Quản lý tồn kho là gì? Phương pháp quản lý hàng tồn kho chuẩn

Quản lý hàng tồn kho luôn là bài toán trong mọi hoạt động kinh doanh. Hàng hóa quá nhiều dẫn đến chi phí lưu kho tăng, trong khi lượng hàng quá ít lại gây gián đoạn chuỗi cung ứng. Vì vậy, doanh nghiệp cần một phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Bài viết này của Web Nhập Hàng sẽ giúp bạn làm rõ khái niệm, vai trò của quản lý tồn kho trong chuỗi cung ứng và các mô hình quản lý hàng tồn kho được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay.

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho bao gồm toàn bộ quá trình giám sát, kiểm soát và tối ưu hóa nguồn hàng hóa và nguyên vật liệu được lưu trữ. Mục tiêu cốt lõi của hoạt động này là đảm bảo dòng sản phẩm luôn sẵn sàng đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường, đồng thời duy trì sự cân bằng tinh tế để tránh tình trạng thiếu hụt hay dư thừa.

Tầm quan trọng của việc quản lý tồn kho

Quản lý tồn kho là một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, giúp đảm bảo hoạt động sản xuất, phân phối và tài chính luôn ổn định. Khi được thực hiện hiệu quả, việc quản lý tồn kho không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt trong vận hành, cụ thể:

• Đảm bảo sản xuất liên tục: Giúp duy trì nguồn cung nguyên vật liệu ổn định, tránh tình trạng gián đoạn dây chuyền sản xuất chỉ vì thiếu một chi tiết nhỏ.
• Tối ưu chi phí vận hành: Giảm thiểu chi phí lưu kho khổng lồ, quản lý chặt chẽ số lượng nhập xuất để tiết kiệm chi phí.
• Ngăn chặn rủi ro hàng tồn đọng: Giúp phát hiện kịp thời hàng chậm luân chuyển hoặc tồn kho lâu ngày.
• Cân đối và giải phóng dòng tiền: Thiết lập mức tồn kho tối ưu dựa trên nhu cầu thị trường, tránh tình trạng tồn kho quá lớn hay quá ít.
• Hỗ trợ phân tích và ra quyết định: Giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả luân chuyển của từng sản phẩm/kênh phân phối, từ đó đưa ra quyết định điều chỉnh sao cho phù hợp.

Các loại hàng tồn kho thường gặp

Việc hiểu rõ các loại tồn kho khác nhau sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các chiến lược quản lý hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa. Dưới đây là các loại tồn kho thường gặp trong doanh nghiệp:

• Nguyên vật liệu thô: Đây là các vật liệu đầu vào chưa qua chế biến, được sử dụng trực tiếp để tạo ra thành phẩm. Việc quản lý vật tư tồn kho này nhằm mục tiêu đảm bảo nguồn cung ổn định, kịp thời và duy trì tiến độ sản xuất.
• Hàng đang sản xuất (Work-in-Process – WIP): WIP là thuật ngữ chỉ các sản phẩm đang nằm giữa các giai đoạn chuyển đổi, chưa hoàn thiện giai đoạn sản xuất cuối cùng trong quy trình logistics.
• Thành phẩm: Đây là sản phẩm đã hoàn chỉnh, sẵn sàng để xuất bán và giao đến tay khách hàng.
• Vật tư bảo trì, sửa chữa và vận hành (MRO): Bao gồm các vật tư, thiết bị không trực tiếp cấu thành sản phẩm, nhưng cần thiết để duy trì hoạt động ổn định của máy móc, thiết bị và cơ sở hạ tầng.
• Tồn kho dự trữ: Đây là lượng hàng hóa được giữ lại nhằm đối phó với những biến động bất ngờ của nhu cầu thị trường hoặc sự gián đoạn không lường trước được từ nguồn cung.

Các phương pháp quản lý hàng tồn kho chuẩn

Để tối ưu chi phí và đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng, doanh nghiệp cần lựa chọn các phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp với đặc thù sản phẩm, mô hình kinh doanh và khả năng vận hành. Vậy có bao nhiêu phương pháp quản lý hàng tồn kho? Cùng tìm hiểu chi tiết ngay trong phần tiếp theo đây nhé.

Quản lý tồn kho theo mô hình EOQ

Mô hình EOQ giúp doanh nghiệp xác định lượng hàng cần nhập trong mỗi lần đặt sao cho chi phí đặt hàng và lưu kho đạt mức tối ưu. Giải pháp quản lý hàng tồn kho này hướng tới sự cân bằng giữa tần suất đặt hàng và chi phí tồn trữ. Việc áp dụng EOQ đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch nhập hàng, hạn chế vốn bị tồn đọng và duy trì chất lượng hàng hóa ổn định.

Ưu điểm:

• Giảm chi phí tổng thể liên quan đến nhập hàng và lưu kho.
• Hỗ trợ xây dựng kế hoạch mua hàng rõ ràng, dễ dự báo.

Nhược điểm:

• Phụ thuộc nhiều vào độ chính xác của dữ liệu (nhu cầu, chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho).
• Kém linh hoạt khi nhu cầu biến động mạnh hoặc thay đổi theo mùa.

→ Xem thêm: 10 Cách quản lý xe vận tải thông minh, tối ưu chi phí

Mô hình quản lý hàng tồn kho POQ

POQ được xem là phiên bản mở rộng của EOQ, phù hợp với môi trường sản xuất liên tục. Thay vì nhập hàng một lần rồi lưu trữ, sản phẩm sẽ được sản xuất và đưa vào kho theo tốc độ sản xuất thực tế. Phương pháp này giúp doanh nghiệp xác định lượng sản phẩm cần sản xuất ở mỗi chu kỳ, từ đó cân bằng chi phí sản xuất, lưu kho và khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường.

Ưu điểm:

• Giảm mức tồn kho trung bình, tiết kiệm đáng kể chi phí lưu kho.
• Nâng cao tính linh hoạt của quy trình sản xuất, dễ đáp ứng thay đổi nhu cầu.

Nhược điểm:

• Tần suất nhập hàng và xử lý đơn sản xuất nhiều hơn, yêu cầu quản lý chặt chẽ.
• Hiệu quả phụ thuộc vào khả năng cung ứng nguyên liệu và đáp ứng tiến độ từ nhà cung cấp.

Quản lý tồn kho với mô hình MOQ

MOQ là quy định về số lượng đặt hàng tối thiểu trong mỗi lần giao dịch, thường được nhà cung cấp áp dụng để tối ưu chi phí sản xuất, vận chuyển và lưu kho. Khi đặt mua với số lượng lớn, chi phí sẽ giảm và doanh nghiệp có được mức giá tốt hơn. Tuy nhiên, nếu nhu cầu tiêu thụ không được dự báo chính xác, việc đặt hàng theo MOQ có thể tăng tình trạng tồn kho, gây lãng phí nguồn vốn và không gian lưu trữ.

Ưu điểm:

• Dễ đạt mức giá ưu đãi nhờ đặt hàng với số lượng lớn.
• Giữ nguồn cung ổn định, hạn chế gián đoạn sản xuất.

Nhược điểm:

• Nguy cơ tồn kho dư thừa nếu tốc độ tiêu thụ thấp hoặc biến động.
• Áp lực dòng tiền do phải thanh toán một lượng hàng lớn ngay từ đầu.

Phương pháp quản lý tồn kho FIFO

FIFO là nguyên tắc xuất kho theo thứ tự nhập trước – xuất trước, đảm bảo hàng vào kho sớm được tiêu thụ. Phương pháp quản lý hàng tồn kho này đặc biệt phù hợp với ngành hàng có hạn sử dụng hoặc dễ hư hỏng như thực phẩm, thức uống, dược phẩm, mỹ phẩm.

Ưu điểm:

• Hàng hóa luân chuyển nhanh, luôn đảm bảo độ tươi mới và chất lượng ổn định.
• Giảm thiểu rủi ro lưu kho lâu ngày, tồn đọng sản phẩm kém giá trị.

Nhược điểm:

• Khi giá nhập tăng, lợi nhuận ghi nhận có thể cao hơn và kéo theo nghĩa vụ thuế lớn hơn.
• Việc quản lý thủ công trở nên phức tạp nếu kho nhiều dòng sản phẩm.

Phương pháp quản lý tồn kho LIFO

Ngược lại hoàn toàn với phương pháp FIFO, LIFO là nguyên tắc ưu tiên xuất những sản phẩm hoặc nguyên vật liệu được nhập kho gần đây nhất để tính giá vốn hàng bán. LIFO thường được áp dụng cho các nguyên vật liệu có tính chất bền vững, không bị ảnh hưởng bởi thời gian như kim loại, vật liệu xây dựng hoặc than đá.

Ưu điểm:

• Có lợi về thuế khi giá hàng hóa leo thang do giá vốn được ghi nhận ở mức cao.
• Phù hợp cho vật liệu bền, ít rủi ro hư hỏng theo thời gian.

Nhược điểm:

• Không thích hợp với hàng hóa dễ hỏng và có hạn sử dụng.
• Giá trị tồn kho có thể chênh lệch đáng kể so với giá thị trường thực tế.

Quản lý hàng tồn kho với phương pháp FEFO

Quy chế quản lý hàng tồn kho FEFO là ưu tiên xuất những sản phẩm có hạn sử dụng gần nhất, thay vì dựa trên thời điểm nhập kho. Đây là phương pháp đặc biệt quan trọng với ngành thực phẩm, đồ uống, dược phẩm và các sản phẩm nhạy cảm với thời gian lưu trữ.

Ưu điểm:

• Hạn chế tối đa tình trạng hàng hóa quá hạn hay hư hỏng.
• Đảm bảo sản phẩm đến tay người mua luôn trong tình trạng tốt nhất.

Nhược điểm:

• Đòi hỏi hệ thống phần mềm quản lý bán hàng và tồn kho để theo dõi hạn sử dụng rõ ràng, cập nhật thường xuyên.
• Khó áp dụng thủ công khi tồn kho lớn và đa dạng sản phẩm.

Mô hình JIT quản lý tồn kho

JIT hướng đến mục tiêu giảm hàng tồn kho xuống mức tối thiểu bằng cách đồng bộ hóa thời điểm nhập nguyên vật liệu với tiến độ sản xuất thực tế. Doanh nghiệp chỉ nhận hàng đúng lúc cần sử dụng, tránh lưu kho quá lâu và giảm chi phí bảo quản.

Ưu điểm:

• Cắt giảm đáng kể chi phí tồn kho và chi phí vận hành trong cách quản lý hàng tồn kho.
• Tối ưu dòng tiền nhờ hạn chế vốn bị tồn đọng vì hàng dự trữ.

Nhược điểm:

• Phụ thuộc nhiều vào độ tin cậy, tốc độ và khả năng đáp ứng của nhà cung cấp.
• Nguy cơ gián đoạn sản xuất nếu nguồn cung chậm trễ hoặc thiếu ổn định.

Mô hình VMI quản lý hàng xuất nhập tồn kho

Mô hình quản lý hàng tồn kho VMI là mô hình mà nhà cung cấp thay khách hàng chịu trách nhiệm quản lý lượng hàng trong kho. Thay vì doanh nghiệp tự đặt hàng, nhà cung cấp sẽ theo dõi mức tồn thực tế, dự báo nhu cầu và tự động bổ sung hàng theo thỏa thuận. Điều này tạo ra một chuỗi cung ứng mượt mà hơn, giảm chi phí quản lý kho và hạn chế gián đoạn quy trình sản xuất – bán hàng.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm đáng kể nguồn lực cho hoạt động kiểm kê và đặt hàng.
•  Hàng hóa luôn được bổ sung kịp thời, đồng thời hạn chế thiếu hụt.

Nhược điểm:

• Mức độ phụ thuộc cao vào năng lực quản lý và dữ liệu của nhà cung cấp.
• Doanh nghiệp có thể giảm quyền kiểm soát chi tiết đối với tồn kho.

Phương pháp phân tích ABC

Cách quản lý xuất nhập tồn kho ABC là phương pháp phân loại hàng hóa dựa trên mức độ quan trọng và giá trị đóng góp vào doanh thu. Doanh nghiệp sẽ chia sản phẩm thành ba nhóm chính, gồm nhóm A có giá trị cao và cần giám sát chặt chẽ, nhóm B có mức giá trị trung bình và cần theo dõi ở mức vừa phải, nhóm C có giá trị thấp nên có thể quản lý linh hoạt hơn.

Ưu điểm:

• Tập trung kiểm soát tốt các mặt hàng có giá trị cao, ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận.
• Phân bổ nguồn lực hợp lý, tránh lãng phí thời gian và chi phí quản lý.

Nhược điểm:

• Phụ thuộc vào file quản lý kho xuất nhập tồn và cần thường xuyên cập nhật.
• Sai sót trong phân loại có thể gây thiệt hại lớn về giá trị hàng hóa.

Phương pháp quản lý bình quân gia quyền

Phương pháp bình quân gia quyền (Weighted Average Cost) giúp xác định giá xuất kho dựa trên giá trung bình của toàn bộ hàng tồn tại thời điểm xuất hàng. Sau mỗi lần nhập mới, doanh nghiệp sẽ cập nhật lại mức giá trung bình này để sử dụng cho các giao dịch xuất kho tiếp theo.

Ưu điểm:

• Quy trình tính toán dễ thực hiện, phù hợp với khối lượng giao dịch lớn.
• Giảm sự biến động của giá vốn qua các kỳ kế toán trong quản lý xuất nhập tồn kho.

Nhược điểm:

• Không phản ánh chính xác giá thực tế của từng lô hàng riêng lẻ.
• Trong giai đoạn lạm phát hoặc giảm giá mạnh, giá vốn có thể lệch đáng kể so với giá thị trường.

Phương pháp kiểm kê định kỳ

Kiểm kê định kỳ là cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả theo phương pháp đối chiếu lượng hàng tồn theo chu kỳ cố định như tháng, quý hoặc năm. Thông qua việc kiểm tra, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng phát hiện sai lệch số liệu, thất thoát hàng hóa và có cơ sở điều chỉnh sổ sách kế toán kịp thời.

Ưu điểm:

• Dễ triển khai, không yêu cầu hệ thống phần mềm quản lý kho sản xuất chuyên sâu.
• Chi phí thấp, phù hợp với mô hình kinh doanh nhỏ hoặc vừa.

Nhược điểm:

• Không phản ánh tồn kho theo thời gian thực.
• Sai lệch và hao hụt có thể kéo dài trước khi được phát hiện.

Quy trình quản lý tồn kho chi tiết

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp duy trì nguồn hàng ổn định, giảm thất thoát và tối ưu chi phí vận hành.

Dưới đây là quy trình cơ bản và dễ ứng dụng trong thực tế:

• Bước 1 – Mua hàng: Xác định nhu cầu, chọn nhà cung cấp, đàm phán giá và đặt hàng theo lượng cần thiết.
• Bước 2 – Nhập kho: Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa, lập phiếu nhập và cập nhật vào hệ thống kho.
• Bước 3 – Sắp xếp hàng trong kho: Phân loại và bố trí sản phẩm theo FIFO/LIFO/FEFO, đảm bảo dễ lấy và dễ kiểm kê.
• Bước 4 – Kiểm kê và tính giá: Đối chiếu dữ liệu hệ thống với thực tế, xử lý chênh lệch và xác định giá vốn theo phương pháp kế toán phù hợp.
• Bước 5 – Cảnh báo hàng tồn kho: Theo dõi mức tồn tối đa, tối thiểu, phát tín hiệu khi cần nhập thêm hoặc xả bớt hàng chậm quay vòng.
• Bước 6 – Xuất kho: Thực hiện xuất hàng theo yêu cầu đơn hàng hoặc sản xuất, đồng thời cập nhật tồn kho theo thời gian thực.
• Bước 7 – Ghi nhận giao dịch: Hạch toán nhập xuất kho, cập nhật doanh thu, công nợ và báo cáo tồn kho định kỳ.
• Bước 8 – Ra quyết định: Dựa trên số liệu tồn kho để tối ưu mua hàng, nhà quản lý có thể điều chỉnh kế hoạch sản xuất, bán hàng và cải thiện hiệu suất vận hành.

Những thách thức trong công tác quản lý tồn kho

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn gặp nhiều rào cản khiến chi phí vận hành tăng cao và hiệu quả quản lý hàng tồn kho suy giảm, điển hình như:

• Quản lý thủ công, lạc hậu: Việc lưu trữ bằng sổ sách khiến dữ liệu dễ sai lệch, và tốn nhiều thời gian nhập liệu. Khi số lượng hàng hóa tăng, cách làm này nhanh chóng quá tải, dẫn đến tình trạng không kiểm soát được tồn kho thực tế.
• Dự báo nhu cầu thiếu chính xác: Việc nhập hàng theo cảm tính khiến vốn bị giam trong kho, hàng hóa lỗi thời, đồng thời doanh nghiệp cũng có nguy cơ mất khách vì không đủ hàng để giao.
• Quy trình kiểm kê hàng tồn kho lỏng lẻo: Nhiều đơn vị kiểm kê kho không định kỳ hoặc chỉ thực hiện khi sự cố xảy ra, dẫn đến sai lệch kéo dài. Điều này khiến doanh nghiệp dễ thất thoát hàng hóa, gây tốn kém chi phí bù hàng và giảm lợi nhuận.
• Thiếu cảnh báo định mức tồn kho tối thiểu – tối đa: Nếu thiếu cảnh báo, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng hết hàng hoặc tồn quá nhiều dẫn đến tăng chi phí bảo quản, giảm vòng quay kho và ảnh hưởng dòng tiền.
• Không áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho: Điều này đặc biệt rủi ro với ngành hàng có hạn sử dụng, sản phẩm thời trang hoặc hàng công nghệ.

Giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả với MONA TMS

Khi quy mô doanh nghiệp và số lượng giao dịch ngày càng tăng, việc quản lý hàng tồn kho bằng phương pháp thủ công trở nên khó khăn và thiếu hiệu quả. Điều này dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng như sai lệch số liệu tồn kho, chậm trễ trong việc xoay vòng hàng hóa và thiếu sự kiểm soát. Để khắc phục tình trạng này, phần mềm vận tải MONA TMS ra đời như một giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Các tính năng nổi bật của phần mềm vận tải TMS của MONA trong quản lý tồn kho gồm:

• Kiểm kê tồn kho theo thời gian thực: Cập nhật tức thời số lượng hàng hóa nhập, xuất và tồn, giúp nắm chính xác lượng tồn.
• Tự động hóa quy trình nhập, xuất kho: Tất cả giao dịch trên phần mềm quản lý hàng tồn kho được thiết lập theo quy trình logistics hàng nhập khẩu​ chuẩn, giảm thao tác lặp lại, tiết kiệm thời gian và tăng tốc độ xử lý đơn hàng.
• Cảnh báo tồn kho chính xác: Phần mềm cho công ty logistics chủ động gửi cảnh báo khi hàng sắp hết hoặc tồn quá lâu, giúp doanh nghiệp nhập hàng kịp thời và hạn chế tồn kho, giúp quản lý tòn kho hiệu quả hơn rất nhiều.
• Phân quyền và kiểm soát thao tác nhân sự: Theo dõi lịch sử nhập xuất, ghi nhận thao tác của từng nhân viên để tránh sai sót, gian lận và hỗ trợ truy vết khi cần đối soát.

Không chỉ dừng lại ở quản lý hàng tồn kho, hệ thống quản lý vận tải – MONA TMS còn tích hợp các tính năng ưu việt giúp tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng:

• Theo dõi vận đơn và trạng thái giao hàng: Phần mềm theo dõi đơn hàng có tính nănng tra cứu vận đơn theo thời gian thực, cập nhật tiến độ, hạn chế tình trạng đơn hàng bị thất lạc, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• Quản lý phương tiện vận tải, tài xế tập trung: Theo dõi tiêu hao nhiên liệu, lịch bảo dưỡng, hồ sơ tài xế, hành trình vận chuyển nhằm giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro và kéo dài tuổi thọ xe.
• Lập kế hoạch, tối ưu tuyến đường vận chuyển: Gợi ý lộ trình giao hàng phù hợp, tiết kiệm thời gian và nhiên liệu.
• Báo cáo, đối soát chi phí minh bạch: Theo dõi chi phí vận hành, so sánh ngân sách và đánh giá hiệu quả vận tải theo từng kỳ.

Với MONA TMS doanh nghiệp không chỉ giải quyết được các vấn đề tồn kho mà còn tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận hành logistics. Phần mềm quản lý vận tải MONA TMS giúp nâng cao năng suất, giảm chi phí và mang lại sự linh hoạt trong quản lý, từ đó tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Liên hệ HOTLINE 1900 636 648 để được tư vấn trực tiếp và triển khai giải pháp quản lý kho tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn là nền tảng để nâng cao năng suất, duy trì dòng tiền và giữ vững lợi thế cạnh tranh. Khi chuỗi cung ứng được tối ưu, doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô mà không đối mặt với rủi ro tồn đọng hàng hóa hay gián đoạn sản xuất. Đây chính là nền tảng vững chắc để nâng cao năng suất và thúc đẩy sự phát triển bền vững trong tương lai. Chọn lựa phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp và tối ưu hóa hệ thống quản lý là quyết định quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp luôn vững vàng trong bối cảnh kinh tế đầy biến động hiện nay.