Tối ưu hóa chi phí và rút ngắn thời gian vận hành luôn là bài toán hóc búa với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics. Để đạt mục tiêu này, giải pháp cốt lõi nằm ở việc nâng cao hiệu quả hệ thống logistics. Vậy dịch vụ logistics là gì và đâu là những loại hình phổ biến nhất hiện nay? Hãy cùng Website Nhập Hàng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Dịch vụ logistics là gì?
Về mặt pháp lý, dựa trên Khoản 7 Điều 3 Nghị định 38/2017/NĐ-CP, dịch vụ logistics được xem là một loại hình hoạt động thương mại. Hiểu một cách đơn giản, đây là quá trình mà các đơn vị cung ứng thay mặt khách hàng đứng ra tổ chức, thực hiện một hoặc nhiều công đoạn trong quá trình lưu chuyển hàng hóa.
Quy trình này thường bắt đầu từ khâu nhận hàng, thực hiện các thủ tục hành chính, hải quan, cho đến việc lưu kho, bảo quản, đóng gói và dán mã hiệu đơn hàng, vận chuyển và giao hàng.
Về bản chất, dịch vụ logistics là một khái niệm tổng hợp, giúp kết nối chặt chẽ nhiều khâu trong chuỗi cung ứng với mục tiêu tối ưu quá trình vận chuyển hàng hóa. Qua đó, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian giao nhận, kiểm soát chi phí hiệu quả hơn, đồng thời nâng cao chất lượng vận hành và năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Dịch vụ logistics bao gồm những hoạt động nào?
Để hiểu rõ hơn dịch vụ logistics là gì, bạn cần tìm hiểu các hoạt động cấu thành nên hệ thống vận hành logistics trong thực tế. Dưới đây là 7 hoạt động cơ bản mà bất kỳ doanh nghiệp nào khi kinh doanh dịch vụ logistics cũng cần phải triển khai để đảm bảo chuỗi cung ứng được vận hành thông suốt.
Thực hiện bốc xếp hàng hóa
Sau khi được tiếp nhận, hàng hóa sẽ được nhà cung cấp dịch vụ logistics Việt Nam sắp xếp gom hàng lên các phương tiện vận chuyển phù hợp như xe tải, tàu hỏa, tàu biển, máy bay hoặc container chuyên dụng. Khi đến điểm giao nhận, kiện hàng sẽ được dỡ xuống để đưa hàng vào kho lưu trữ hoặc chuyển sang công đoạn vận chuyển tiếp theo. Hoạt động này có thể được thực hiện thủ công hoặc kết hợp với các thiết bị hỗ trợ hiện đại như robot, xe cẩu, xe nâng nhằm tối ưu hóa hiệu suất.
Công việc liên quan đến kho bãi
Đối với đặc điểm của dịch vụ logistics, kho bãi là nơi diễn ra nhiều công đoạn nhằm bảo đảm hàng hóa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trước, trong và sau khi đến tay người tiêu dùng.
Sản xuất và đóng gói:
- Xử lý hàng hóa theo đúng số lượng và tiêu chuẩn đơn hàng.
- Thực hiện các bước đóng gói như đóng bao bì thành phẩm, đai kiện, thùng carton hoặc pallet trong suốt quá trình lưu trữ và vận chuyển.
Quản lý lưu kho và chất lượng đơn hàng:
- Đảm nhận vai trò lưu trữ và quản lý tồn kho một cách chặt chẽ.
- Hỗ trợ theo dõi số lượng hàng hóa, kiểm soát chất lượng định kỳ nhằm hạn chế rủi ro hư hỏng.
- Hỗ trợ ghi nhận phản hồi từ khách hàng liên quan đến sai mã hàng, thiếu số lượng hoặc hư hỏng sản phẩm,… từ đó phối hợp xử lý nhanh chóng và đưa ra phương án giải quyết tối ưu.
Khai thuế hải quan và xử lý dữ liệu
Thực hiện thủ tục hải quan là một trong những nghiệp vụ quan trọng nhưng cũng rất phức tạp trong dịch vụ logistics. Công đoạn này liên quan đến nhiều loại hồ sơ, giấy tờ khai báo và các quy định kiểm định theo tiêu chuẩn riêng của từng quốc gia,… Việc đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của các chứng từ không chỉ giúp hàng hóa được thông quan nhanh chóng mà còn hạn chế rủi ro phát sinh chi phí hoặc delay giao hàng.
Do đó, hầu hết các công ty kinh doanh hiện nay đều lựa chọn giải pháp thuê ngoài. Việc thông qua một đơn vị cung ứng dịch vụ logistics Việt Nam không chỉ giúp doanh nghiệp tháo gỡ khó khăn về mặt thủ tục, mà còn giảm thiểu tối đa rủi ro pháp lý.
Khâu liên hệ đặt tàu trong dịch vụ logistics
Tùy vào lựa chọn hình thức vận chuyển của khách hàng, đơn vị cung cấp các loại dịch vụ logistics sẽ hỗ trợ kết nối với các phương tiện vận tải tương ứng, đồng thời xác định vị trí lưu trữ hàng hóa nhằm bảo đảm quá trình vận chuyển được kiểm soát chặt chẽ. Khi hàng đến điểm đích, hệ thống sẽ điều phối hoạt động giao nhận một cách đồng bộ, giúp hạn chế tối đa rủi ro thất lạc và đảm bảo hàng hóa được bàn giao chính xác, an toàn.
Thông quan nhập khẩu
Nghiệp vụ này thường áp dụng chủ yếu đối với các lô hàng nhập khẩu. Khi hàng hóa đến cửa khẩu, doanh nghiệp hoặc đơn vị logistics cần tiến hành khai báo hải quan và nộp đầy đủ bộ chứng từ theo quy định, bao gồm hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ cùng các giấy tờ liên quan khác. Sau khi cơ quan hải quan kiểm tra và xác nhận hồ sơ hợp lệ, lô hàng sẽ được thông quan và tiếp tục vận chuyển về kho bãi để thực hiện các bước xử lý tiếp theo.
Giao hàng
Sau khi hàng hóa được tập kết tại kho đích, bộ phận giao nhận của đơn vị logistics sẽ tiếp nhận và điều phối đội ngũ vận chuyển để hoàn tất công đoạn giao hàng. Dựa trên thông tin đơn hàng và lịch trình đã được cập nhật, nhân viên vận chuyển sẽ chủ động liên hệ với khách hàng để xác nhận thời gian, địa điểm nhận hàng, từ đó bảo đảm quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra thuận lợi, chính xác và đúng tiến độ.
Lý do doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ Logistics
Việc sử dụng các loại dịch vụ logistics giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng để tập trung nhiều hơn vào các hoạt động kinh doanh. Dưới đây là những lý do quan trọng khiến ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn hợp tác với các đơn vị cung cấp dịch vụ logistics hiện nay.
Tối ưu hiệu quả quản lý và xử lý đơn hàng
Từ khái niệm dịch vụ logistics là gì, ta có thể thấy hệ thống cho phép doanh nghiệp theo dõi toàn bộ hành trình đơn hàng từ khâu tiếp nhận đến khi giao hàng thành công. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát tồn kho hiệu quả, tối ưu quy trình xử lý đơn hàng và hạn chế tối đa rủi ro thất lạc hoặc hư hỏng hàng hóa.
Bên cạnh đó, các đơn vị logistics hiện nay thường ứng dụng phần mềm quản lý vận tải hiện đại nhằm tự động hóa quy trình vận hành, đồng thời cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, đánh giá và cải thiện hiệu quả hoạt động.
Dịch vụ logistics giúp tiết kiệm thời gian và chi phí
Thay vì tự triển khai toàn bộ các công đoạn như đóng gói, lưu kho, vận chuyển hay xử lý thủ tục hải quan, doanh nghiệp có thể ủy thác cho đơn vị cung cấp dịch vụ logistics. Giải pháp này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian vận hành cũng như chi phí liên quan đến nhân sự, kho bãi, phương tiện vận tải và các khoản phát sinh khác.
Đồng thời, nhờ sở hữu mạng lưới đối tác rộng khắp, các công ty logistics sẽ hỗ trợ tối ưu tuyến đường, nâng cao hiệu quả giao nhận và thương lượng mức chi phí vận tải cạnh tranh hơn so với khi doanh nghiệp tự thực hiện.
Tập trung vào những việc quan trọng hơn
Khi sử dụng dịch vụ logistics, doanh nghiệp có thể giảm bớt áp lực trong việc quản lý vận chuyển và lưu trữ hàng hóa. Do không phải trực tiếp xử lý các công đoạn hậu cần phức tạp, doanh nghiệp sẽ có điều kiện tập trung nhiều hơn vào các hoạt động cốt lõi như phát triển sản phẩm, nâng cao chất lượng dịch vụ, triển khai marketing, chăm sóc khách hàng và mở rộng quy mô kinh doanh.
Giảm thiểu sai sót trong quy trình vận hành logistics
Nhờ quy trình logistics chuẩn hóa cùng hệ thống kiểm soát nghiêm ngặt, các đơn vị logistics sẽ thay bạn loại bỏ tối đa các sai sót trong suốt quá trình xử lý đơn hàng. Nhờ vậy, rủi ro thất lạc hoặc hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển được giảm đáng kể. Bên cạnh đó, các thủ tục liên quan, đặc biệt là thủ tục hải quan đối với đơn hàng quốc tế, cũng được thực hiện chính xác và tuân thủ đầy đủ quy định pháp lý.
Phân loại các dịch vụ Logistics tại Việt Nam
Tại Việt Nam, đặc điểm của dịch vụ logistics hiện được chia thành ba nhóm chính dựa trên phạm vi hoạt động và tính chất dịch vụ:
- Nhóm dịch vụ logistics chủ yếu: Bao gồm các nghiệp vụ như bốc xếp hàng hóa, lưu kho, bảo quản, đại lý vận tải, xử lý đơn hàng, kiểm kê tồn kho và phân phối hàng hóa.
- Nhóm dịch vụ logistics vận tải: Đảm nhận việc tổ chức vận chuyển hàng hóa bằng nhiều phương thức khác nhau như đường bộ, đường sắt, đường biển và đường hàng không, áp dụng cho cả phạm vi nội địa lẫn quốc tế.
- Nhóm dịch vụ logistics liên quan: Bao gồm các hoạt động như kiểm định sản phẩm, tư vấn kỹ thuật vận chuyển, phân loại hàng hóa, tư vấn thủ tục xuất nhập khẩu, cùng các dịch vụ thương mại và dịch vụ bưu chính.
MONA TMS – Giải pháp quản lý tốt nhất cho doanh nghiệp
Với gần 10 năm đồng hành cùng các doanh nghiệp quản lý NHTQ và vận chuyển trong nước lẫn quốc tế, MONA nhận thấy điểm nghẽn lớn nhất thường nằm ở quy trình phức tạp nhưng thiếu một hệ thống kiểm soát dịch vụ logistics tập trung. Vì vậy, MONA TMS được phát triển như một nền tảng quản lý vận chuyển nội địa theo hướng tổng thể, giúp chuẩn hóa luồng xử lý, tối ưu vận hành và có thể điều chỉnh linh hoạt theo đặc thù từng doanh nghiệp, từng tuyến và từng mô hình giao nhận.
Phần mềm logistics MONA TMS nổi bật với các nhóm tính năng chính:
Quản lý đơn hàng và vận đơn:
- Tạo và import đơn hàng nhanh.
- Theo dõi trạng thái giao nhận theo từng mốc chờ lấy hàng, đang vận chuyển, đã giao.
- Mã vận đơn duy nhất để tra cứu và đối chiếu.
Quản lý phương tiện và tài xế:
- Hồ sơ xe gồm biển số, tải trọng, lịch bảo dưỡng.
- Phân công tài xế và chuyến đi rõ ràng theo lệnh vận chuyển.
- GPS tracking hỗ trợ theo dõi vị trí theo thời gian.
Xây dựng plan và tối ưu tuyến đường:
- Gợi ý tuyến đường phù hợp theo tiêu chí vận hành.
- Gom đơn và điều phối xe hợp lý nhằm giảm quãng đường rỗng và chi phí.
Quản lý kho bãi khi có trung chuyển:
- Check in, check out hàng hóa tại điểm trung chuyển.
- Theo dõi tồn kho, nhập xuất theo lô hàng.
Báo cáo và đối soát vận chuyển:
- Báo cáo doanh thu theo tuyến và theo khách hàng.
- Tổng hợp chi phí gồm nhiên liệu, lương tài xế, phí cầu đường.
- Báo cáo hiệu suất giao hàng gồm tỉ lệ giao thành công, trễ hẹn.
Cung cấp ứng dụng riêng cho khách hàng và tài xế:
- Khách hàng tra cứu trạng thái vận đơn và lịch sử giao nhận.
- Tài xế nhận lệnh giao hàng, cập nhật trạng thái, ký nhận điện tử.
Nhờ đó, phần mềm logistics MONA TMS giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro thất lạc hàng hóa, tăng khả năng kiểm soát theo thời gian, rút ngắn thời gian điều phối và đối soát, đồng thời nâng chuẩn vận hành của dịch vụ logistics và để lại hình ảnh chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.
Liên hệ HOTLINE 1900 636 648 để được tư vấn chi tiết về giải pháp quản lý vận tải TMS tối ưu và phù hợp nhất với mô hình vận chuyển nội địa của doanh nghiệp bạn.
Có thể thấy, việc hiểu rõ dịch vụ logistics là gì sẽ giúp doanh nghiệp nhìn logistics như một chuỗi vận hành hoàn chỉnh, không chỉ dừng ở vận chuyển. Từ kho bãi, xử lý đơn, giao nhận, theo dõi vận đơn đến đối soát chi phí, mỗi khâu đều tác động trực tiếp tới tốc độ phục vụ, trải nghiệm khách hàng và hiệu quả chi phí. Nắm rõ vai trò và phân loại các dịch vụ logistics sẽ giúp doanh nghiệp chọn đúng mô hình triển khai, kiểm soát rủi ro tốt hơn và tối ưu vận hành theo hướng bền vững.
