Ngành thương mại điện tử Việt Nam đang trên đà phát triển vượt bậc song song đó là áp lực vận hành, quản lý đơn hàng ngày càng lớn. Thực tế cho thấy, chỉ với thao tác đối soát thủ công, hàng nghìn shop đã gặp tình trạng thất thoát đơn hàng, chênh lệch dữ liệu, mất chi phí xử lý sai sót. Đó là lúc doanh nghiệp cần một phần mềm đối soát đơn hàng để tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng, từ kiểm tra, so khớp dữ liệu và lập báo cáo minh bạch. Cùng Thiết kế website order hàng Trung Quốc tìm hiểu ngay những tính năng nổi bật, quan trọng nhất của ứng dụng này, cũng như lợi ích to lớn của nó đối với doanh nghiệp.
Vì sao cần sử dụng phần mềm đối soát đơn hàng?
Trong vận chuyển nội địa, đối soát đơn hàng không chỉ là bước cuối cùng để chốt doanh thu. Đây là nơi mọi sai lệch bị lộ ra: đơn giao rồi nhưng thiếu chứng từ, đơn hàng bị thất lạc, COD thu đủ nhưng lệch số, phí phát sinh không có căn cứ, hoàn hàng bị quên cập nhật. Khi đối soát làm thủ công bằng Excel và tin nhắn rời rạc, doanh nghiệp càng nhiều đơn càng dễ thất thoát mà không biết thất thoát từ đâu.
Đây chính là lúc app đối soát đơn hàng trở thành công cụ cứu cánh hiệu quả, giúp người bán đồng bộ thông tin, quản lý đơn và kiểm tra trạng thái vận đơn, gom hàng chỉ trong một nền tảng duy nhất, thay vì xử lý thủ công trên nhiều hệ thống rời rạc. Sự ra đời của phần mềm đối soát đơn hàng sẽ giải quyết tận gốc những điểm nghẽn trong khâu vận hành và đối soát dữ liệu như:
- Loại bỏ sai sót trong quá trình kiểm tra, xác nhận và cập nhật thông tin đơn hàng.
- Tiết kiệm thời gian xử lý và nhân sự, giảm gánh nặng vận hành.
- Tự động so khớp thông tin giữa nhiều kênh bán và đơn vị vận chuyển.
- Rút ngắn thời gian phản hồi sự cố, nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.
- Tạo báo cáo đối soát minh bạch, giúp quản trị tài chính rõ ràng và kiểm soát hiệu quả chi phí.
- Chủ động theo dõi tiến trình vận chuyển, kịp thời phát hiện các sự cố và đề ra phương án giải quyết hiệu quả, giảm tình trạng delay giao hàng.
Các tính năng của phần mềm đối soát đơn hàng
Trong vận chuyển nội địa, đối soát không đơn thuần là cộng trừ doanh thu. Doanh nghiệp cần một hệ thống đủ chặt để gom dữ liệu, kiểm tra đúng sai và chốt công nợ nhanh mà vẫn minh bạch. Dưới đây là các tính năng cốt lõi mà một phần mềm kiểm đoán đơn hàng nên có để giải quyết đúng các điểm đau thực tế:
Phần mềm so khớp đơn hàng tạo đơn hàng, in hoá đơn tự động
Với phần mềm quản lý đơn hàng hiện đại, công đoạn tạo đơn được tối ưu hóa đến mức chỉ cần một cú nhấp chuột hoặc thao tác đồng bộ dữ liệu, bạn đã có thể hoàn thiện đặt hàng trên nền tảng.
Toàn bộ thông tin chi tiết về đơn hàng như tên sản phẩm, số lượng, địa chỉ giao nhận sẽ được ghi nhận và chuyển đến bộ phận xử lý nhanh chóng và chính xác. Sau khi đơn hàng đã sẵn sàng xuất kho, phần mềm rà soát đơn hàng cũng sẽ tự động in hóa đơn hoặc vận đơn trực tiếp, loại bỏ hoàn toàn các lỗi sai sót do nhập liệu thủ công.
Hỗ trợ kiểm soát đơn hàng mọi lúc mọi nơi
Phần mềm đối soát đơn hàng giúp bạn ghi lại toàn bộ lịch sử di chuyển của đơn hàng và mọi sự cố xảy ra trong quá trình giao nhận. Tính năng theo dõi vận đơn theo thời gian thực này cho phép người bán và khách hàng dễ dàng kiểm soát đơn hàng từ xa qua điện thoại hoặc máy tính, mang lại sự minh bạch, xây dựng lòng tin khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ tổng thể.
Phần mềm đối soát đơn hàng giúp quản lý phương tiện và tài xế
Đối với các doanh nghiệp tự vận hành một phần hoặc toàn bộ đội xe, phần mềm đối soát đơn hàng giúp kiểm soát chi tiết quy trình vận hành các phương tiện và tài xế. Hệ thống lưu trữ hồ sơ phương tiện giúp người quản lý dễ dàng theo dõi tình trạng kỹ thuật và chủ động sắp xếp lịch bảo trì. Đồng thời, tính năng phân công tài xế và chuyến đi linh hoạt, kết hợp cùng công nghệ GPS tracking hiện đại cũng giúp giám sát vị trí phương tiện theo thời gian thực, đảm bảo đúng lộ trình và thời gian giao hàng, hạn chế tình trạng delay giao hàng.
→ Xem thêm: Top 7 Phần mềm quản lý chuyển phát nhanh chính xác nhất
Kết nối chặt chẽ với đơn vị vận chuyển hàng hoá
Một trong những giá trị cốt lõi của phần mềm rà soát đơn hàng chính là khả năng liên kết chặt chẽ với các đơn vị vận chuyển lớn như VNPost, Viettel Post, Giao hàng nhanh,… Mối liên hệ này cho phép phần mềm so khớp đơn hàng tự động đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, đảm bảo mọi thông tin về mã vận đơn, trạng thái giao nhận và tiền COD luôn được cập nhật nhanh chóng và chuẩn xác. Nhờ đó, người bán có thể tra cứu, kiểm tra tình trạng hàng hóa mà không cần phải truy cập thủ công vào từng hệ thống bưu cục khác nhau.
→ Xem thêm: Cách tra mã vận đơn Trung Quốc đơn giản
Ứng dụng đối soát đơn hàng báo cáo chính xác, minh bạch
Hệ thống báo cáo của phần mềm đối soát đơn hàng được thiết kế trực quan, cập nhật liên tục trên cả điện thoại và máy tính. Mọi số liệu về doanh thu, lợi nhuận và tiến trình đơn hàng theo ngày, tuần hay tháng đều hiển thị chính xác ngay trên một ứng dụng đối soát đơn hàng, giúp người bán dễ dàng theo dõi hiệu quả kinh doanh và đưa ra quyết định kịp thời.
MONA TMS – Phần mềm đối soát đơn hàng chính xác, dễ sử dụng
Nằm trong hệ thống phần mềm nhập hàng Trung Quốc, MONA TMS hiện là phần mềm đối soát đơn hàng thông minh, dễ sử dụng nhất được phát triển bởi công ty phần mềm MONA Software – đơn vị với hơn 10 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm quản lý logistics cho các doanh nghiệp hàng đầu.
Phần mềm đối soát vận chuyển MONA TMS sẽ giúp doanh nghiệp đồng bộ thông tin, quản lý đơn hàng và kiểm tra trạng thái vận đơn chỉ trong một nền tảng duy nhất. Đồng thời, MONA TMS cũng cam kết mang lại sự minh bạch tài chính, tiết kiệm thời gian và loại bỏ hoàn toàn sai sót trong quá trình tính toán công nợ của các cá nhân, doanh nghiệp trong ngành logistics.
Các tính năng tối ưu của phần mềm so khớp đơn hàng MONA TMS là:
- Quản lý đơn hàng tập trung và so khớp dữ liệu: MONA TMS cho phép tạo – import đơn hàng nhanh và quản lý trên một nền tảng duy nhất, cung cấp mã vận đơn duy nhất. Điều này loại bỏ sai sót trong quá trình kiểm tra, xác nhận và cập nhật thông tin đơn hàng vì mọi dữ liệu gốc đều đồng nhất.
- Theo dõi vận đơn và sự cố chi tiết: App đối soát đơn hàng không chỉ giám sát vị trí hàng hóa theo thời gian thực mà còn ghi lại toàn bộ lịch sử di chuyển và sự cố (giao trễ, hỏng hàng). Tính năng này của phần mềm kiểm đếm đơn hàng giúp chủ động theo dõi tiến trình vận chuyển, kịp thời phát hiện các sự cố và tạo căn cứ đối soát.
- Đối soát vận chuyển và thanh toán tự động chính xác: Phần mềm so khớp vận đơn tự động tổng hợp các chi phí và so khớp với doanh thu giao hàng thành công để tính công nợ. Tính năng này giúp tự động so khớp thông tin và tiết kiệm thời gian xử lý và nhân sự, giảm gánh nặng vận hành.
- Báo cáo đối soát và lãi lỗ minh bạch: MONA TMS cung cấp báo cáo lãi lỗ theo tuyến và khách hàng chi tiết. Dữ liệu này giúp tạo báo cáo đối soát minh bạch, giúp quản trị tài chính rõ ràng và kiểm soát hiệu quả chi phí.
- Quản lý tài xế và phương tiện: Phần mềm quản lý phương tiện vận tải giúp quản lý hồ sơ xe và tự động theo dõi lịch trình, bảo dưỡng xe. Thông tin này cung cấp dữ liệu đầu vào chính xác về chi phí vận hành cố định, giúp quy trình đối soát chi phí tổng thể chính xác và minh bạch hơn.
- Ứng dụng cho khách hàng và tài xế: Ứng dụng đối soát đơn hàng MONA TMS giúp khách hàng khách tự tra cứu trạng thái vận đơn và lịch sử giao nhận, còn tài xế sẽ nhận lệnh, cập nhật trạng thái và ký nhận điện tử ngay trên hệ thống.
Có thể khẳng định, MONA TMS chính là giải pháp phần mềm đối soát đơn hàng toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động vận chuyển tối ưu, nhanh chóng, và hiệu quả. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi HOTLINE 1900 636 648 để nhận tư vấn chi tiết về hệ thống TMS thông minh này!
Phần mềm đối soát đơn hàng là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ toàn bộ chuỗi cung ứng, từ khâu nhận đơn đến thu hồi công nợ COD. Giải pháp công nghệ này đảm bảo tính chính xác và minh bạch về tài chính, đồng thời là đòn bẩy để nâng cao năng lực cạnh tranh và mức độ hài lòng của khách hàng. Và trong số các phần mềm đối soát vận chuyển hiện nay, MONA TMS chính là lựa chọn toàn diện nhất cho các cá nhân và doanh nghiệp trong ngành logistics. Hãy liên hệ với Dịch vụ thiết kế web đặt hàng Trung Quốc để được tư vấn chi tiết.
