đến HOTLINE 1900 636 648 để được tư vấn chuyên sâu giải pháp tối ưu hóa chi phí logistics và nhận lộ trình triển khai tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn!
Hiểu rõ chi phí logistics là gì và phân tích chi tiết từng thành phần là nền tảng chiến lược để doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền và gia tăng lợi nhuận. Chỉ khi kiểm soát tốt các chi phí logistics, doanh nghiệp mới có thể tối ưu lợi nhuận và phát triển bền vững. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm giải pháp tối ưu hóa vận hành, quản lý kho bãi và giảm chi phí logistics hiệu quả, hãy liên hệ ngay đến NHTQ MONA để được tư vấn phần mềm quản lý vận tải nội địa MONA TMS.
