Khi khách hỏi “nên nhập chính ngạch hay tiểu ngạch”, một đơn vị order chuyên nghiệp không trả lời qua loa. Câu trả lời đúng phụ thuộc vào việc khách bán cho ai, cần hóa đơn không, và quy mô đơn hàng ra sao. Từ 2025, khi thuế siết và lộ trình xóa tiểu ngạch đã chốt tới năm 2030, cách bạn tư vấn khách chọn hình thức nhập hàng chính là thứ giữ uy tín và giữ khách cho đơn vị order của bạn. Bài viết này giúp chủ và nhân viên đơn vị order tư vấn khách chọn giữa chính ngạch và tiểu ngạch một cách thuyết phục, dựa trên đúng quy định hiện hành.
Vì sao đơn vị order phải nắm rõ chính ngạch và tiểu ngạch
Trước đây, khách order chỉ quan tâm hàng về nhanh và rẻ. Giờ khách hỏi thêm về hóa đơn, về thuế, về việc hàng có bị giữ ở cửa khẩu không. Nếu nhân viên của bạn ấp úng, khách sẽ nghĩ đơn vị làm ăn không chuyên. Ngược lại, khi bạn giải thích rõ ràng khác biệt và tư vấn đúng hình thức cho từng nhu cầu, khách tin và giao đơn lớn hơn.
Điều này càng quan trọng khi luật đang đổi. Từ 18/02/2025, đơn hàng nhập khẩu dưới 1 triệu đồng qua chuyển phát nhanh không còn được miễn thuế giá trị gia tăng. Từ 01/08/2025, hải quan thu VAT tự động với hàng giá trị thấp. Và theo Nghị định 122/2024, đến 01/01/2030 toàn bộ hàng hóa qua biên giới phải đi chính ngạch. Đơn vị order nào còn tư vấn khách “cứ đi tiểu ngạch cho rẻ” đang đẩy khách vào rủi ro pháp lý mà không biết.
Tiểu ngạch phù hợp với khách nào?
Tiểu ngạch là hình thức trao đổi hàng hóa của cư dân biên giới, giá trị nhỏ, thủ tục đơn giản, thuế phí thấp. Ưu điểm là nhanh và rẻ khi biên giới thông. Nhược điểm là không có hóa đơn, không chứng từ, hàng bị giữ thì gần như mất trắng vì không có gì làm bằng chứng.
Hình thức này chỉ còn phù hợp với khách mua số lượng rất nhỏ, dùng cá nhân, không cần hóa đơn và chấp nhận rủi ro. Nhưng ngay cả nhóm này cũng đang thu hẹp, vì thuế mới khiến lợi thế giá rẻ của tiểu ngạch không còn rõ như trước. Khi tư vấn, bạn nên nói thẳng với khách về giới hạn của tiểu ngạch thay vì để khách tự vỡ mộng khi hàng bị giữ.
Chính ngạch phù hợp với khách nào?
Chính ngạch là nhập khẩu đúng chuẩn: có hợp đồng ngoại thương, khai báo hải quan, nộp thuế đầy đủ, hàng về kèm hóa đơn và chứng từ. Đây là lựa chọn cho ba nhóm khách quan trọng nhất của một đơn vị order thời nay.
Nhóm một là chủ shop và doanh nghiệp cần hóa đơn VAT đầu vào để bán ra hợp pháp, nhất là khi bán trên sàn — vì từ 01/07/2025, sàn thương mại điện tử khấu trừ và nộp thuế thay người bán, đầu ra đã minh bạch thì đầu vào cũng phải minh bạch. Nhóm hai là khách nhập số lượng lớn, cần ổn định lịch trình, không thể để hàng nằm cửa khẩu. Nhóm ba là khách muốn làm ăn lâu dài, coi trọng an toàn pháp lý hơn vài phần trăm chi phí. Với ba nhóm này, chính ngạch không đắt hơn — vì hàng có C/O được ưu đãi thuế nhập khẩu và VAT đầu vào được khấu trừ khi bán ra.
Kịch bản tư vấn khách chọn hình thức nhập hàng
Một cách tư vấn hiệu quả là hỏi khách ba câu. Khách bán cho ai — người tiêu dùng cuối hay doanh nghiệp cần hóa đơn? Khách nhập số lượng bao nhiêu mỗi tháng? Khách coi trọng giá rẻ trước mắt hay sự an toàn lâu dài? Từ ba câu này, bạn dẫn khách tới lựa chọn phù hợp thay vì áp đặt.
Với đơn vị order, việc tư vấn này còn là cơ hội nâng cấp dịch vụ. Khi bạn cung cấp được cả gói chính ngạch trọn gói — tìm nguồn, đàm phán, khai hải quan, giao hàng kèm hóa đơn — bạn thoát khỏi cuộc đua giá của những đơn vị chỉ biết đặt hộ. Bạn trở thành nhà nhập khẩu thực thụ, và biên lợi nhuận cũng tốt hơn hẳn.
Câu hỏi thường gặp
Đơn vị order nhỏ có làm chính ngạch cho khách được không?
Được, thông qua ủy thác nhập khẩu. Đơn vị order đứng ra gom đơn, làm việc với xưởng lấy chứng từ, rồi qua một pháp nhân có chức năng nhập khẩu đứng tên tờ khai và xuất hóa đơn. Khách nhỏ lẻ vẫn có hàng chính ngạch mà không cần tự lập công ty xuất nhập khẩu.
Chính ngạch có làm khách bỏ đi vì đắt hơn không?
Nếu chỉ so giá trước thuế thì chính ngạch cao hơn, nhưng khi giải thích rằng hàng có C/O được ưu đãi thuế và VAT được khấu trừ, cộng với việc tránh rủi ro mất hàng, đa số khách nghiêm túc sẽ chọn chính ngạch. Vấn đề là cách bạn tư vấn, không phải bản thân con số.
Muốn tư vấn khách tốt và làm được chính ngạch trọn gói, đơn vị order cần một hệ thống quản lý đủ mạnh: quản đơn, quản chứng từ theo lô, tính giá về tay đã gồm thuế. Bạn có thể tham khảo hệ thống website và phần mềm nhập hàng Trung Quốc để trang bị công cụ vận hành, hoặc đọc thêm lộ trình chi tiết trong bài nhập hàng Trung Quốc chính ngạch 2026. Cần tư vấn trực tiếp, gọi hotline 1900 636 648.
