Gom hàng là gì? Lợi ích và quy trình gom đơn hàng mới nhất

Trong lĩnh vực bán lẻ trực tuyến, việc tối ưu hóa quy trình giao hàng luôn là ưu tiên hàng đầu. Trong đó, một trong những khâu quan trọng giúp các chủ shop tiết kiệm thời gian và chi phí vận tải chính là gom hàng. Vậy gom hàng là gì? Gom hàng order mang lại lợi ích gì và quy trình thực hiện như thế nào? Bài viết này Trang Web Nhập Hàng sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện giúp các chủ shop, doanh nghiệp hiểu rõ về quy trình gom đơn hàng và giải pháp gom đơn bán suôn sẻ, kiểm soát tốt.

Gom hàng là gì?

Gom hàng (Consolidation) là một thuật ngữ quan trọng trong logistics, mô tả hoạt động tổng hợp nhiều đơn hàng nhỏ lẻ từ một hoặc nhiều người bán vào cùng một chuyến lấy hàng hoặc kiện lớn. Quá trình này bắt đầu khi shipper đến lấy hàng đã được gom đơn tại điểm của người bán, vận chuyển chúng đến kho hàng tổng hoặc bưu cục, sau đó tiến hành phân loại để giao đến khách hàng.

Hiện nay, nhiều đơn vị vận chuyển cung cấp dịch vụ gom hàng chuyên nghiệp có shipper đến lấy hàng tận nơi hoàn toàn miễn phí, giúp chủ shop không cần phải ra tận bưu cục để gửi hàng. Đặc biệt, chủ shop còn có thể hẹn giờ shipper lấy hàng trên hệ thống, giúp quy trình gom hàng order diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ, tối ưu hóa thời gian và chi phí cho các hoạt động gom đơn bán số lượng lớn.

Tầm quan trọng của việc gom đơn hàng

Hoạt động gom đơn hàng đóng vai trò quan trọng trong quá trình giao hàng, giúp cải thiện đáng kể hiệu quả vận hành và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng. Đây cũng là chiến lược tối quan trọng để gom đơn số lượng lớn hiệu quả, ít rủi ro, đặc biệt trong các chiến dịch gom hàng sale hoặc gom hàng order.

• Tối ưu hóa thời gian xử lý và phân loại hàng hóa: Khi shipper tập kết nhiều đơn từ các shop về kho hàng chỉ trong một lần duy nhất, quy trình phân loại sẽ diễn ra tập trung, dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều.
• Rút ngắn thời gian giao hàng: Nhờ quá trình phân loại nhanh chóng và chính xác ngay từ đầu, đơn vị vận chuyển có thể tối ưu hóa lộ trình vận chuyển, giúp giao hàng nhanh chóng đến tay khách hàng và hạn chế tối đa tình trạng giao nhầm đơn.
• Tránh thất lạc hàng hóa: Việc gom hàng về bưu cục trong một lần và xử lý tập trung giúp kiểm soát hàng hóa tốt hơn. Điều này đặc biệt quan trọng trong mùa mua sắm cao điểm khi lượng hàng hóa tăng vọt, giảm thiểu rủi ro đơn hàng bị lạc.
• Tiết kiệm thời gian và công sức cho chủ shop: Shipper sẽ chịu trách nhiệm đến tận nơi lấy và gom đơn hàng, giúp chủ shop tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức di chuyển ra bưu cục để gửi hàng.

Quy trình gom hàng chi tiết

Quy trình gom hàng được thực hiện theo các bước rõ ràng nhằm đảm bảo sự chính xác và tối ưu hóa thời gian vận chuyển. Chủ shop cần nắm vững quy trình này để phối hợp hiệu quả với đơn vị vận chuyển như sau:

Bước 1: Chủ shop tạo đơn hàng cần giao

Đầu tiên, chủ shop tiến hành tạo các vận đơn trên hệ thống website hoặc ứng dụng di động của đơn vị vận chuyển. Việc này là bắt buộc để khởi tạo vận đơn gom hàng hợp lệ. Chủ shop cần điền đầy đủ thông tin giao nhận và có thể tùy chọn hẹn giờ lấy hàng theo ca (tùy vào đơn vị vận chuyển), đảm bảo shipper đến gom đơn hàng nhanh chóng và phù hợp với lịch trình của shop.

Bước 2: Shipper đến shop để gom hàng order

Sau khi đơn hàng được tạo thành công và ca lấy hàng đã được xác nhận, shipper sẽ đến tận địa chỉ đã đăng ký để gom hàng order. Chủ shop cần chuẩn bị và đóng gói hàng hóa sẵn sàng trước khi shipper đến để quá trình gom đơn hàng diễn ra thuận lợi và tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa toàn bộ quá trình gom đơn.

Bước 3: Vận chuyển đơn hàng về kho tổng/bưu cục

Khi tiếp nhận hàng hóa từ shop, shipper có trách nhiệm vận chuyển toàn bộ kiện gom hàng về bưu cục hoặc kho hàng tổng của đơn vị vận chuyển. Tại đây, nhân viên kho sẽ tháo dỡ và tiến hành xử lý phân loại hàng hóa theo quy trình nội bộ.

Bước 4: Xử lý đơn hàng đã gom và tiến hành giao đến khách hàng

Tại kho tổng, hệ thống xử lý sẽ đọc mã đơn hàng, phân loại từng món hàng theo địa chỉ nhận cuối cùng. Sau khi hoàn tất phân loại, các đơn hàng này sẽ được chuyển giao cho shipper tuyến cuối để tiến hành giao đến tận tay người nhận, hoàn thành quy trình xử lý đơn hàng từ khâu gom hàng đến khâu giao.

Những khó khăn thường gặp trong quá trình gom đơn hàng

Mặc dù mang lại lợi ích về chi phí, rút ngắn thời gian giao hàng và tối ưu công sức cho chủ shop, quá trình gom hàng vẫn tiềm ẩn nhiều rào cản lớn, đặc biệt khi thực hiện thủ công hoặc bằng các hệ thống thiếu đồng bộ.

Dưới đây là những thách thức phổ biến mà các doanh nghiệp thường xuyên đối mặt trong quá trình gom hàng order hay gom hàng sale​:

• Khó xác định thời điểm và địa điểm gom đơn chính xác: Sự không rõ ràng về tiêu chí gom đơn hàng (thời điểm, kho, phương thức thanh toán) dẫn đến sự tùy tiện trong quyết định gom đơn. Điều này làm mất kiểm soát, gây lãng phí nguồn lực và sự nhầm lẫn ngay từ khâu lấy hàng đầu tiên.
• Nguy cơ làm chậm thời gian giao hàng: Toàn bộ các đơn hàng trong kiện gom hàng phụ thuộc vào quy trình xử lý tại kho tổng. Bất kỳ sự chậm trễ nào trong khâu tháo dỡ, kiểm đếm hay phân loại đơn hàng đều sẽ kéo theo sự chậm trễ giao hàng, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín.
• Nhầm lẫn địa chỉ và người nhận: Thiếu công cụ quét mã vạch chuyên nghiệp khiến việc gom nhầm các đơn hàng ở địa chỉ khác nhau vào cùng một kiện lớn là thường xuyên xảy ra. Việc phát hiện và khắc phục sai sót này tại kho tổng tốn kém thời gian và chi phí logistics đáng kể để có thể xử lý.
• Rắc rối trong khâu đóng gói và phân loại: Sự không đồng nhất về quy cách đóng gói và loại hàng hóa từ nhiều shop gây khó khăn trong việc tối ưu hóa không gian xe vận chuyển. Điều này làm tăng nguy cơ hư hỏng và phức tạp hóa công đoạn phân loại hàng hóa ở trung tâm xử lý.
• Tracking và tra cứu đơn hàng phức tạp: Thiếu hệ thống quản lý mã vận đơn gom hàng liên kết (Master-Child Waybill) khiến việc theo dõi trạng thái từng đơn hàng riêng lẻ trở nên mờ mịt. Cả người bán và khách hàng đều khó tra cứu vị trí hàng hóa theo thời gian thực, làm giảm tính minh bạch.
• Khó khăn khi đối soát: Sự thiếu minh bạch hoặc sai sót trong quá trình gom đơn hàng gây ra rắc rối lớn trong khâu đối soát tài chính, đặc biệt là giao dịch COD. Nếu dữ liệu không đồng nhất giữa các bước, việc xác định chính xác công nợ và tiền thu hộ sẽ phức tạp và tiềm ẩn rủi ro thất thoát tài chính.

→ Có thể bạn quan tâm: Phần mềm rà soát đơn hàng chính xác, hiệu quả

MONA TMS – Phần mềm giúp quá trình gom hàng diễn ra suôn sẻ

Như đã phân tích ở trên, quá trình gom hàng thủ công thường xuyên gặp phải các vấn đề như chậm trễ, nhầm lẫn và khó khăn trong việc đối soát vận chuyển. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc mà còn gây ra sự mất lòng tin từ khách hàng. Chính vì vậy, phần mềm quản lý vận tải hàng hoá – MONA TMS ra đời để giải quyết triệt để những vấn đề này, biến công việc gom đơn từ thủ công thành một quy trình tự động hóa, khoa học và chính xác.

Các tính năng nổi bật của MONA TMS giúp quá trình gom đơn hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi:

• Theo dõi vận đơn chặt chẽ: Mọi vận đơn gom hàng đều được quản lý điện tử theo thời gian thực. Phần mềm quản lý vận đơn giám sát sát sao từng bước xử lý tại kho tổng/bưu cục. Nếu có bất kỳ sự gián đoạn hay chậm trễ nào, hệ thống sẽ tự động gửi cảnh báo, cho phép đội ngũ can thiệp kịp thời, loại bỏ nguy cơ chậm trễ giao hàng đồng loạt.
• Tracking minh bạch cho cả kiện gom và từng đơn bên trong: MONA TMS cung cấp hệ thống tra cứu mã vận đơn kép (Master-Child Waybill). Khách hàng có thể tra cứu vị trí kiện gom hàng lớn, đồng thời theo dõi trạng thái chính xác của từng đơn hàng nhỏ lẻ bên trong, loại bỏ hoàn toàn tình trạng nhầm lẫn địa chỉ và tăng tính minh bạch tuyệt đối.
• Đơn giản hóa COD và đối soát sau khi gom: Phần mềm tự động tính toán, tách bạch và tổng hợp công nợ COD cho từng đơn hàng đã được gom đơn. Quá trình đối soát diễn ra nhanh chóng, chính xác theo báo cáo tự động, giảm thiểu rủi ro thất thoát tài chính và giải quyết dứt điểm các khó khăn khi đối soát.
• Tối ưu hóa gom đơn dựa trên dữ liệu: Hệ thống phân tích các tiêu chí như địa điểm, thời gian và phương thức thanh toán để tự động gợi ý và gom đơn hàng vào các kiện hợp lý nhất. Điều này giải quyết triệt để vấn đề khó xác định thời điểm, địa điểm gom đơn, chuyển việc gom đơn bán từ cảm tính sang quy tắc.

Ngoài việc hỗ trợ gom đơn hàng thông minh, MONA TMS còn là một hệ thống quản lý vận tải nội địa toàn diện còn cung cấp các tính năng đột phá giúp doanh nghiệp giải quyết nhiều bài toán logistics quan trọng khác:

• • Quản lý phương tiện và tài xế: MONA TMS cung cấp giải pháp quản lý phương tiện chi tiết, theo dõi hồ sơ xe (biển số, tải trọng, lịch bảo dưỡng), phân công tài xế và chuyến đi một cách khoa học. Sử dụng GPS tracking để giám sát vị trí theo thời gian thực, đảm bảo tối ưu hiệu suất và kéo dài tuổi thọ phương tiện.
  • Lập kế hoạch và tối ưu tuyến đường: Phần mềm quản lý giao nhận hàng tự động gợi ý tuyến đường ngắn nhất, không chỉ giúp tiết kiệm nhiên liệu mà còn tối ưu hóa lộ trình giao hàng, điều phối xe hợp lý, từ đó giảm chi phí vận hành tổng thể.
  • Quản lý kho bãi và điểm trung chuyển: Phần mềm quản lý kho hỗ trợ check-in/check-out hàng hóa nhanh chóng, quản lý tồn kho và quy trình nhập – xuất tại các điểm trung chuyển. Đảm bảo mọi hàng hóa gom hàng được xử lý và lưu trữ hiệu quả, giảm rủi ro hư hỏng.
  • Báo cáo và đối soát chi phí: Cung cấp báo cáo minh bạch về doanh thu theo tuyến, chi phí nhiên liệu, lương tài xế, phí cầu đường và hiệu suất giao hàng (tỉ lệ giao thành công, trễ hẹn). Thống kê thành báo cáo chi tiết giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu chính xác.

MONA TMS chính là giải pháp phần mềm logistics hàng đầu, là khoản đầu tư chiến lược, giúp doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu hóa toàn bộ hoạt động vận tải. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 636 648 để nhận được tư vấn chuyên sâu về giải pháp công nghệ hiện đại, tối ưu cho chuỗi vận chuyển của doanh nghiệp.

Tóm lại, việc hiểu rõ vận đơn gom hàng là gì và áp dụng vào quy trình vận chuyển là chiến lược then chốt giúp các doanh nghiệp và shop bán lẻ tối ưu hóa chi phí, giảm thiểu nguy cơ mất hàng và giao hàng chậm trễ. Mặc dù quy trình gom đơn có thể gặp nhiều khó khăn, nhưng với sự hỗ trợ của công nghệ sẽ giúp khắc phục triệt để những khó khăn đang đối mặt. Hãy tìm hiểu cách kiểm soát quy trình gom hàng suôn sẻ, loại bỏ rủi ro nhầm lẫn và chậm trễ bằng cách ứng dụng giải pháp quản lý vận tải MONA TMS ngay hôm nay.