Trong hoạt động logistics, đối soát vận chuyển là một khâu không thể thiếu để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình giao nhận hàng. Đây là bước giúp doanh nghiệp kiểm tra, so sánh dữ liệu, từ đó phát hiện sai lệch về cước phí, trạng thái giao hàng hay hoàn đơn. Việc triển khai phần mềm quản lý đối soát vận chuyển không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn giảm thất thoát chi phí. Cùng Trang Web Nhập Hàng tìm hiểu chi tiết hơn về giải pháp đối soát vận chuyển trong bài viết dưới đây nhé.
Đối soát vận chuyển là gì?
Đối soát (For Control) là quá trình rà soát và đối chiếu các thông tin, dữ liệu liên quan đến chi phí nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Thông thường, việc đối soát được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như thương mại, đấu thầu hay vận chuyển, đặc biệt là với tiền thu hộ COD trong các đơn hàng trực tuyến.
Riêng trong lĩnh vực vận chuyển, đối soát vận chuyển là quá trình đơn vị giao hàng thực hiện thanh toán lại tiền COD cho người bán, sau khi đã khấu trừ các chi phí phát sinh của những đơn hàng đã giao thành công theo chu kỳ thanh toán định sẵn.
Cụ thể, công thức tính tiền đối soát sẽ như sau:
“Tiền đối soát = Tiền thu hộ + Shop trả phí khi trả hàng (nếu có) + Shop trả trước (nếu có) – Phí giao hàng – Phí bảo hiểm (nếu có) – Phí lưu kho (nếu có) – Phí chuyển hoàn (nếu có) – Phí đồng kiểm (nếu có) – Phí thay đổi địa chỉ (nếu có) + Khuyến mãi (nếu có) – Phí chuyển khoản.”
Bên cạnh khái niệm đối soát vận tải, còn có hai trạng thái thường gặp khác trong quá trình quản lý đơn hàng:
- Đã đối soát vận chuyển online: Chỉ trạng thái mà đơn vị vận chuyển đã hoàn tất việc đối chiếu và thanh toán với chủ shop.
- Đã giao hàng nhưng chưa đối soát: Mô tả những đơn hàng đã được giao thành công cho khách nhưng chưa được thực hiện bước đối soát thanh toán.
→ Xem thêm: Phần mềm rà soát đơn hàng chính xác, hiệu quả
Vì sao cần quản lý đối soát vận chuyển chặt chẽ?
Khi người bán lựa chọn dịch vụ giao hàng thu hộ COD, toàn bộ số tiền mà khách hàng thanh toán sẽ do đơn vị vận chuyển tạm giữ cho đến khi quá trình đối soát tự vận chuyển hoàn tất. Lúc này, sau khi đã kiểm tra và xác nhận thông tin chính xác, đơn vị vận chuyển mới tiến hành chuyển lại tiền hàng cho chủ shop. Chính vì thế, việc quản lý và kiểm soát quá trình đối soát vận tải đóng vai trò đặc biệt quan trọng.
Quá trình này giúp người bán nắm rõ dòng tiền thu hộ, đảm bảo các khoản thanh toán được thực hiện minh bạch, đúng hẹn và chính xác. Đồng thời, đối soát vận chuyển còn giúp chủ shop kịp thời phát hiện và xử lý những sai sót, chênh lệch về cước phí, hoặc các vấn đề phát sinh nghiêm trọng khác như thất lạc, hư hỏng hàng hóa trong quá trình giao nhận, từ đó bảo vệ quyền lợi cho cả người bán lẫn đơn vị vận chuyển.
Quy trình quản lý đối soát vận chuyển chuẩn
Để quy trình đối soát vận chuyển diễn ra minh bạch và tránh thất thoát, nguyên tắc cốt lõi là đối soát 2 chiều, không nên chỉ dựa vào file báo cáo từ đơn vị vận chuyển mà cần phải có một file dữ liệu gốc để đối chiếu.
Thiết lập và quản lý dữ liệu gốc
Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào bưu cục, các chủ shop cần chủ động ghi nhận dữ liệu ngay từ đầu theo các bước:
- Bước 1: Xuất dữ liệu: Khi chốt đơn trên phần mềm bán hàng, bạn xuất danh sách đơn hàng cần gửi. Bưu tá sẽ ký nhận dựa trên danh sách này.
- Bước 2: Cập nhật mã vận đơn: Sau khi đơn vị vận chuyển xác nhận và gửi lại danh sách kèm mã bill, bạn cần kiểm tra kỹ và cập nhật mã này vào file gốc, có thể dùng hàm VLOOKUP nếu làm thủ công trên Excel.
- Bước 3: Theo dõi trạng thái đơn hàng:
- Đang gửi: Đơn hàng đang trên đường đi đến khách.
- Giao thành công: Khách đã nhận và thanh toán (lúc này tiền vẫn ở phía đơn vị vận chuyển).
- Hoàn thành: Đơn vị vận chuyển đã chuyển khoản tiền thu hộ cho bạn.
- Chờ hoàn: Khách không nhận, đơn hàng đang quay về kho.
- Đã hoàn: Shop đã nhận lại được hàng hoàn trả vật lý.
Thực hiện đối soát dữ liệu
Sau khi đã chuẩn bị xong dữ liệu đầu vào, tiếp tới giai đoạn quan trọng là so khớp số liệu. Đây là lúc bạn xác định xem tiền và hàng của mình có đang bị rò rỉ ở đâu không. Quy trình đối soát vận tải chuẩn sẽ đi qua 3 khâu nhỏ sau:
Đối soát tiền thu hộ
Quy trình này bắt đầu khi đơn vị vận chuyển chuyển khoản tiền thu hộ và gửi kèm một bảng kê chi tiết (thường là file Excel) liệt kê các đơn hàng đã được thanh toán. Nhiệm vụ của bạn không phải là tin ngay vào con số tổng, mà phải thực hiện đối chiếu 2 chiều.
Đầu tiên, hãy sử dụng mã vận đơn làm khóa chính để dò tìm (dùng hàm VLOOKUP) giữa bảng kê của bưu điện và file gốc của shop.
- Nếu dữ liệu khớp: Bạn hãy cập nhật trạng thái đơn hàng trên file gốc sang “hoàn thành”.
- Nếu có sai lệch: Đây là lúc các giải pháp đối soát vận chuyển phát huy tác dụng. Bạn cần lọc ra ngay những đơn hàng đã giao thành công quá hạn mà chưa thấy tiền về, hoặc số tiền thực nhận thấp hơn giá trị đơn hàng. Hãy lập tức ghi chú lại các trường hợp này để yêu cầu đơn vị vận chuyển giải trình. Nhớ lưu lại toàn bộ biên bản đối soát để làm bằng chứng tranh chấp sau này.
Đối soát cước phí vận chuyển
Bên cạnh tiền thu hộ, chi phí vận chuyển là hạng mục dễ xảy ra tranh cãi nhất trong đối soát vận tải. Nếu không kiểm tra kỹ, lợi nhuận của bạn sẽ bị bào mòn bởi các khoản phí chênh lệch âm thầm.
- Đối với shop có thỏa thuận đồng giá: Việc này khá nhẹ nhàng, bạn chỉ cần nhân tổng số đơn với mức giá đã ký kết.
- Đối với shop tính phí linh hoạt: Bạn cần đặc biệt chú ý đến trọng lượng quy đổi và khu vực giao hàng. Hãy so sánh mức phí trên bảng kê với bảng giá niêm yết ban đầu.
Đối soát hàng hoàn trả
Nhiều chủ shop thường chỉ tập trung vào tiền mà quên mất rằng hàng hoàn trả cũng là vốn. Quy trình đối soát vận chuyển chỉ thực sự kết thúc khi bạn xử lý xong các đơn hàng không thành công.
Hãy rà soát lại danh sách các đơn có trạng thái chờ hoàn trên file gốc. Khi nhận hàng hoàn từ bưu tá, bạn cần kiểm tra ngay lập tức hai yếu tố: số lượng và chất lượng. Nếu phát hiện bất kỳ tổn thất nào, bạn cần lập biên bản tại chỗ để làm cơ sở yêu cầu bồi thường. Sử dụng các giải pháp đối soát vận tải chuyên nghiệp cũng sẽ giúp bạn theo dõi hành trình đơn hoàn chặt chẽ hơn, tránh tình trạng hàng bốc hơi không rõ lý do.
→ Xem thêm: Top 10 Phần mềm quản lý kho bán hàng hiệu quả, tiết kiệm nhất
Những khó khăn trong quá trình đối soát vận chuyển
Quá trình đối soát vận chuyển, đặc biệt là với các doanh nghiệp có số lượng đơn hàng lớn, thường phát sinh nhiều vướng mắc khiến việc quản lý và kiểm soát trở nên phức tạp. Dưới đây là những khó khăn phổ biến trong đối soát vận tải mà doanh nghiệp thường gặp phải:
Rủi ro về tài chính và cước phí
Một trong những thách thức lớn nhất trong quá trình đối soát vận tải là đảm bảo sự minh bạch và chính xác của các giao dịch tiền tệ. Những sai sót trong khâu tính toán và thanh toán cước phí có thể gây thất thoát tài chính đáng kể và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận ròng của doanh nghiệp. Các rủi ro tài chính chính bao gồm:
- Sai lệch cước phí vận chuyển: Cước phí thực tế được đơn vị vận chuyển tính toán có thể không khớp với cước phí ban đầu mà chủ shop đã ước tính hoặc báo giá cho khách.
- Thất thoát tiền thu hộ (COD): Các lỗi trong khâu ghi nhận hoặc chậm trễ trong quá trình thanh toán có thể dẫn đến thất thoát tiền COD.
- Chi phí phát sinh không minh bạch: Một số đơn vị vận chuyển áp dụng phụ phí hoặc chi phí xử lý hàng hoàn một cách tùy tiện hoặc không thông báo rõ ràng, khiến việc đối soát trở nên khó khăn.
- Ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền: Khi chu kỳ đối soát kéo dài hoặc đơn vị vận chuyển chậm thanh toán, sẽ gây áp lực lớn lên vốn lưu động của doanh nghiệp.
Rủi ro về dữ liệu và quy trình
Quy trình đối soát vận chuyển thường liên quan đến việc xử lý một lượng lớn dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Sự thiếu đồng bộ về dữ liệu và việc phụ thuộc vào các quy trình thủ công là những rào cản lớn, dẫn đến sai sót, lãng phí thời gian và làm giảm hiệu quả hoạt động. Các vấn đề thường xảy ra về dữ liệu và quy trình gồm:
- Quy trình thủ công, dễ sai sót: Nhiều doanh nghiệp vẫn đối soát bằng file Excel hoặc nhập liệu thủ công, khiến việc so sánh số liệu giữa hàng nghìn đơn hàng trở nên mất thời gian và dễ nhầm lẫn.
- Chậm trễ trong đối soát: Quy trình đối soát chưa được tối ưu gây nên sự chậm trễ kéo dài, việc này không chỉ làm chậm quá trình hoàn tiền thu hộ về tay chủ shop mà còn cản trở hoạt động tái đầu tư và duy trì dòng tiền ổn định, đe dọa trực tiếp đến khả năng vận hành liên tục của doanh nghiệp.
- Dữ liệu không đồng bộ: Dữ liệu từ hệ thống quản lý bán hàng không động khớp với dữ liệu từ phần mềm đối soát vận chuyển trực tuyến của đơn vị vận chuyển, dẫn đến sự chênh lệch dữ liệu và khó khăn trong việc tổng hợp.
- Khó khăn khi làm việc với nhiều đối tác: Doanh nghiệp hợp tác với nhiều đơn vị vận chuyển khác nhau phải đối chiếu từng bảng kê riêng biệt, khiến quy trình trở nên rời rạc và tốn công sức.
Rủi ro về hàng hóa và bồi thường
Trong quá trình vận chuyển luôn tìm ẩn nguy cơ thất lạc hàng hoá hay hư hỏng. Việc quản lý và yêu cầu bồi thường cho hàng hóa gặp sự cố là một quy trình phức tạp, có thể kéo dài và ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm khách hàng cũng như hiệu quả kinh doanh. Các rủi ro liên quan đến hàng hóa và bồi thường bao gồm:
- Thất thoát hoặc hư hỏng hàng hóa: Khi hàng bị mất hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển, việc xác định trách nhiệm và yêu cầu bồi thường thường kéo dài, gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
- Quản lý đơn hàng hoàn trả: Các đơn hàng bị hoàn thường có quy trình xử lý phức tạp, đòi hỏi đối chiếu kỹ lưỡng giữa trạng thái giao hàng, tiền COD và chi phí vận chuyển, nếu không có phần mềm đối soát vận chuyển hỗ trợ rất dễ dẫn đến sai lệch dữ liệu.
MONA TMS – Phần mềm quản lý đối soát vận chuyển tốt nhất
Có thể thấy, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp logistics phụ thuộc rất lớn vào quy trình đối soát vận chuyển chính xác. Thế nhưng, giải pháp đối soát vận tải thủ công vẫn đang được dùng phổ biến hiện nay lại tiềm ẩn nhiều sai sót và làm tiêu tốn lượng lớn nguồn lực, gây ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.
Để giải quyết triệt để thách thức này, doanh nghiệp cần một giải pháp tối ưu hơn thế, phần mềm đối soát vận tải MONA TMS chính là giải pháp đối soát vận chuyển hiệu quả nhất, với khả năng tự động hóa toàn diện từ quản lý dữ liệu, đối chiếu chi phí đến lập báo cáo, MONA TMS mang lại độ chính xác cao và tối ưu hóa vận hành cho doanh nghiệp của bạn.
Cụ thể, công cụ đối soát vận chuyển MONA TMS là giải pháp phần mềm logistics được thiết kế để giải quyết triệt để những khó khăn trong quá trình đối soát mà doanh nghiệp thường gặp phải:
- Tự động hóa thu thập dữ liệu: Hệ thống đối soát vận chuyển tự động kết nối và đồng bộ dữ liệu từ nhiều nguồn, từ sàn thương mại điện tử, hệ thống bán hàng, đến đơn vị vận chuyển, giúp giảm thiểu sai sót khi nhập liệu thủ công.
- Đối chiếu cước phí tự động: MONA TMS hỗ trợ so sánh chi phí vận chuyển giữa đơn vị giao hàng và bảng giá nội bộ, phát hiện sai lệch cước phí trong thời gian thực.
- Đối chiếu tiền COD tự động: Hệ thống TMS sẽ theo dõi và đối chiếu chính xác số tiền thu hộ từ các đơn hàng, đảm bảo doanh nghiệp nhận đủ tiền và đúng hạn.
- Quản lý chênh lệch chi phí: Phát hiện, ghi nhận và tổng hợp các khoản chênh lệch giữa báo cáo từ đơn vị vận chuyển và dữ liệu doanh nghiệp.
- Theo dõi trạng thái vận đơn: Phần mềm kiểm tra vận chuyển giúp quản lý toàn bộ vòng đời vận đơn, từ khi tạo đơn, giao hàng, đến khi hoàn hoặc hủy đơn, qua đó việc kiểm soát tình trạng hàng hóa trở nên dễ dàng hơn.
- Báo cáo đối soát tổng hợp: Ứng dụng đối soát vận chuyển MONA TMS tự động xuất báo cáo chi tiết theo kỳ, đối tác hoặc trạng thái đơn hàng, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của từng đối tác vận chuyển.
Không chỉ dừng lại ở chức năng đối soát, MONA TMS còn là phần mềm quản lý vận chuyển toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận hành nhờ vào các tính năng nổi bật khác như:
- Quản lý tài xế và phương tiện: Lưu trữ thông tin tài xế, lịch trình, quản lý xe vận tải chặt chẽ, theo dõi tình trạng xe và bảo dưỡng phương tiện.
- Lập kế hoạch vận tải tối ưu: MONA TMS quản lý phương tiện vận tải sát sao, gợi ý tuyến đường và phân bổ đơn hàng thông minh, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển.
- Quản lý kho bãi: Phần mềm giúp theo dõi hàng tồn, xuất nhập kho, từ đó quá trình kiểm soát hàng hóa hiệu quả hơn và tránh thất thoát không đáng có.
- Theo dõi hiệu suất giao hàng: Hệ thống MONA TMS theo dõi vận chuyển chi tiết giúp ghi nhận tỷ lệ giao hàng thành công, đơn hoàn, đơn trễ, hỗ trợ cải thiện chất lượng dịch vụ vận chuyển.
Như vậy, MONA TMS không chỉ là một phần mềm đối soát vận chuyển, mà còn là giải pháp TMS toàn diện giúp quản lý và tối ưu hóa mọi nghiệp vụ trong quy trình logistic. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 636 648 để được tư vấn giải pháp quản lý vận tải tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Khi tốc độ và độ chính xác là yếu tố quyết định sự cạnh tranh, thì đối soát vận chuyển thủ công đã không còn đáp ứng được nhu cầu vận hành ngày càng phức tạp. Việc ứng dụng phần mềm vận tải MONA TMS là giải pháp giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình đối soát, đảm bảo minh bạch tài chính, kiểm soát chặt chẽ dòng tiền và tối ưu chi phí vận hành.
