Đối soát vận chuyển là gì? Giải pháp đối soát vận chuyển hiệu quả

Trong hoạt động logistics, đối soát vận chuyển là một khâu không thể thiếu để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình giao nhận hàng. Đây là bước giúp doanh nghiệp kiểm tra, so sánh dữ liệu, từ đó phát hiện sai lệch về cước phí, trạng thái giao hàng hay hoàn đơn. Việc triển khai phần mềm quản lý đối soát vận chuyển không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn giảm thất thoát chi phí. Cùng Trang Web Nhập Hàng tìm hiểu chi tiết hơn về giải pháp đối soát vận chuyển trong bài viết dưới đây nhé.

Đối soát vận chuyển là gì?

Đối soát vận chuyển (For Control) là quá trình rà soát và đối chiếu các đơn giao hàng thành công với số tiền thu hộ giữa đơn vị vận chuyển và chủ shop, sau khi đã trừ đi các chi phí của đơn hàng theo chu kỳ thanh toán định sẵn.

Công thức tính tiền đối soát sẽ như sau:

Tiền đối soát = Tiền thu hộ + Shop trả phí khi trả hàng (nếu có) + Shop trả trước (nếu có) – Phí giao hàng – Phí bảo hiểm (nếu có) – Phí lưu kho (nếu có) – Phí chuyển hoàn (nếu có) – Phí đồng kiểm (nếu có) – Phí thay đổi địa chỉ (nếu có) + Khuyến mãi (nếu có) – Phí chuyển khoản.

Bên cạnh khái niệm đối soát vận tải, còn có hai trạng thái thường gặp khác trong quá trình quản lý đơn hàng:

Đã đối soát vận chuyển online: Chỉ trạng thái mà đơn vị vận chuyển đã hoàn tất việc đối chiếu và thanh toán với chủ shop.
Đã giao hàng nhưng chưa đối soát: Mô tả những đơn hàng đã được giao thành công cho khách nhưng chưa được thực hiện bước đối soát thanh toán.

→ Xem thêm: Phần mềm rà soát đơn hàng chính xác, hiệu quả

Vì sao cần quản lý đối soát vận chuyển chặt chẽ?

Khi sử dụng dịch vụ giao hàng thu hộ COD, dòng tiền không đi thẳng về người bán ngay sau khi giao hàng. Số tiền khách thanh toán sẽ được đơn vị vận chuyển tạm giữ và chỉ được hoàn trả sau khi hoàn tất đối soát theo kỳ. Nghĩa là chỉ cần lệch dữ liệu ở một mắt xích như trạng thái giao nhận, phí phát sinh, hoàn hàng, hoặc chứng từ, việc chốt tiền sẽ bị kéo dài, thậm chí phát sinh tranh chấp.

Lúc này, quy trình đối soát COD chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp nhìn rõ từng khoản tiền thu hộ theo từng vận đơn, biết khoản nào đã về, khoản nào đang treo, và khoản nào có rủi ro. Nhờ đó, việc thu chi trở nên minh bạch, đúng hạn, hạn chế tình trạng thiếu hụt dòng tiền do chậm hoàn COD hoặc sai lệch cước.

Không chỉ vậy, việc đối soát vận đơn còn giúp chủ shop kịp thời phát hiện và xử lý những sai sót, chênh lệch về cước phí, hoặc các vấn đề phát sinh nghiêm trọng khác như hư hỏng, thất lạc hàng hóa trong quá trình giao nhận, từ đó bảo vệ quyền lợi cho cả người bán lẫn đơn vị vận chuyển.

Quy trình quản lý đối soát vận chuyển chuẩn

Để quy trình đối soát vận chuyển diễn ra minh bạch và tránh thất thoát, nguyên tắc cốt lõi là đối soát 2 chiều, không nên chỉ dựa vào file báo cáo từ đơn vị vận chuyển mà cần phải có một file dữ liệu gốc để đối chiếu.

Thiết lập và quản lý dữ liệu gốc

Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào bưu cục, các chủ shop cần chủ động ghi nhận dữ liệu ngay từ đầu theo các bước:

Bước 1: Xuất dữ liệu: Khi chốt đơn trên phần mềm bán hàng, bạn xuất danh sách đơn hàng cần gửi. Bưu tá sẽ ký nhận dựa trên danh sách này.
Bước 2: Cập nhật mã vận đơn: Sau khi đơn vị vận chuyển xác nhận và gửi lại danh sách kèm mã bill, bạn cần kiểm tra kỹ và cập nhật mã này vào file gốc, có thể dùng hàm VLOOKUP nếu làm thủ công trên Excel.
Bước 3: Theo dõi trạng thái đơn hàng:
- Đang gửi: Đơn hàng đang trên đường đi đến khách.
- Giao thành công: Khách đã nhận và thanh toán (lúc này tiền vẫn ở phía đơn vị vận chuyển).
- Hoàn thành: Đơn vị vận chuyển đã chuyển khoản tiền thu hộ cho bạn.
- Chờ hoàn: Khách không nhận, đơn hàng đang quay về kho.
- Đã hoàn: Shop đã nhận lại được hàng hoàn trả vật lý.

Thực hiện đối soát dữ liệu

Sau khi đã chuẩn bị xong dữ liệu đầu vào, tiếp tới giai đoạn quan trọng là so khớp số liệu. Đây là lúc bạn xác định xem tiền và hàng của mình có đang bị rò rỉ ở đâu không. Quy trình đối soát vận tải chuẩn sẽ đi qua 3 khâu nhỏ sau:

Đối soát tiền thu hộ COD

Quy trình đối soát tiền thu hộ COD này bắt đầu khi đơn vị vận chuyển chuyển khoản tiền thu hộ và gửi kèm một bảng kê chi tiết (thường là file Excel) liệt kê các đơn hàng đã được thanh toán. Nhiệm vụ của bạn không phải là tin ngay vào con số tổng, mà phải thực hiện đối chiếu 2 chiều.

Đầu tiên, hãy sử dụng mã vận đơn làm khóa chính để dò tìm (dùng hàm VLOOKUP) giữa bảng kê của bưu điện và file gốc của shop.

Nếu dữ liệu khớp: Bạn hãy cập nhật trạng thái đơn hàng trên file gốc sang “hoàn thành”.
Nếu có sai lệch: Đây là lúc các giải pháp đối soát vận chuyển phát huy tác dụng. Bạn cần lọc ra ngay những đơn hàng đã giao thành công quá hạn mà chưa thấy tiền về, hoặc số tiền thực nhận thấp hơn giá trị đơn hàng. Hãy lập tức ghi chú lại các trường hợp này để yêu cầu đơn vị vận chuyển giải trình. Nhớ lưu lại toàn bộ biên bản đối soát COD để làm bằng chứng tranh chấp sau này.

Đối soát cước phí vận chuyển

Bên cạnh tiền thu hộ, chi phí vận chuyển là hạng mục dễ xảy ra tranh cãi nhất trong đối soát vận tải. Nếu không kiểm tra kỹ, lợi nhuận của bạn sẽ bị bào mòn bởi các khoản phí chênh lệch âm thầm.

Đối với shop có thỏa thuận đồng giá: Việc này khá nhẹ nhàng, bạn chỉ cần nhân tổng số đơn với mức giá đã ký kết.
Đối với shop tính phí linh hoạt: Bạn cần đặc biệt chú ý đến trọng lượng quy đổi và khu vực giao hàng. Hãy so sánh mức phí trên bảng kê với bảng giá niêm yết ban đầu.

Đối soát hàng hoàn trả

Nhiều chủ shop thường chỉ tập trung vào tiền mà quên mất rằng hàng hoàn trả cũng là vốn. Quy trình đối soát vận chuyển chỉ thực sự kết thúc khi bạn xử lý xong các đơn hàng không thành công.

Hãy rà soát lại danh sách các đơn có trạng thái chờ hoàn trên file gốc. Khi nhận hàng hoàn từ bưu tá, bạn cần kiểm tra ngay lập tức hai yếu tố: số lượng và chất lượng. Nếu phát hiện bất kỳ tổn thất nào, bạn cần lập biên bản tại chỗ để làm cơ sở yêu cầu bồi thường. Sử dụng các giải pháp đối soát vận tải chuyên nghiệp cũng sẽ giúp bạn theo dõi hành trình đơn hoàn chặt chẽ hơn, tránh tình trạng hàng bốc hơi không rõ lý do.

→ Xem thêm: Top 10 Phần mềm quản lý kho bán hàng hiệu quả, tiết kiệm nhất

Vấn đề thường gặp trong quá trình đối soát vận chuyển

Quá trình đối soát vận đơn, đặc biệt là với các doanh nghiệp có số lượng đơn hàng lớn, thường phát sinh nhiều vướng mắc khiến việc quản lý và kiểm soát trở nên phức tạp. Dưới đây là những khó khăn phổ biến trong đối soát vận tải mà doanh nghiệp thường gặp phải:

Chậm trễ trong đối soát

Một số đơn vị vận chuyển vẫn đối soát theo quy trình thủ công hoặc phụ thuộc nhiều vào thao tác của nhân sự, nên rất dễ phát sinh tình trạng xử lý chậm. Khi đối soát bị trì hoãn, người bán không thể nhận tiền thu hộ đúng kỳ, dẫn đến thiếu hụt dòng tiền để nhập hàng, trả lương, chạy quảng cáo hoặc xoay vòng vốn. Với các shop có tần suất đơn cao, việc chậm vài ngày không chỉ là bất tiện mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch kinh doanh.

Sai sót trong đối soát

Sai sót thường xuất hiện khi khối lượng đơn lớn và dữ liệu nằm rời rạc giữa nhiều hệ thống hoặc file tổng hợp. Chỉ cần nhập nhầm một con số, khớp sai một mã vận đơn, hoặc tính nhầm cước phí và phụ phí, bảng đối soát sẽ lệch ngay. Từ đó phát sinh thêm thời gian tra soát, yêu cầu giải trình, gửi lại chứng từ, và kéo theo tranh cãi giữa các bên. Trường hợp nghiêm trọng hơn là doanh nghiệp không phát hiện kịp sai lệch, dẫn đến thất thoát tiền COD hoặc chịu chi phí vận chuyển cao hơn thực tế.

=> Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý đối soát vận chuyển để chuẩn hoá dữ liệu vận đơn, tự động đối chiếu COD và cước phí, giảm thao tác thủ công, và giúp chốt đối soát nhanh, đúng và minh bạch theo từng kỳ.

MONA TMS – Phần mềm đối soát vận tải tốt nhất

Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp logistics phụ thuộc rất lớn vào quy trình đối soát vận chuyển chính xác. Thế nhưng, giải pháp đối soát vận tải thủ công lại tiềm ẩn nhiều sai sót và làm tiêu tốn lượng lớn nguồn lực, gây ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Để giải quyết triệt để thách thức này, chúng tôi đã nghiên cứu và phát triển nên MONA TMS – giải pháp phần mềm logistics giúp quản lý đối soát và vận chuyển đơn hàng tốt nhất hiện nay.

Phần mềm đối soát vận tải MONA TMS là được thiết kế để giải quyết triệt để những khó khăn trong quá trình đối soát mà doanh nghiệp thường gặp phải như:

Tự động hóa thu thập dữ liệu: Hệ thống đối soát vận chuyển tự động kết nối và đồng bộ dữ liệu từ nhiều nguồn, từ sàn thương mại điện tử, hệ thống bán hàng, đến đơn vị vận chuyển, giúp giảm thiểu sai sót khi nhập liệu thủ công.
Đối chiếu cước phí tự động: MONA TMS hỗ trợ so sánh chi phí vận chuyển giữa đơn vị giao hàng và bảng giá nội bộ, phát hiện sai lệch cước phí trong thời gian thực.
Đối chiếu tiền COD tự động: Hệ thống TMS sẽ theo dõi và đối chiếu chính xác số tiền thu hộ từ các đơn hàng, đảm bảo doanh nghiệp nhận đủ tiền và đúng hạn.
Quản lý chênh lệch chi phí: Phát hiện, ghi nhận và tổng hợp các khoản chênh lệch giữa báo cáo từ đơn vị vận chuyển và dữ liệu doanh nghiệp.
Theo dõi trạng thái vận đơn: Phần mềm kiểm tra vận chuyển giúp quản lý toàn bộ vòng đời vận đơn, từ khi tạo đơn, giao hàng, đến khi hoàn hoặc hủy đơn, qua đó việc kiểm soát tình trạng hàng hóa trở nên dễ dàng hơn.
Báo cáo đối soát tổng hợp: Ứng dụng đối soát vận chuyển MONA TMS tự động xuất báo cáo chi tiết theo kỳ, đối tác hoặc trạng thái đơn hàng, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của từng đối tác vận chuyển.

Không chỉ dừng lại ở chức năng đối soát, MONA TMS còn là phần mềm quản lý vận chuyển toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận hành nhờ vào các tính năng nổi bật khác như:

Quản lý tài xế và phương tiện: Lưu trữ thông tin tài xế, lịch trình, quản lý xe vận tải chặt chẽ, theo dõi tình trạng xe và bảo dưỡng phương tiện.
Lập kế hoạch vận tải tối ưu: Hỗ trợ quản lý phương tiện vận tải sát sao, gợi ý tuyến đường và phân bổ đơn hàng thông minh, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển.
Quản lý kho bãi: Phần mềm giúp theo dõi hàng tồn, xuất nhập kho, từ đó quá trình kiểm soát hàng hóa hiệu quả hơn và tránh thất thoát không đáng có.
Theo dõi hiệu suất giao hàng: Hệ thống MONA TMS theo dõi vận chuyển chi tiết giúp ghi nhận tỷ lệ giao hàng thành công, đơn hoàn, đơn trễ, hỗ trợ cải thiện chất lượng dịch vụ vận chuyển.

Như vậy, MONA TMS không chỉ là một phần mềm đối soát vận chuyển, mà còn là giải pháp TMS toàn diện giúp quản lý và tối ưu hóa mọi nghiệp vụ trong quy trình logistic. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 636 648 để được tư vấn giải pháp quản lý vận tải tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Có thể thấy, đối soát vận chuyển là bước chốt dữ liệu và dòng tiền giữa doanh nghiệp và đơn vị giao nhận. Làm đúng giúp kiểm soát COD, cước phí và phụ phí theo từng vận đơn, hạn chế sai lệch và rút ngắn thời gian chốt thanh toán. Vì vậy, doanh nghiệp nên chuẩn hoá quy trình và áp dụng giải pháp phù hợp để đối soát vận chuyển nhanh, chính xác và minh bạch. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp trên đây sẽ hữu ích tới doanh nghiệp bạn.