Delay giao hàng là gì? Cách khắc phục delay giao hàng tốt nhất

Không ít doanh nghiệp gặp tình trạng delay giao hàng khiến kế hoạch kinh doanh bị xáo trộn và trải nghiệm khách hàng giảm sút. Sự trì hoãn trong vận chuyển có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, từ khâu xử lý nội bộ đến các biến động trong chuỗi cung ứng. Vậy delay giao hàng là gì? Shipper báo delay giao hàng là sao​? Trong bài viết này, Hệ thống website nhập hàng sẽ giúp bạn phân tích rõ nguyên nhân, hậu quả và phương pháp xử lý delay giao hàng hiệu quả nhất.

Tình trạng delay giao hàng là gì?

Delay giao hàng là tình trạng đơn hàng không được giao đúng thời gian đã cam kết mà bị kéo dài hơn so với dự kiến ban đầu. Mỗi đơn hàng khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển đều được xác định một khoảng thời gian giao cố định. Tuy nhiên, vì nhiều yếu tố phát sinh trong quá trình xử lý, kho bãi, trung chuyển hoặc giao nhận mà thời điểm giao hàng có thể muộn hơn kế hoạch.

Hiểu đơn giản, nếu đơn hàng được thông báo giao từ ngày 15 – 20 nhưng đến cuối ngày 20, khách vẫn chưa nhận được hàng và đơn vị vận chuyển điều chỉnh thời gian sang ngày 23 thì đơn hàng bị giao trễ 3 ngày.

→ Xem thêm: Gom hàng là gì? Lợi ích và quy trình gom đơn hàng mới nhất

Nguyên nhân đơn hàng bị delay

Tình trạng giao hàng trễ hiếm khi đến từ một yếu tố đơn lẻ. Trong hầu hết các trường hợp, sự chậm trễ là kết quả của nhiều nguyên nhân chồng chéo, môi trường, quy trình nội bộ đến cách vận hành của đơn vị giao nhận. Vậy nguyên nhân dẫn đến tình trạng delay giao hàng là gì?

Nguyên nhân khách quan làm delay đơn hàng

Đây là những yếu tố nằm ngoài khả năng kiểm soát trực tiếp của doanh nghiệp nhưng lại tác động mạnh đến tiến độ vận chuyển:

• Thời tiết và thiên tai: Mưa bão, sạt lở, sương mù dày khiến tuyến đường bị phong tỏa hoặc phương tiện buộc phải tạm ngưng hoạt động.
• Dịch bệnh và hạn chế di chuyển: Thiếu nhân lực, kiểm soát y tế nghiêm ngặt, phong tỏa khu vực.
• Sự kiện xã hội, chính trị: Đình công, biểu tình, cấm đường phục vụ sự kiện lớn.
• Tai nạn giao thông: Phương tiện chở hàng gặp sự cố, luồng vận chuyển bị gián đoạn.
• Thủ tục hải quan: Kiểm tra chặt, thay đổi quy định hoặc giấy tờ chưa đầy đủ dẫn đến ùn ứ tại biên giới.

Nguyên nhân chủ quan khiến đơn hàng bị trễ

Nhóm nguyên nhân này liên quan trực tiếp đến quy trình hợp tác giữa doanh nghiệp và các bên xử lý đơn hàng. Vì vậy, hiểu rõ delay giao hàng là gì và những yếu tố chủ quan làm hoãn đơn hàng sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro chậm trễ.

Từ phía người bán hàng (nhà cung cấp)

Việc đơn hàng bị chậm trễ đôi khi bắt đầu ngay từ khi đơn hàng còn nằm ở kho của người bán. Những vấn đề thường gặp nhất khiến hàng bị ngâm lâu ngay tại khâu xuất phát bao gồm:

• Quá trình chuẩn bị, soạn đơn và đóng gói hàng chậm, thiếu nhân sự xử lý đơn.
• Sai thông tin đơn hàng như địa chỉ, số điện thoại hoặc mã vận đơn.
• Quản lý tồn kho kém, hiển thị còn hàng nhưng thực tế đã hết, dẫn đến phải lùi thời gian giao đơn.
• Đóng gói không đạt chuẩn khiến đơn vị vận chuyển từ chối nhận.
• Bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển trễ hơn lịch dự kiến.

Từ phía người nhận

Có những trường hợp việc giao hàng bị gián đoạn do các yếu tố phát sinh từ chính phía khách hàng, chẳng hạn như:

• Không thể liên hệ khi shipper đến giao.
• Khách thay đổi địa điểm hoặc thời gian nhận trong khi đơn đã được điều phối.
• Nhập sai thông tin nhận hàng ngay từ bước đặt hàng.

Từ phía đơn vị vận chuyển

Chặng đường từ kho đến tay khách là khâu phức tạp nhất. Dưới đây là những rủi ro về vận hành và hệ thống mà các đơn vị vận chuyển thường xuyên phải đối mặt:

• Quy trình phân loại và trung chuyển thiếu khoa học, dẫn đến hàng sai tuyến.
• Thiếu hụt nhân sự, đặc biệt trong mùa cao điểm.
• Lỗi hệ thống công nghệ, định vị, phân tuyến giao hàng.
• Phương tiện hư hỏng, kẹt xe hoặc bị quá tải khi lượng đơn tăng đột biến.
• Sai sót từ shipper như giao nhầm, đi sai lộ trình hoặc quản lý lịch giao kém.

Hậu quả của tình trạng delay giao hàng là gì?

Đối với doanh nghiệp, tình trạng giao hàng chậm gây ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ kinh doanh và khả năng xoay vòng hàng hóa. Khi đơn không đến đúng hạn, kế hoạch bán hàng bị gián đoạn, tồn kho khó kiểm soát và chi phí logistic tăng lên đáng kể. Về lâu dài, doanh nghiệp dễ đánh mất sự tin cậy trong mắt đối tác và khách hàng, khiến tỷ lệ hoàn đơn, hủy đơn gia tăng và doanh thu bị suy giảm.

Đối với khách hàng, khách hàng nhận hàng trễ thường cảm thấy phiền lòng và đánh giá thấp trải nghiệm mua sắm, từ đó làm giảm mức độ hài lòng và khả năng quay lại mua. Nếu việc delay kéo dài hoặc diễn ra lặp lại, người mua có xu hướng hủy đơn, không nhận hàng hoặc lựa chọn các thương hiệu khác đáng tin cậy hơn. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu mà còn làm giảm mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng trong dài hạn.

Những cách giảm delay giao hàng hiệu quả

Sau khi hiểu rõ delay giao hàng là gì cùng những nguyên nhân và hệ lụy đi kèm, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động áp dụng các giải pháp dưới đây để giảm thiểu tình trạng đơn hàng giao trễ.

Cải tiến quy trình xử lý đơn hàng nội bộ

Tối ưu quy trình xử lý đơn hàng giúp doanh nghiệp rút ngắn lead time và giảm thiểu sai sót trước khi hàng hóa được bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Việc chuẩn hóa các bước pick-pack, ứng dụng thiết bị hỗ trợ như máy quét mã vạch và in nhãn tự động, đồng thời kiểm tra kỹ thông tin giao nhận sẽ giúp đơn được xử lý trơn tru hơn. Khi thời điểm bàn giao cho đơn vị vận chuyển được cố định và đóng gói đạt chuẩn, doanh nghiệp sẽ hạn chế đáng kể nguy cơ đơn hàng giao chậm ngay từ khâu nội bộ.

Quản lý tồn kho, tránh tình trạng hết hàng

Để đơn không bị lùi lịch hoặc hủy do hết hàng, doanh nghiệp cần duy trì hệ thống tồn kho minh bạch và chính xác:

• Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực bằng WMS.
• Cài đặt cảnh báo mức tồn tối thiểu.
• Sắp xếp kho khoa học để rút ngắn thao tác lấy hàng.
• Đối soát tồn kho định kỳ để tránh tồn kho ảo.

Làm việc với đơn vị vận chuyển uy tín

Lựa chọn đúng đơn vị vận chuyển và duy trì quy trình phối hợp chặt chẽ là yếu tố then chốt để hạn chế delay đơn hàng. Doanh nghiệp cần đánh giá năng lực thực tế của từng đơn vị, theo dõi KPI giao hàng và thiết lập SLA rõ ràng nhằm đồng bộ kỳ vọng hai bên. Có một đội ngũ vận chuyển đáng tin cậy và được giám sát chặt chẽ bằng dữ liệu, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu đáng kể các rủi ro phát sinh khiến đơn hàng bị trễ.

Xử lý tình huống tốt khi đơn hàng bị trễ

Khi giao hàng bị delay, doanh nghiệp cần có những phương án xử lý kịp thời dựa trên nguyên nhân và từng nhóm đối tượng liên quan, cụ thể:

• Lỗi của khách hàng: Liên hệ xác nhận lại thông tin, hẹn lịch giao mới.
• Lỗi của đơn vị vận chuyển: Phối hợp làm rõ, lấy báo cáo và cập nhật ngay cho khách.
• Do yếu tố khách quan: Thông báo diện rộng, minh bạch lý do và đề xuất phương án thay thế.

Nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng

Dù có delay giao hàng hay không, chất lượng chăm sóc khách hàng luôn là điểm chạm quan trọng để duy trì độ thiện cảm. Doanh nghiệp cần chủ động thông báo sớm khi có nguy cơ hoãn giao hàng, phản hồi nhanh qua nhiều kênh và xây dựng chính sách bồi thường minh bạch để khách hàng thấy mình được tôn trọng. Ngoài ra, thu thập phản hồi sau mỗi đơn giao cũng giúp doanh nghiệp cải thiện và nâng cao trải nghiệm khách hàng trong dài hạn.

Ứng dụng công nghệ để tự động hoá

Ứng dụng các phần mềm quản lý giao nhận hàng trong quá trình vận hành giúp doanh nghiệp nắm bắt được toàn bộ trạng thái đơn hàng, tồn kho và lộ trình vận chuyển trên một hệ thống thống nhất. Khi các nền tảng như OMS, WMS hay hệ thống TMS được tích hợp, dữ liệu luôn được cập nhật theo thời gian thực, giúp giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót và tăng tính chủ động trong quá trình xử lý đơn.

Bên cạnh đó, quy trình tự động hoá cũng tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp phân tuyến tối ưu hơn, từ đó theo dõi tiến độ giao nhận rõ ràng và phối hợp trơn tru với đơn vị vận chuyển. Đây cũng là nền tảng quan trọng để kiểm soát quy trình logistics hiện đại.

MONA TMS – Giải pháp tối ưu khắc phục đơn hàng bị delay

Thấu hiểu nỗi đau của doanh nghiệp khi đối mặt với rủi ro chậm trễ đơn hàng, nhu cầu về một hệ thống quản trị minh bạch trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. MONA Software đã nghiên cứu và phát triển phần mềm quản lý vận tải MONA TMS. Với hơn hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp phần mềm logistics cho hàng nghìn doanh tại Việt Nam, MONA Software tự tin tuyệt đối rằng phần mềm vận tải TMS của mình sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để tình trạng delay đơn hàng và tối ưu hóa toàn bộ quy trình giao nhận.”

Các tính năng nổi bật của phần mềm MONA TMS giúp kiểm soát delay giao hàng hiệu quả:

• Quản lý đơn hàng và vận đơn theo thời gian thực: MONA TMS cho phép tạo, import và theo dõi đơn hàng trên một giao diện duy nhất. Mỗi đơn hàng được gán mã định danh và cập nhật trạng thái liên tục (chờ lấy hàng → đang trung chuyển → đang giao → đã giao). Nhờ khả năng tracking real-time trên phần mềm theo dõi đơn hàng, doanh nghiệp dễ dàng nhận biết đơn bất thường và xử trí delay giao hàng hiệu quả, không bỏ sót đơn, không để đơn treo nhiều giờ mà không ai kịp can thiệp.
• Dashboard và báo cáo thời gian giao hàng minh bạch: Hệ thống tổng hợp dữ liệu theo tuyến đường, tỉnh thành, tài xế hoặc đơn vị vận chuyển. Các chỉ số như thời gian giao trung bình, tỷ lệ giao đúng hẹn, số lần phát sinh giao lại,… đều được hiển thị trực quan. Doanh nghiệp thấy ngay khu vực, tuyến hoặc tài xế nào đang gây chậm trễ, từ đó có thể hiệu chỉnh kịp thời.
• Quản lý phương tiện vận tải và tài xế toàn diện: MONA TMS theo dõi hồ sơ xe chi tiết, ca làm việc, lộ trình, tình trạng hoạt động theo thời gian thực. Hệ thống hỗ trợ phân công tài xế phù hợp với tuyến đường, khối lượng và độ ưu tiên của đơn, giúp giảm lỗi điều phối, hạn chế rủi ro phương tiện hỏng, quá tải hoặc giao sai tuyến.
• Lập kế hoạch và tối ưu tuyến đường tự động: Phần mềm gợi ý tuyến đường tối ưu dựa trên vị trí giao – nhận, tình trạng phương tiện và lịch sử vận hành. Hệ thống còn hỗ trợ quản lý gom đơn, điều phối xe hợp lý để giảm quãng đường dư thừa. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian vận chuyển, giảm chi phí nhiên liệu và tăng tỷ lệ giao đúng hẹn.
• Cảnh báo đơn bất thường có nguy cơ giao trễ: Những đơn nằm quá lâu ở trạng thái “đang trung chuyển” hoặc “đang giao” sẽ được cảnh báo theo thời gian đã cài đặt (ví dụ: trên 12h, 24h hoặc 48h tùy doanh nghiệp). Điều này cho phép doanh nghiệp phát hiện sớm điểm nghẽn và xử lý ngay, tránh dồn đơn dẫn đến giao trễ hàng loạt.
• Quản lý kho bãi và tồn kho chính xác: Đối với doanh nghiệp có kho trung chuyển, MONA TMS còn hỗ trợ check-in, check-out hàng hóa, đối soát tồn kho và hạn chế tình trạng thất lạc hàng hoá hoặc xử lý chậm, đảm bảo đơn hàng luôn sẵn sàng trước khi điều phối giao.

Bên cạnh việc cắt giảm đáng kể tình trạng đơn hàng bị delay, MONA TMS còn giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề vận tải khác như kiểm soát chi phí vận chuyển, đối soát công nợ nhanh, theo dõi hiệu suất tài xế – xe, hạn chế thất thoát và chuẩn hóa toàn bộ chuỗi vận tải nội địa. Đây là nền tảng giúp doanh nghiệp xây dựng một quy trình giao nhận ổn định, minh bạch và tăng trưởng bền vững trong tương lai. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 636 648 để được tư vấn chi tiết!

Thông tin liên hệ chi tiết:

• Điện thoại: 1900 636 648
• Email: [email protected]
• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng Tám, P. Tân Sơn Nhất, TPHCM

Tình trạng delay giao hàng luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro cho doanh nghiệp, từ gián đoạn kế hoạch kinh doanh đến giảm trải nghiệm khách hàng. Chính vì vậy, hiểu rõ delay giao hàng là gì, đâu là nguyên nhân và cách kiểm soát tình trạng giao trễ sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một quy trình vận hành ổn định hơn. Khi kết hợp tối ưu hóa quy trình nội bộ, phối hợp hiệu quả với đơn vị vận chuyển trung gian và ứng dụng giải pháp công nghệ phù hợp như MONA TMS, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm delay giao hàng, duy trì tỷ lệ giao đúng hẹn và phát triển bền vững hơn trong tương lai.