Quản lý vận tải luôn là một trong những bài toán phức tạp nhất trong chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp phải vận hành cùng lúc nhiều yếu tốnhư chi phí, thời gian, phương tiện, tài xế, khách hàng, nhà cung cấp… Chỉ cần một khâu vận hành thiếu hiệu quả cũng có thể khiến toàn bộ hệ thống bị chậm tiến độ, đội chi phí và mất lợi thế cạnh tranh. Bài viết này của Trang Web Nhập Hàng sẽ chia sẻ những kinh nghiệm quản lý vận tải đã được đúc kết từ quá trình triển khai thực tế cho hàng trăm doanh nghiệp trong lĩnh vực logistics, góp phần kiểm soát chi phí, nâng cao hiệu suất, mở rộng trong tương lai.
Quản lý vận tải là gì?
Quản lý vận tải là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, điều phối, kiểm soát toàn bộ hoạt động di chuyển hàng hóa, con người hoặc thông tin từ điểm xuất phát đến điểm đích cuối cùng một cách an toàn, đúng thời gian và tiết kiệm chi phí. Đây là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng, đảm bảo mọi hoạt động vận chuyển được triển khai trơn tru, từ lựa chọn phương tiện, tối ưu tuyến đường đến theo dõi trạng thái giao nhận. Nói cách khác, quản lý vận tải chính là nền tảng giúp doanh nghiệp vận hành ổn định, giảm thiểu rủi ro và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Bản chất của quản lý điều hành vận tải nằm ở việc kiểm soát hiệu quả từng khâu: lập kế hoạch đơn hàng, quản lý phương tiện – tài xế, dự báo chi phí, phối hợp với nhà cung cấp, giám sát tiến độ và đảm bảo tuân thủ pháp lý. Khi doanh nghiệp xây dựng được quy trình quản lý vận tải bài bản, họ có thể tối ưu thời gian giao hàng, giảm chi phí vận chuyển, nâng cao tính linh hoạt và đáp ứng nhanh hơn trước nhu cầu của khách hàng.
→ Xem thêm: Top 7 Phần mềm quản lý ship hàng chính xác, hiệu quả hiện nay
Tầm quan trọng của hoạt động quản lý điều hành vận tải
Trong một thị trường đòi hỏi tốc độ, chính xác và chi phí tối ưu, hoạt động quản lý điều hành vận tải giữ vai trò như xương sống của toàn bộ chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp chỉ có thể vận hành trơn tru khi áp dụng đúng cách quản lý vận tải hiệu quả, đảm bảo mọi nguồn lực được sử dụng tối ưu và các rủi ro được kiểm soát kịp thời.
Những giá trị quan trọng mà công tác quản lý vận tải mang lại cho doanh nghiệp:
- Đảm bảo dòng chảy hàng hóa liên tục: Vận hành được giám sát chặt chẽ giúp hạn chế gián đoạn, giảm nguy cơ tồn kho hoặc giao hàng chậm.
- Tối ưu chi phí vận chuyển: Lập kế hoạch lộ trình thông minh, phân bổ phương tiện đúng nhu cầu giúp giảm lãng phí nhiên liệu và hạn chế chi phí phát sinh.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ: Khả năng theo dõi trạng thái vận chuyển theo thời gian thực giúp doanh nghiệp chủ động xử lý vấn đề và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
- Gia tăng năng suất vận hành: Khi các tác vụ thủ công được tự động hóa, nhân sự có thêm thời gian tập trung vào nhiệm vụ chiến lược, cải thiện hiệu quả toàn hệ thống.
- Tăng khả năng thích ứng với biến động: Một hệ thống quản lý vận tải bài bản cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh với thay đổi lịch trình, sự cố phương tiện hay nhu cầu bất ngờ.
- Xây dựng lợi thế cạnh tranh dài hạn: Giao hàng nhanh, đúng hạn và ổn định giúp doanh nghiệp tạo dấu ấn mạnh mẽ trên thị trường, đặc biệt trong ngành logistics cạnh tranh khốc liệt.
- Định hướng phát triển bền vững: Tối ưu lộ trình và tài nguyên vận chuyển giúp giảm phát thải, phù hợp xu thế vận tải xanh và nâng cao hình ảnh thương hiệu.
9 Kinh nghiệm quản lý vận tải hiệu quả cho doanh nghiệp
Để vận tải vận hành mạch lạc và tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp cần nhiều hơn là những quy trình dịch vụ logistics cơ bản. Những kinh nghiệm quản lý hệ thống vận tải dưới đây sẽ giúp chủ động kiểm soát hoạt động, giảm rủi ro và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trong mọi giai đoạn tăng trưởng.
Xây dựng quy trình quản lý vận tải hoàn chỉnh
Kinh nghiệm điều hành vận tải đầu tiên là xây dựng quy trình quản lý hoàn chỉnh, đòi hỏi doanh nghiệp xác định rõ luồng vận chuyển từ xuất hàng, đóng gói đến giao nhận. Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức vận chuyển tối ưu theo mục tiêu tốc độ hoặc chi phí, kết hợp ứng dụng phần mềm để kiểm soát hành trình và xử lý thủ tục chính xác. Khi toàn bộ quy trình được đồng bộ, dữ liệu minh bạch hơn, khách hàng cập nhật trạng thái đơn hàng dễ dàng và doanh nghiệp duy trì hiệu suất vận hành ổn định.
Quản lý chi phí vận chuyển hiệu quả
Chi phí vận tải luôn chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động logistics, nên kiểm soát tốt khoản này giúp doanh nghiệp nâng cao lợi nhuận và chủ động trong vận hành.
- Phân tích chi phí theo chu kỳ: Tổng hợp chi phí nhiên liệu, bảo dưỡng, nhân sự và phí đường bộ để xác định khoản nào đang đội lên bất thường.
- Thỏa thuận giá cước có lợi: Hợp tác dài hạn với đơn vị vận tải hoặc nhà cung cấp để nhận mức giá tốt hơn, đặc biệt khi doanh nghiệp sở hữu sản lượng đều đặn.
- Tận dụng hệ thống phần mềm: Dữ liệu từ TMS giúp doanh nghiệp theo dõi chi phí theo chuyến, dự báo chi tiêu và giảm sai sót so với ghi chép thủ công.
- Tối ưu chi phí tồn kho: Kinh nghiệm quản lý vận tải là dùng FIFO hoặc phần mềm quản lý kho để hạn chế hư hỏng, đảm bảo dòng hàng luân chuyển nhanh và giảm chi phí lưu trữ.
Kiểm soát tốt mối quan hệ với nhà cung cấp
Một phần quan trọng trong kinh nghiệm vận tải mà doanh nghiệp không thể bỏ qua chính là xây dựng quan hệ bền vững với nhà cung cấp. Khi sự hợp tác được duy trì minh bạch và ổn định, doanh nghiệp dễ dàng tối ưu chi phí, tiến độ và chất lượng vận chuyển.
- Duy trì giao tiếp chủ động: Cập nhật tình hình sản xuất cũng như vận chuyển để hạn chế rủi ro đứt gãy nguồn hàng.
- Thiết lập thỏa thuận rõ ràng: Quy định minh bạch về giá, thời gian giao và cam kết xử lý sự cố để hai bên đồng thuận ngay từ đầu.
- Đánh giá định kỳ chất lượng nhà cung cấp: Theo dõi tỷ lệ giao đúng hẹn, độ ổn định của nguồn hàng và khả năng hỗ trợ trong các tình huống khẩn cấp.
- Xây dựng hợp tác dài hạn: Chia sẻ kế hoạch sản lượng để nhà cung cấp chuẩn bị năng lực phù hợp, đồng thời giúp doanh nghiệp hưởng mức giá ưu đãi hơn.
Tối ưu hoá không gian lưu trữ và hiển thị trong kho
Cách quản lý công ty vận tải chuẩn luôn chú trọng tối ưu hoá không gian kho để nâng cao tốc độ xử lý đơn hàng và giảm chi phí vận hành. Không gian được tổ chức khoa học giúp quá trình lưu trữ, xuất nhập diễn ra mượt mà và an toàn hơn. Để thực hiện được điều đó hãy chú ý làm theo những gợi ý sau:
- Phân khu kho rõ ràng: Tách biệt khu nhận hàng, lưu trữ, đóng gói và xuất hàng để tối ưu dòng chảy hàng hoá.
- Ứng dụng hệ thống kệ thông minh: Sử dụng kệ cao, kệ di động hoặc pallet nhằm tăng sức chứa mà không cần mở rộng diện tích.
- Áp dụng phương pháp lưu trữ chuẩn: Sắp xếp theo FIFO hoặc FEFO (hạn dùng sớm xuất trước) giúp hạn chế hư hỏng và giữ kho gọn gàng.
- Gắn nhãn và mã hoá hàng hóa: Tạo điều kiện cho nhân sự tìm kiếm nhanh, giảm sai sót khi xuất – nhập.
- Sử dụng phần mềm quản lý kho bãi: Theo dõi vị trí từng mặt hàng và tối ưu sơ đồ lưu trữ dựa trên tần suất xuất hàng.
Bắt kịp đối thủ trong ngành
Không ngừng theo dõi và đánh giá chiến lược của đối thủ cạnh tranh là một kinh nghiệm quản lý vận chuyển không thể thiếu để duy trì vị thế. Doanh nghiệp cần nắm bắt các công nghệ, mô hình dịch vụ và mức giá mà đối thủ đang áp dụng để cải thiện hiệu suất. Phân tích điểm mạnh, điểm yếu của họ giúp xây dựng chiến lược cạnh tranh phù hợp, đồng thời ưu tiên đầu tư vào công nghệ mới để tối ưu hóa quy trình giao nhận, từ đó cung cấp dịch vụ nhanh chóng, chính xác hơn và tạo ra lợi thế khác biệt trên thị trường.
Có phương án xử lý sự cố vận tải bất ngờ
Vận tải là lĩnh vực luôn tiềm ẩn rủi ro như thời tiết, tai nạn, sự cố kỹ thuật. Xây dựng kế hoạch dự phòng là kinh nghiệm quản lý vận tải thiết yếu để đảm bảo tính liên tục của chuỗi cung ứng:
- Phân nhóm các tình huống dễ phát sinh như thời tiết cực đoan, tắc đường, hỏng xe, sự cố kho bãi.
- Xây dựng kịch bản ứng phó tương ứng, đảm bảo mỗi kịch bản đều có nhân sự, phương tiện và tuyến thay thế.
- Đào tạo đội ngũ xử lý khẩn cấp để phản ứng nhanh và đúng quy trình trong mọi thời điểm.
- Tận dụng công nghệ theo dõi thời gian thực nhằm phát hiện bất thường và kích hoạt phương án dự phòng ngay lập tức.
- Đánh giá lại toàn bộ kế hoạch sau mỗi lần triển khai để tối ưu hóa mức độ sẵn sàng cho các lần tiếp theo.
Củng cố các mối quan hệ bên ngoài và bên trong
Đây là kinh nghiệm quản lý vận tải quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn với mạng lưới quan hệ mạnh mẽ ở cả bên ngoài lẫn nội bộ.
- Bên ngoài: Tăng cường kết nối với nhà cung cấp, đối tác và khách hàng thông qua trao đổi minh bạch, hợp tác linh hoạt và ưu tiên các thỏa thuận đôi bên cùng có lợi, giúp tối ưu chi phí và nâng chất lượng dịch vụ.
- Bên trong: Duy trì môi trường làm việc đoàn kết, đẩy mạnh giao tiếp giữa các phòng ban và đầu tư phát triển con người để xây dựng đội ngũ đồng nhất mục tiêu, hỗ trợ quá trình vận hành hiệu quả hơn.
Nâng cao năng lực đội ngũ
Yếu tố con người luôn giữ vai trò quan trọng nhất trong mọi quy trình vận hành. Doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo định kỳ về quy trình làm việc chuẩn, an toàn giao thông, và cách sử dụng các công nghệ mới cho đội ngũ tài xế và nhân viên logistics. Qua đó không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu rủi ro, mà còn xây dựng văn hóa trách nhiệm, khuyến khích sự chủ động giải quyết vấn đề, cải thiện chất lượng dịch vụ tổng thể của công ty.
Áp dụng công nghệ để quản lý vận tải
Công nghệ đang trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao độ chính xác, tăng tốc độ xử lý đơn hàng và giảm chi phí trong vận hành vận tải. Các hệ thống hiện đại hỗ trợ theo dõi hành trình theo thời gian thực, tự động hóa tạo chứng từ và tối ưu hóa lộ trình nhằm hạn chế sai sót thủ công. Đây cũng là lý do nhu cầu sử dụng các phần mềm quản lý vận tải thông minh như MONA TMS ngày càng trở nên cần thiết trong ngành logistics hiện nay.
MONA TMS – Phần mềm quản lý vận tải thông minh, ưu việt
Với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai hệ thống nhập hàng và giải pháp phần mềm logistics cho hàng trăm doanh nghiệp, MONA thấu hiểu sâu sắc nghiệp vụ cũng như những khó khăn mà doanh nghiệp vận tải Việt Nam đang đối mặt như chi phí vận hành tăng cao, quy trình cồng kềnh, khó kiểm soát tài xế, phương tiện cũng như thiếu dữ liệu để ra quyết định. Từ thực tế đó, MONA TMS ra đời như một lời giải hoàn hảo cho bài toán phức tạp trên. MONA TMS là giải pháp quản lý vận tải toàn diện, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, giảm sai sót, nâng cao hiệu suất và tối ưu chi phí trong toàn bộ chuỗi vận chuyển nội địa.
Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý vận tải MONA TMS:
- Quản lý đơn hàng và vận đơn: Tạo và import đơn hàng nhanh chóng, theo dõi trạng thái giao nhận theo thời gian thực, mã vận đơn tra cứu riêng, lưu toàn bộ lịch sử xử lý minh bạch.
- Giải pháp quản lý phương tiện và tài xế: Số hóa hồ sơ phương tiện (tải trọng, lịch bảo dưỡng), phân công tài xế khoa học và giám sát hành trình chi tiết qua GPS tracking.
- Lập kế hoạch vận chuyển và tối ưu tuyến đường: Tự động gợi ý tuyến đường ngắn nhất, gom đơn hàng theo khu vực, điều phối xe hợp lý để giảm chuyến rỗng và cắt giảm chi phí nhiên liệu.
- Quản lý kho bãi, trung chuyển: Kiểm soát chặt chẽ hoạt động nhập, xuất kho, quản lý tồn kho chính xác và hạn chế thất lạc hàng hoá trong quá trình lưu trữ.
- Báo cáo và đối soát dữ liệu: Hệ thống báo cáo tự động về doanh thu, chi phí, công nợ và hiệu suất giao hàng, cung cấp dữ liệu trực quan hỗ trợ chủ doanh nghiệp ra quyết định chính xác.
- Ứng dụng cho tài xế và khách hàng: Ứng dụng riêng biệt cho tài xế để nhận lệnh, ký nhận điện tử và khách hàng giúp theo dõi hành trình, tra cứu lịch sử nhanh chóng, chính xác, mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp.
Hệ thống quản lý vận tải toàn diện MONA TMS được thiết kế để đồng bộ toàn bộ quy trình logistics nội địa vào một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp:
- Giảm đến 70% thời gian điều phối
- Hạn chế 99% sai sót trong vận hành
- Cắt giảm đáng kể chi phí nhiên liệu và nhân sự
- Tăng tốc độ giao hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng
- Dễ dàng mở rộng quy mô mà không phải tăng lượng nhân sự tương ứng
Liên hệ ngay với MONA qua HOTLINE 1900 636 648 để được tư vấn chiến lược chuyển đổi số vận tải tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn!
Thông tin liên hệ chi tiết:
- Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng Tám, P. Tân Sơn Nhất, TPHCM
- Điện thoại: 1900 636 648
- Email: [email protected]
Dù doanh nghiệp ở quy mô nhỏ hay đang mở rộng mạnh mẽ, những kinh nghiệm quản lý vận tải trên luôn là nền tảng để vận hành ổn định, tối ưu chi phí và giữ chân khách hàng lâu dài. Với quy trình được số hóa, dữ liệu minh bạch và đội ngũ hoạt động đồng bộ, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trước mọi biến động của thị trường. Nếu bạn muốn nâng cấp hệ thống vận tải lên mức chuyên nghiệp hơn, MONA TMS chính là giải pháp quản lý vận tải hiệu quả nhất giúp giảm chi phí, tăng hiệu suất, tối ưu đến từng khâu vận hành. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 636 648 để được tư vấn và trỉa nghiệm bản demo chi tiết.
