Trong chuỗi cung ứng hiện đại, vận tải không chỉ là khâu kết nối hàng hóa mà còn là yếu tố tác động trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Khi áp lực cạnh tranh ngày càng lớn, việc kiểm soát chi phí trong hoạt động vận chuyển trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn chưa thực sự hiểu rõ bản chất các khoản chi phát sinh trong quá trình vận hành. Bài viết này của Website Nhập Hàng sẽ giúp bạn nhìn rõ bức tranh tổng thể về chi phí vận tải, thực trạng trong ngành logistics hiện nay và hướng tiếp cận giúp tối ưu chi phí vận tải phù hợp cho doanh nghiệp.
Chi phí vận tải là gì?
Chi phí vận tải là toàn bộ khoản chi phát sinh trong quá trình đưa hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm giao nhận cuối cùng trong chuỗi logistics. Đây không chỉ là tiền cước vận chuyển, mà còn bao gồm nhiều chi phí liên quan đến nhiên liệu, bảo hiểm, đóng gói, lưu kho và các dịch vụ hỗ trợ khác nhằm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng thời gian.
Trong hoạt động logistics, chi phí cho vận tải chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như quãng đường di chuyển, đặc tính và khối lượng hàng hóa, phương tiện và phương thức vận chuyển được lựa chọn, cũng như điều kiện hạ tầng và môi trường vận hành. Do đó, việc hiểu đúng bản chất chi phí vận tải là gì sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng phương án vận chuyển phù hợp, kiểm soát ngân sách tốt hơn và nâng cao hiệu quả khai thác logistics tổng thể.
Chi phí vận tải trong logistics bao gồm những gì?
Để quản lý và tối ưu hóa hiệu quả, các chi phí công ty vận tải và logistics thường được phân loại thành ba nhóm chính, dựa trên bản chất và mục đích chi tiêu. Cụ thể các loại chi phí vận tải bao gồm:
- Chi phí trực tiếp: Là những khoản chi gắn liền trực tiếp và phát sinh ngay lập tức trong quá trình vận chuyển một lô hàng cụ thể.
- Cước vận chuyển: Khoản tiền thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ vận tải (hãng tàu, hãng hàng không, công ty vận tải đường bộ) để di chuyển hàng hóa.
- Phí nhiên liệu: Chi phí xăng, dầu diesel hoặc điện năng tiêu thụ trực tiếp của phương tiện trong quá trình di chuyển.
- Phí cầu đường/bến bãi: Các loại phí phải trả khi sử dụng cơ sở hạ tầng giao thông như trạm thu phí BOT, phí đỗ xe tại bến, hoặc các loại phí THC tại cảng biển/sân bay.
- Chi phí quản lý/vận hành: Đây là các chi phí cần thiết để duy trì hoạt động thường xuyên của đội ngũ, phương tiện và hệ thống quản lý, giúp quá trình vận tải diễn ra suôn sẻ:
- Phí nhân công: Tiền lương, bảo hiểm và các khoản phụ cấp cho đội ngũ vận hành như lái xe, phụ xe, nhân viên bốc xếp, điều phối viên, nhân viên quản lý.
- Phí thuê phương tiện: Chi phí thuê xe, container hoặc chi phí khấu hao hàng tháng đối với các tài sản là phương tiện vận tải thuộc sở hữu của công ty.
- Phí bảo dưỡng: Chi phí bảo trì định kỳ, thay thế phụ tùng và sửa chữa xe/thiết bị để đảm bảo an toàn và hiệu suất hoạt động liên tục.
- Chi phí phụ trợ: Các chi phí gián tiếp hỗ trợ cho quá trình vận tải, đảm bảo hàng hóa được bảo vệ và quản lý trước, trong và sau khi di chuyển:
- Phí bảo hiểm hàng hóa: Khoản chi để mua bảo hiểm rủi ro cho hàng hóa trong suốt hành trình, phòng trường hợp hàng bị thất lạc, hư hỏng do tai nạn hoặc sự cố bất khả kháng.
- Phí đóng gói: Chi phí vật tư (pallet, thùng carton, màng co, dây đai) và nhân công thực hiện công đoạn đóng gói, gia cố hàng hóa trước khi xếp lên phương tiện.
- Phí quản lý kho, lưu trữ hàng hoá: Chi phí lưu kho tạm thời tại các điểm trung chuyển hoặc bãi container.
- Phí xử lý thủ tục hải quan: Chi phí làm các chứng từ liên quan và các phí dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu của khách hàng, áp dụng cho vận chuyển quốc tế hoặc hàng hóa xuất nhập khẩu.
→ Xem thêm: Top 7 Phần mềm quản lý giao nhận hàng đơn giản, dễ sử dụng
Thực trạng chi phí vận tải trong logistic hiện nay
Hiện nay, chi phí vận tải vẫn là một trong những thách thức lớn nhất đối với doanh nghiệp và toàn ngành logistics, cả ở Việt Nam và nhiều quốc gia khác. Việc này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sản xuất, kinh doanh mà còn tác động đến năng lực cạnh tranh của hàng hóa trên thị trường quốc tế.
- Chi phí vận tải chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí logistics: Ở Việt Nam, chi phí logistics trung bình chiếm khoảng 16,8% – 18% GDP, cao hơn đáng kể so với mức bình quân thế giới (khoảng 10,6%) và nhiều nước trong khu vực như Singapore hay Malaysia. Trong cơ cấu này, chi phí dịch vụ vận tải thường chiếm tới 50 – 60% tổng chi phí logistics, cao hơn nhiều so với mức 30-40% ở các nước phát triển.
- Hạ tầng giao thông chưa đồng bộ: Mặc dù hệ thống đường bộ tại Việt Nam đang được mở rộng, nhưng kết nối giữa các phương thức vận tải (đường sắt, đường biển, cảng) vẫn còn hạn chế, làm giảm hiệu quả vận tải đa phương thức và đẩy chi phí vận tải đường bộ lên cao.
- Phụ thuộc vào vận tải đường bộ: Số liệu thống kê cho thấy vận tải đường bộ chiếm khoảng 61 – 73% lượng hàng hóa được vận chuyển, trong khi các hình thức khác như đường sắt, đường biển và hàng không còn rất thấp. Điều này dẫn đến phí sử dụng cơ sở hạ tầng đường bộ chiếm phần lớn trong chi phí vận tải. Đồng thời còn tạo áp lực lớn lên hạ tầng đường bộ và kéo theo chi phí cao cho nhiên liệu và bảo trì phương tiện.
- Khó khăn trong quản lý tuyến đường và tối ưu hóa vận chuyển: Theo khảo sát trong nước, chỉ có khoảng 68% doanh nghiệp áp dụng IoT và 52% sử dụng Big Data/AI để tối ưu hóa tuyến đường, trong khi phần còn lại vẫn vận hành theo cách thủ công hoặc bán tự động, khiến việc lựa chọn lộ trình hiệu quả chưa được tối ưu.
- Biến động giá nhiên liệu: Giá xăng dầu thay đổi theo thị trường thế giới, làm tăng chi phí nhiên liệu – một trong những khoản chi phí trực tiếp lớn nhất trong vận tải.
- Chi phí nhân công cao: Lương, phụ cấp cho lái xe, bốc xếp và chi phí quản lý vận hành tăng lên trong bối cảnh cạnh tranh lao động và đòi hỏi cao về chất lượng dịch vụ, khiến chi phí này liên tục gia tăng.
- Thiếu sự đổi mới công nghệ và cải tiến quy trình: Dù chuyển đổi số đang được đẩy mạnh, thực tế vẫn còn khoảng 39 – 48% doanh nghiệp chưa triển khai các công nghệ tiên tiến như AI, IoT hay Blockchain trong quản lý vận tải, khiến quy trình vận hành vẫn còn phụ thuộc nhiều vào con người và xử lý thủ công. Hệ quả là chi phí nhân sự tăng, thời gian xử lý chậm hơn và ít khả năng tối ưu hóa theo thời gian thực
Giải pháp giảm chi phí vận tải hiệu quả với MONA TMS
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, chi phí vận tải đang trở thành bài toán lớn với nhiều doanh nghiệp, việc tối ưu chi phí là một trong những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh và tối ưu hóa lợi nhuận. Nhưng thực tế cho thấy phần lớn chi phí vận tải là chi phí cố định như đầu tư phương tiện, hạ tầng, nhân sự cốt lõi, nên rất khó cắt giảm trong ngắn hạn. Điểm mấu chốt để cắt giảm chi phí vận tải nằm ở việc kiểm soát và tối ưu biến phí – tức những khoản chi phát sinh trong quá trình vận hành hàng ngày.
Theo nhiều báo cáo ngành, các doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ quản lý vận tải và tự động hóa có thể giảm trung bình khoảng 23% chi phí logistics nhờ khai thác hiệu quả dữ liệu và tối ưu quy trình. Đây cũng chính là cách tiếp cận mà phần mềm quản lý vận tải hàng đầu – MONA TMS mang lại, tập trung tối ưu biến phí dựa trên dữ liệu, thay vì can thiệp vào những chi phí cố định khó cắt giảm.
Sau đây là cách mà MONA TMS với các tính năng ưu việt giúp tối ưu và giảm các chi phí vận tải hiệu quả:
- Tối ưu hóa tuyến đường: MONA TMS cho phép lập kế hoạch và tối ưu tuyến đường vận chuyển dựa trên dữ liệu thực tế như khoảng cách, điểm giao nhận, tình trạng giao thông và lịch trình xe. Hệ thống giúp lựa chọn lộ trình ngắn nhất, hạn chế quay đầu xe, tránh các tuyến đường ùn tắc, giúp chi phí nhiên liệu và các chi phí phát sinh theo quãng đường sẽ giảm đáng kể.
- Quản lý tải trọng: Với khả năng phân bổ và gom đơn hàng thông minh, MONA TMS giúp phương tiện đạt tải trọng tối ưu, tránh tình trạng xe chạy nửa tải hoặc quá tải. Phần mềm tiếp nhận đơn hàng sử dụng hiệu quả không gian và trọng tải xe giúp giảm chi phí vận chuyển tính trên mỗi đơn hàng, đồng thời nâng cao hiệu suất khai thác đội xe hiện có.
- Tự động hóa công việc quản lý vận tải: Tự động hóa nhiều nghiệp vụ như lập kế hoạch vận chuyển, điều phối xe, theo dõi đơn hàng, đối soát và báo cáo. Nhờ giảm sự phụ thuộc vào xử lý thủ công, doanh nghiệp có thể tinh gọn bộ máy vận hành, giảm áp lực nhân sự và hạn chế sai sót trong quá trình quản lý, từ đó cắt giảm chi phí nhân công gián tiếp.
- Tối ưu hóa việc sử dụng phương tiện: Hệ thống TMS cho phép theo dõi tình trạng phương tiện, tần suất sử dụng và hiệu suất vận hành theo thời gian. Dữ liệu này giúp doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch bảo dưỡng định kỳ, phát hiện sớm dấu hiệu hao mòn hoặc sử dụng kém hiệu quả. Qua đó kéo dài tuổi thọ phương tiện, hạn chế hỏng hóc đột xuất và giảm chi phí sửa chữa ngoài kế hoạch.
- Quản lý và tối ưu kho bãi: MONA TMS hỗ trợ kết nối thông tin giữa vận tải và kho bãi, giúp điều phối xe ra vào kho hợp lý, hạn chế thời gian chờ và lưu bãi không cần thiết. Khả năng tối ưu luồng hàng và phương tiện giúp giảm chi phí quản lý kho, phí lưu bãi và bãi đỗ, đặc biệt với doanh nghiệp có tần suất giao nhận lớn.
- Giám sát và báo cáo theo thời gian thực: Hệ thống giám sát thời gian thực cho phép theo dõi vị trí phương tiện và trạng thái đơn hàng liên tục. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý phương tiện vận tải chặt chẽ, phát hiện sớm sự cố, xử lý kịp thời các tình huống chậm trễ, sai tuyến hoặc giao hàng không đúng kế hoạch, từ đó hạn chế tối đa chi phí phát sinh ngoài dự toán.
MONA TMS chính là giải pháp phần mềm quản lý vận tải toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trong ngành logistics đầy biến động hiện nay. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 636 648 để nhận tư vấn chi tiết giải pháp phần mềm logistics phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn!
Thông tin liên hệ chi tiết:
- Điện thoại: 1900 636 648
- Email: [email protected]
- Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng Tám, P. Tân Sơn Nhất, TPHCM
Chi phí vận tải luôn là bài toán lớn trong hoạt động logistics, tác động trực tiếp đến lợi nhuận và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Khi cách tính chi phí vận tải cố định khó thay đổi, tối ưu các biến phí trong vận hành trở thành hướng tiếp cận hiệu quả và thực tế hơn. Ứng dụng giải pháp quản lý vận tải như MONA TMS giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí tốt hơn, nâng cao hiệu suất và tạo nền tảng vận hành bền vững trong dài hạn.
