Đơn hàng bị thất lạc: Cách xử lý và khắc phục hiệu quả nhất

Đơn hàng bị thất lạc là một trong những sự cố khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu, đặc biệt trong hoạt động nhập hàng xuyên biên giới với nhiều khâu trung gian. Chỉ một mắt xích sai lệch ở giai đoạn lưu kho, trung chuyển hoặc giao nhận cuối cùng cũng có thể khiến kiện hàng biến mất, kéo theo thời gian xử lý kéo dài, chi phí phát sinh và uy tín giảm sút nghiêm trọng. Trong bài viết này, hãy cùng Thiết kế hệ thống đặt hàng Tmall phân tích chi tiết những cách xử lý khi đơn hàng bị thất lạc để giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát và hạn chế rủi ro tối đa.

Vì sao thường xảy ra tình trạng đơn hàng bị thất lạc?

Tình trạng đơn hàng bị thất lạc thường không xuất phát từ một nguyên nhân đơn lẻ mà là kết quả của nhiều yếu tố cộng hưởng, từ sai sót nhỏ trong khâu nhập liệu cho đến hạn chế của hệ thống quản lý. Dưới đây là những lý do có thể dẫn đến tình trạng thất lạc hàng hóa trong quá trình vận chuyển:

Thông tin giao nhận không đầy đủ hoặc sai lệch: Một ký tự sai trong địa chỉ, số điện thoại hay mã vận đơn cũng có thể khiến kiện hàng đi sai tuyến và khó truy vết.
Quy trình đóng gói, dán nhãn chưa chuẩn hóa: Thiếu nhãn định danh rõ ràng hoặc gắn nhầm mã lô hàng khiến nhân viên kho dễ nhầm lẫn khi sắp xếp và xuất hàng.
Hệ thống quản lý tồn kho và vận chuyển bị quá tải: Khi lượng đơn tăng đột biến nhưng phần mềm theo dõi chưa đủ linh hoạt, dữ liệu có thể bị lỗi hoặc cập nhật chậm, gây nhầm lẫn vị trí hàng.
Lỗi thao tác từ nhân sự vận hành: Việc giao nhầm, ghi sai thông tin hay không tuân thủ quy trình đối soát vận chuyển cũng có thể khiến hàng hóa bị thất lạc khi vận chuyển.
Rủi ro khách quan trong vận chuyển: Hàng hóa có thể bị mất cắp, rách vỡ hoặc thất lạc trong quá trình luân chuyển giữa các điểm trung chuyển.
Hệ thống theo dõi trực tuyến gặp sự cố: Lỗi kỹ thuật, đường truyền gián đoạn hoặc dữ liệu không đồng bộ khiến doanh nghiệp không thể xác định chính xác vị trí đơn hàng.
Lựa chọn đơn vị vận chuyển thiếu uy tín: Các đối tác không có kinh nghiệm hoặc quy trình quản lý lỏng lẻo sẽ làm gia tăng nguy cơ thất lạc, đặc biệt là khi xử lý đơn hàng số lượng lớn.

Đơn hàng bị thất lạc gây ra những ảnh hưởng gì?

Khi đơn hàng bị thất lạc, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều hệ quả nghiêm trọng, tác động trực tiếp đến vận hành và uy tín thương hiệu. Có thể kể đến các ảnh hưởng chính sau:

Gián đoạn vận hành: Doanh nghiệp phải tạm dừng giao hàng, rà soát dữ liệu, kiểm tra lại quy trình kho vận và điều phối, gây lãng phí thời gian và phát sinh thêm chi phí.
Chậm tiến độ sản xuất – kinh doanh: Một kiện hàng thất lạc có thể làm trễ kế hoạch sản xuất hoặc chuỗi cung ứng, khiến các hoạt động tiếp theo bị đình trệ.
Giảm trải nghiệm khách hàng: Khi khách hàng bị delay giao hàng hoặc không biết đơn đang ở đâu thì sẽ đánh giá thấp năng lực vận hành của doanh nghiệp.
Suy giảm niềm tin: Tình trạng đơn hàng bị thất lạc dễ khiến khách hàng nghi ngờ độ chuyên nghiệp, đặc biệt với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics.
Tăng chi phí xử lý sự cố: Doanh nghiệp phải huy động nhân sự kiểm tra nguyên nhân, cập nhật thông tin, làm việc với khách hàng và có thể phải bồi thường thiệt hại.
Rủi ro mất hợp đồng và uy tín thương hiệu: Chỉ một vài sai sót trong vận hành cũng đủ khiến doanh nghiệp đánh mất khách hàng lớn, ảnh hưởng đến hình ảnh và khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Có thể thấy, một sự cố tưởng nhỏ như đơn hàng bị thất lạc có thể tạo ra tác động dây chuyền lớn, vì vậy việc kiểm soát quy trình và phòng ngừa rủi ro là yếu tố doanh nghiệp không thể xem nhẹ.

Cách xử lý khi đơn hàng bị thất lạc

Trường hợp đơn hàng bị lạc, doanh nghiệp cần triển khai quy trình xử lý theo từng bước rõ ràng để vừa kiểm soát tình hình, vừa đảm bảo quyền lợi cho khách hàng. Dưới đây là ba bước cơ bản mà các doanh nghiệp nên thực hiện ngay khi phát hiện sự cố:

Bước 1: Kiểm tra và đối soát thông tin vận đơn

Ngay khi phát hiện dấu hiệu đơn hàng bị mất, bộ phận phụ trách cần rà soát lại toàn bộ mã vận đơn, lộ trình giao hàng và điểm quét cuối cùng trên hệ thống. Nếu có sai lệch, cần ghi nhận cụ thể để phục vụ cho quá trình đối soát đơn hàng. Đồng thời, doanh nghiệp nên xem lại các điều khoản bồi thường của đơn vị vận chuyển để xác định quyền lợi khi hàng hóa bị mất.

Bước 2: Liên hệ với đơn vị vận chuyển

Sau khi đối chiếu dữ liệu nội bộ, hãy lập tức liên hệ với bên vận tải hoặc kho trung chuyển để kiểm tra xem hàng có bị chuyển nhầm hoặc tồn lại ở bưu cục khác không. Trong trường hợp không thể tìm đơn hàng bị mất, doanh nghiệp cần phối hợp với đơn vị vận chuyển để lập biên bản xác nhận và tiến hành quy trình bồi thường theo chính sách đã ký kết.

Bước 3: Chủ động thông báo cho khách hàng

Minh bạch thông tin với khách hàng là yếu tố then chốt để duy trì niềm tin. Doanh nghiệp nên chủ động liên hệ, giải thích tình hình, gửi lời xin lỗi và thông báo hướng xử lý kiện hàng bị thất lạc rõ ràng, chẳng hạn hoàn tiền hoặc gửi lại đơn mới. Cách ứng xử chuyên nghiệp sẽ giúp giảm thiểu khiếu nại và giữ chân khách hàng ngay cả khi xảy ra sự cố.

Cách phòng tránh tình trạng đơn hàng bị lạc mất

Để giảm thiểu tối đa rủi ro đơn hàng bị thất lạc, doanh nghiệp cần chủ động xây dựng một quy trình quản lý vận hành chặt chẽ và ứng dụng công nghệ vào từng khâu của chuỗi logistics. Cụ thể:

Chuẩn hóa thông tin đơn hàng ngay từ khâu tạo vận đơn: Mọi dữ liệu như mã hàng, địa chỉ, số điện thoại, giá trị hàng hóa và điểm giao – nhận cần được nhập chính xác và đồng nhất trên toàn hệ thống. Các thông tin này không chỉ phục vụ cho khâu giao hàng mà còn là cơ sở đối chiếu khi xảy ra sự cố. Song song đó, doanh nghiệp cần lưu trữ dữ liệu vận đơn có hệ thống để dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
Ứng dụng phần mềm quản lý vận hành toàn diện: Giải pháp phần mềm logistics cho phép doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu giữa kho, vận tải và giao nhận, đảm bảo mọi đơn hàng đều được giám sát liên tục theo thời gian thực. Mỗi kiện hàng được gắn mã định danh riêng, giúp việc truy xuất vị trí và kiểm tra hành trình trở nên nhanh chóng, chính xác. Ngoài ra, phần mềm quản lý vận tải hàng hoá còn tự động cảnh báo khi phát hiện đơn hàng chậm tiến độ hoặc sai lệch dữ liệu, giúp doanh nghiệp kịp thời xử lý trước khi sự cố trở nên nghiêm trọng.
Lựa chọn đối tác vận chuyển uy tín: Hợp tác với đối tác đáng tin cậy không chỉ giúp đảm bảo an toàn hàng hóa mà còn góp phần tối ưu chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Khi mọi quy trình được vận hành trên một nền tảng quản lý thống nhất, nguy cơ thất lạc đơn hàng sẽ được kiểm soát hiệu quả và minh bạch hơn.

MONA TMS – Phần mềm quản lý vận tải thông minh, chính xác

Gần 10 năm đồng hành cùng các doanh nghiệp nhập hàng và vận chuyển trong – ngoài nước, chúng tôi hiểu rõ một điều: quy trình quản lý vận chuyển nội địa luôn phức tạp và tiềm ẩn nhiều rủi ro, đặc biệt là nguy cơ thất lạc hàng hóa, chậm tiến độ và những chi phí phát sinh không đáng có. Đây là lý do chúng tôi phát triển phần mềm quản lý vận chuyển nội địa MONA TMS như một giải pháp toàn diện để chuẩn hóa, tối ưu và tự động hóa mọi hoạt động vận tải của doanh nghiệp.

Các tính năng nổi bật giúp MONA TMS trở thành công cụ đắc lực trong quản lý logistics hiện đại:

Quản lý đơn hàng toàn diện: Phần mềm quản lý đơn hàng cho phép tạo và nhập đơn hàng nhanh, đồng bộ thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Mỗi đơn sẽ được gắn mã vận đơn riêng biệt, giúp truy xuất trạng thái theo từng giai đoạn: chờ lấy hàng – đang vận chuyển – đã giao thành công, giúp hạn chế tối đa tình trạng thất thoát đơn hàng.
Quản lý kho bãi chặt chẽ: MONA TMS tích hợp module quản lý kho bãi thông minh, hỗ trợ kiểm tra hàng nhập – xuất – tồn theo thời gian thực. Tính năng check-in, check-out tự động của phần mềm quản lý kho bãi cũng giúp giảm tình trạng sai lệch số liệu, đồng thời đảm bảo việc luân chuyển hàng hóa giữa các kho được tối ưu và minh bạch hơn.
Lập kế hoạch vận tải tối ưu: Hệ thống cho phép tự động đề xuất tuyến đường ngắn nhất, phân bổ phương tiện phù hợp theo tải trọng và địa điểm giao hàng. Ngoài ra, tính năng quản lý gom đơn hàng và điều phối chuyến xe giúp doanh nghiệp giảm chi phí nhiên liệu, tăng hiệu suất vận chuyển và hạn chế tình trạng xe chạy rỗng.
Quản lý phương tiện và tài xế hiệu quả: Với GPS tracking tích hợp, MONA TMS cho phép theo dõi vị trí phương tiện theo thời gian thực. Hồ sơ xe và tài xế được lưu trữ chi tiết, bao gồm lịch bảo dưỡng, chi phí vận hành và hiệu suất làm việc. Phần mềm quản lý phương tiện vận tải còn hỗ trợ phân ca, giao lệnh vận chuyển và ký nhận điện tử, giúp giảm giấy tờ thủ công và nâng cao tính chính xác trong điều hành.
Báo cáo và đối soát: MONA TMS tự động tổng hợp doanh thu, chi phí và hiệu suất giao hàng, giúp doanh nghiệp đối soát minh bạch và ra quyết định dựa trên số liệu thực tế.
Ứng dụng cho khách hàng và tài xế: Khách hàng có thể dễ dàng tra cứu vận đơn, trong khi tài xế nhận lệnh và cập nhật trạng thái ngay trên ứng dụng, hỗ trợ quá trình giao nhận diễn ra nhanh và rõ ràng.

Với khả năng quản lý toàn diện, theo dõi chính xác và tối ưu từng khâu vận hành, MONA TMS không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro thất lạc hàng hóa mà còn nâng cao hiệu suất và tính chuyên nghiệp trong hoạt động logistics. Liên hệ HOTLINE 1900 636 648 để được tư vấn chi tiết về hệ thống quản lý vận tải TMS thông minh, tối ưu và phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn!

Nhìn chung, dù tình huống đơn hàng bị thất lạc là điều khó tránh khỏi trong hoạt động logistics nhưng doanh nghiệp vẫn có thể chủ động kiểm soát nếu xây dựng được quy trình quản lý chặt chẽ và ứng dụng công nghệ phù hợp. Với khả năng giám sát thời gian thực, cảnh báo tự động và quản lý đồng bộ từ kho đến vận chuyển, MONA TMS giúp doanh nghiệp xử lý nhanh mọi sự cố, tìm đơn hàng bị thất lạc dễ dàng hơn và hạn chế tối đa rủi ro. Đây chính là bước tiến quan trọng để doanh nghiệp của bạn vận hành chuyên nghiệp, chính xác và bền vững hơn trong tương lai. Hy vọng những cách xử lý đơn hàng bị thất lạc mà Thiết kế website order hàng Trung Quốc chia sẻ trên đây sẽ hữu ích với doanh nghiệp bạn.