Quy trình giao nhận hàng hoá chi tiết, chính xác nhất

Quy trình giao nhận hàng hóa chính xác, hiệu quả và tối ưu chi phí luôn là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp logistics tại Việt Nam. Thực tế cho thấy chi phí logistics hiện vẫn chiếm khoảng 16 – 20% GDP, cao hơn nhiều so với mức trung bình thế giới, trong đó phần lớn phát sinh từ khâu vận chuyển và giao nhận chưa được chuẩn hoá. Trước thực trạng đó, xây dựng một quy trình giao nhận bài bản, minh bạch và có sự hỗ trợ của công nghệ không chỉ là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc để các doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành. Ngay sau đây, hãy cùng Trang Web Nhập Hàng tìm hiểu chi tiết toàn bộ quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu chính xác, phù hợp với vận hành thực tế.

Quy trình giao nhận hàng hóa là gì?

Theo quy định tại Điều 163 Luật Thương mại 1997, quy trình giao nhận hàng hóa là chuỗi các nghiệp vụ chuyên sâu nhằm thực hiện sự ủy thác của chủ hàng để đưa sản phẩm từ nơi gửi đến nơi nhận một cách an toàn, nhanh chóng. Vai trò của giao nhận hàng hóa trong logistics được thể hiện rõ qua các nhiệm vụ trọng yếu sau:

Quản lý luồng hàng: Tiếp nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển đa phương thức và thực hiện lưu kho, lưu bãi khoa học.
Xử lý nghiệp vụ: Hoàn thiện các thủ tục giấy tờ, chứng từ vận tải và các dịch vụ liên quan (như kiểm định, đóng gói) để đảm bảo tính pháp lý.
Tối ưu hóa nguồn lực: Người giao nhận có thể trực tiếp thực hiện hoặc điều phối thông qua các đại lý và bên thứ ba để tối ưu chi phí và thời gian.
Đảm bảo mục tiêu cuối cùng: Duy trì sự ổn định trong chuỗi cung ứng, giảm thiểu rủi ro hư hỏng, từ đó nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Tóm lại, quy trình giao nhận hàng hóa tại kho, tại cảng giúp dòng chảy hàng hóa thông suốt, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt mọi biến số từ nhà sản xuất đến tận tay khách hàng.

Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa chi tiết

Mặc dù mỗi doanh nghiệp đều có những đặc thù riêng về loại hàng hóa và mô hình kinh doanh, nhưng một hệ thống vận hành chuẩn mực luôn đòi hỏi sự gắn kết chặt chẽ giữa bộ phận điều phối, nhân viên kho và đội ngũ thực địa. Việc thiết lập sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa thống nhất giúp các phòng ban phối hợp nhịp nhàng, từ đó loại bỏ các điểm nghẽn thông tin và đảm bảo hàng hóa tới tay khách hàng theo lộ trình tối ưu nhất.

Bước 1: Lên kế hoạch giao hàng

Ở bước đầu tiên, bộ phận giao hàng tiếp nhận thông tin đơn giao từ dịch vụ khách hàng, trong đó thể hiện rõ yêu cầu về thời gian, điểm giao và khối lượng hàng hóa. Trên cơ sở đó, người phụ trách sẽ xây dựng kế hoạch vận chuyển cụ thể, tính toán lộ trình phù hợp, lựa chọn phương tiện và bố trí nhân sự giao nhận tương ứng. Lập kế hoạch bài bản ngay từ đầu giúp hạn chế phát sinh, đảm bảo tiến độ và tối ưu nguồn lực vận hành trong toàn bộ quy trình vận chuyển hàng hóa.

Bước 2: Nhân viên nhận kế hoạch vận chuyển hàng

Khi kế hoạch được phê duyệt, đội ngũ vận chuyển sẽ trực tiếp tiếp nhận lệnh điều động để bắt đầu công đoạn chuẩn bị phương tiện và kiểm tra thiết bị hỗ trợ cần thiết. Qua lộ trình và thời gian phân bổ rõ ràng, nhân viên sẽ chủ động xử lý các tình huống thực địa, đồng thời đảm bảo mọi mắt xích trong sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu hay xuất khẩu đều vận hành khớp với khung giờ đã định. Đây là giai đoạn chuyển giao quan trọng, đưa các số liệu trên kế hoạch thành hành động thực tế nhằm duy trì tính liên tục và hiệu quả cho toàn bộ hệ thống.

→ Xem thêm: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho đầy đủ, chi tiết

Bước 3: Nhận hàng và chứng từ

Tại giai đoạn này, nhân viên giao nhận sẽ trực tiếp đến kho để thực hiện thủ tục bàn giao hàng hóa và hồ sơ đi kèm. Để đảm bảo quy trình giao nhận hàng hóa tại cảng hay tại kho diễn ra chính xác, nhân sự thực thi cần tuân thủ nghiêm ngặt các nghiệp vụ kiểm soát sau:

Kiểm tra tính chỉnh thể: Đối soát kỹ lưỡng số lượng, quy cách và chất lượng hàng hóa. Với hàng niêm phong, cần đảm bảo bao bì không móp méo, ướt hoặc rách, với hàng rời, phải kiểm tra vết trầy xước theo đúng hướng dẫn tiếp nhận.
Xác nhận chứng từ: Đảm bảo bộ hồ sơ vận tải gồm phiếu xuất kho, hóa đơn, biên bản… đầy đủ và hợp lệ trước khi ký xác nhận bàn giao giữa hai bộ phận Kho và Vận chuyển.
Xử lý biến số: Trong trường hợp phát sinh sai lệch hoặc không thống nhất với kế hoạch ban đầu, nhân viên phải báo cáo ngay cho cấp quản lý để điều chỉnh kịp thời, tránh các rủi ro phát sinh khi đã rời kho.

→ Xem thêm: Phần mềm kiểm đếm đơn hàng chính xác nhất

Bước 4: Giao hàng

Sau khi hoàn tất khâu nhận hàng, nhân viên vận chuyển thực hiện giao hàng theo đúng lộ trình và thời gian đã được xác định trong quy trình vận chuyển hàng hoá. Nếu phát sinh sự cố liên quan đến số lượng hoặc chất lượng hàng hóa, thông tin cần được phản hồi kịp thời để các bộ phận liên quan phối hợp xử lý, hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận.

Bước 5: Hoàn thành quy trình giao nhận hàng

Kết thúc quá trình vận chuyển, nhân viên giao nhận có trách nhiệm thu hồi và mang toàn bộ chứng từ đã có đủ chữ ký xác nhận về văn phòng. Các giấy tờ này phải được bàn giao trực tiếp cho bộ phận Dịch vụ khách hàng để kiểm tra và ký xác nhận hoàn tất nghĩa vụ.

Quy trình giao nhận hàng hóa theo từng phương thức

Tùy thuộc vào đặc tính sản phẩm và yêu cầu về thời gian, doanh nghiệp sẽ lựa chọn phương thức vận tải tối ưu để cân bằng giữa chi phí và hiệu quả. Cùng tìm hiểu sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu và xuất khẩu theo từng phương thức dưới đây để chủ động kiểm soát dòng chảy hàng hóa chuyên nghiệp.

Quy trình vận chuyển hàng hóa đường bộ

Vận chuyển đường bộ là phương thức được sử dụng rộng rãi nhờ tính linh hoạt, phù hợp với nhu cầu giao nhận nội địa và kết nối hàng hóa giữa các khu vực. Quy trình này cho phép doanh nghiệp chủ động về thời gian, lộ trình và dễ dàng kiểm soát quá trình giao nhận.

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu vận chuyển: Đơn vị vận tải ghi nhận thông tin gửi hàng, tư vấn hình thức đóng gói và phương án vận chuyển phù hợp; với khách hàng thường xuyên có thể ký hợp đồng dài hạn.
Bước 2: Xác định chi phí và điều kiện giao hàng: Căn cứ vào khối lượng, kích thước, quãng đường và thời gian yêu cầu để thống nhất mức cước và cam kết tiến độ.
Bước 3: Tổ chức vận chuyển hàng hóa: Điều phối phương tiện đến nhận hàng, thực hiện vận chuyển theo lộ trình đã thống nhất và theo dõi quá trình giao hàng.
Bước 4: Hoàn tất giao nhận và thanh toán: Người nhận xác nhận hàng hóa, kết thúc quy trình và tiến hành thanh toán chi phí theo thỏa thuận ban đầu.

Các bước giao nhận hàng hóa qua đường thủy

Phương thức này phù hợp với các lô hàng có khối lượng lớn, hàng cồng kềnh hoặc cần tối ưu chi phí trên quãng đường dài. So với đường bộ, quy trình giao nhận hàng hóa qua đường thủy có cấu trúc tương đối tương đồng nhưng yêu cầu kiểm soát chặt chẽ hơn về cảng bến và thủ tục liên quan.

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu vận chuyển: Đơn vị vận tải thu thập thông tin về loại hàng, khối lượng, điểm đi, điểm đến và tư vấn phương án vận chuyển phù hợp.
Bước 2: Xác định chi phí dịch vụ: Căn cứ vào đặc tính hàng hóa, lịch trình tàu và khoảng cách vận chuyển để báo giá và thống nhất điều kiện giao nhận.
Bước 3: Tổ chức vận chuyển và lưu kho: Hàng hóa được đưa đến cảng, xếp lên phương tiện đường thủy và phân phối về kho theo thỏa thuận; với tuyến quốc tế cần thực hiện đầy đủ thủ tục hải quan và chứng từ.
Bước 4: Hoàn tất giao nhận và thanh toán: Người nhận kiểm tra hàng hóa, ký xác nhận và tiến hành thanh toán chi phí dịch vụ, kết thúc quy trình giao nhận.

Các bước vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Vận chuyển đường hàng không phù hợp với các lô hàng cần giao nhanh, giá trị cao hoặc yêu cầu kiểm soát nghiêm ngặt về thời gian. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu này có nhiều công đoạn liên quan đến hãng bay, đơn vị forwarder và thủ tục hải quan xuất nhập khẩu.

Bước 1: Đặt chỗ vận chuyển: Doanh nghiệp hoặc forwarder thực hiện booking chuyến bay, xác nhận lịch trình, sân bay đi – đến và thông tin lô hàng.
Bước 2: Đóng gói và bàn giao hàng: Hàng hóa được đóng gói theo tiêu chuẩn hàng không, dán ký hiệu và đưa vào kho sân bay để chờ làm thủ tục.
Bước 3: Thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu: Chuẩn bị hồ sơ, khai báo hải quan và hoàn tất các yêu cầu kiểm dịch, cấp phép nếu có.
Bước 4: Phát hành vận đơn hàng không (AWB): Hãng hàng không phát hành AWB làm chứng từ vận chuyển chính thức cho lô hàng.
Bước 5: Chuyển giao bộ chứng từ: Forwarder gửi thông tin AWB và các chứng từ liên quan cho bên nhập khẩu để chuẩn bị nhận hàng.
Bước 6: Nhận thông báo hàng đến: Doanh nghiệp nhập khẩu tiếp nhận thông tin chuyến bay, thời gian hàng đến và các khoản phí phát sinh.
Bước 7: Nộp phí và nhận lệnh giao hàng: Hoàn tất các khoản phí dịch vụ, nhận lệnh giao hàng để tiến hành lấy hàng.
Bước 8: Thông quan nhập khẩu và giao hàng: Khai báo hải quan nhập khẩu, lấy hàng tại kho hàng không và vận chuyển về kho người nhận.

Những khó khăn thường gặp trong quy trình giao nhận hàng hoá logistics

Mặc dù đã có một quy trình logistics chuẩn hóa, nhưng thực tế vận hành chuỗi cung ứng tại Việt Nam vẫn luôn đối mặt với những biến số khó lường. Những điểm nghẽn này không chỉ làm gián đoạn luồng hàng mà còn trực tiếp bào mòn lợi nhuận của doanh nghiệp nếu không có phương án quản trị rủi ro kịp thời.

Tiến độ vận chuyển hàng hoá chậm

Sự gián đoạn về mặt thời gian thường bắt nguồn từ các yếu tố khách quan như ùn tắc giao thông tại các đô thị lớn, điều kiện thời tiết khắc nghiệt gây cản trở lộ trình. Bên cạnh đó, tình trạng thiếu hụt xe vận tải vào mùa cao điểm hoặc sự cố hỏng hóc phương tiện đột xuất cũng là nguyên nhân chính khiến hàng hóa không thể đến tay khách hàng đúng cam kết.

Chi phí và hiệu quả vận hành

Hiện nay, chi phí logistics tại Việt Nam vẫn ở mức cao do quy trình vận hành thủ công gây lãng phí nguồn lực. Tình trạng không tối ưu được tải trọng xe, chạy rỗng chặng về và thiếu sự liên kết giữa các phương thức vận tải khiến hiệu quả kinh doanh bị giảm sút, trực tiếp bào mòn biên lợi nhuận của doanh nghiệp.

Các vấn đề trong quản lý và theo dõi hàng hoá

Thực trạng quản lý hàng hóa phân tán, thiếu công cụ giám sát tập trung khiến doanh nghiệp khó theo dõi chính xác vị trí, trạng thái và tiến độ của từng lô hàng. Điều này dễ dẫn đến sai lệch thông tin và chậm phản hồi cho khách hàng.

Các rủi ro mất mát, hư hỏng hàng hoá

Hàng hóa có thể bị thất lạc, hư hỏng trong quá trình bốc xếp, vận chuyển hoặc lưu kho nếu không được kiểm soát chặt chẽ. Đặc biệt với hàng dễ vỡ, hàng giá trị cao, rủi ro càng lớn khi quy trình giao nhận chưa được chuẩn hóa.

Quản lý nhân lực chưa hiệu quả

Một thách thức lớn khác là sự thiếu hụt đội ngũ nhân sự có chuyên môn cao và các tài xế chuyên nghiệp. Lịch trình dày đặc khiến tài xế dễ rơi vào trạng thái mệt mỏi, làm giảm sự tỉnh táo khi xử lý tình huống trên đường, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và độ an toàn của toàn bộ quy trình giao nhận.

MONA TMS – Giải pháp vận hành quy trình giao nhận hàng hóa hiệu quả

Những khó khăn trong quá trình giao nhận hàng hoá nội địa không chỉ làm gia tăng chi phí vận hành mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng, trải nghiệm khách hàng và uy tín doanh nghiệp. Đặc biệt, với các doanh nghiệp có hoạt động quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu hoặc xử lý hàng tại cảng, việc thiếu công cụ quản lý tập trung càng khiến quy trình trở nên phức tạp và khó kiểm soát.

Trước thực tế đó, MONA Software đã nghiên cứu và phát triển MONA TMS – phần mềm quản lý vận tải chuyên sâu, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và tối ưu toàn bộ quy trình giao nhận hàng hóa nội địa. Ứng dụng giải pháp phần mềm logistics này các doanh nghiệp không còn phải lo lắng về việc quản lý vận tải một cách rời rạc và thiếu kiểm soát, mà thay vào đó có thể hoàn toàn yên tâm vào sự hiệu quả và tính minh bạch trong quy trình giao nhận hàng hóa.

Phần mềm vận tải MONA TMS giúp tối ưu quy trình giao nhận hàng hoá

Các tính năng nổi bật cảu phần mềm vận tải MONA TMS:

Quản lý đơn hàng và vận đơn tập trung: Phần mềm quản lý đơn hàng online số hóa toàn bộ dữ liệu đơn hàng trên một nền tảng duy nhất, giúp loại bỏ hoàn toàn các sai sót thủ công trong khâu tiếp nhận, từ đó giảm thiểu tình trạng nhầm lẫn hoặc thất lạc hàng hóa thường gặp trong các quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu phức tạp.
Giám sát vận tải theo thời gian thực: Thông qua tích hợp GPS, nhà quản lý có thể theo dõi chính xác vị trí lô hàng 24/7. Tính năng này cho phép dự đoán chính xác tiến độ, tăng độ minh bạch và chủ động ứng phó với các sự cố dọc đường, đảm bảo luồng hàng luôn thông suốt.
Tối ưu tuyến đường và điều phối tự động: Thuật toán thông minh tự động tính toán lộ trình ngắn nhất và phù hợp nhất cho từng loại phương tiện. Giải pháp này giúp giảm đáng kể chi phí nhiên liệu, tăng hiệu suất sử dụng đội xe và triệt tiêu tình trạng trễ tiến độ do phân bổ lộ trình thiếu khoa học.
Quản lý phương tiện và tài xế: MONA TMS hỗ trợ theo dõi lịch trình làm việc và tình trạng sức khỏe của tài xế cùng định kỳ bảo dưỡng xe. Qua đó giúp tối ưu hóa nhân sự, giảm áp lực cho đội ngũ lái xe và hạn chế tối đa sai sót trong điều phối thực địa.
Quản lý kho và đối soát vận chuyển: Phần mềm quản lý xuất nhập kho chuẩn hóa các bước nhập xuất, giúp việc kiểm soát tại kho bãi trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Đặc biệt, hệ thống hỗ trợ đối soát công nợ tự động, giảm bớt gánh nặng giấy tờ thủ công thường thấy trong quy trình giao nhận hàng hóa tại cảng.
Ứng dụng cho tài xếvà tra cứu cho khách hàng: Khách hàng có thể chủ động theo dõi hành trình đơn hàng ngay trên ứng dụng, trong khi tài xế dễ dàng cập nhật trạng thái giao hàng tức thời. Sự kết nối này của hệ thống quản lý vận tải TMS không chỉ nâng cao trải nghiệm người dùng mà còn củng cố niềm tin tuyệt đối vào dịch vụ của doanh nghiệp.

Có thể khẳng định, MONA TMS là phần mềm quản lý vận tải toàn diện, giúp doanh nghiệp vận chuyển giải quyết 99% các nghiệp vụ vận hành phức tạp, từ quản lý giao nhận hàng hóa nội địa đến xuất khẩu, tối ưu hóa chi phí và tiến độ giao hàng. Với MONA TMS, mọi quy trình trở nên đơn giản, nhanh chóng và hoàn toàn kiểm soát được. Liên hệ ngay qua HOTLINE 1900 636 648 để được tư vấn và trải nghiệm giải pháp quản lý vận tải phù hợp nhất!

Thông tin liên hệ chi tiết:

Điện thoại: 1900 636 648
Email: [email protected]
Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng Tám, P. Tân Sơn Nhất, TPHCM

Trên đây là những nội dung trọng tâm giúp bạn hiểu rõ quy trình giao nhận hàng hoá và cách tổ chức vận hành hiệu quả trong thực tế logistics. Thông qua việc chuẩn hóa từng khâu và phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt tiến độ, chi phí và chất lượng giao hàng. Đây là nền tảng quan trọng để nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng tốt yêu cầu ngày càng cao của thị trường. Liên hệ ngay với Website Nhập Hàng để được tư vấn giải pháp quản lý vận tải chuyên sâu và trải nghiệm bản demo phần mềm MONA TMS miễn phí ngay hôm nay.