TMS là gì? Giải pháp quản lý vận tải hiệu quả cho doanh nghiệp

Chi phí logistic đã và đang là một thách thức tài chính lớn đối với nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vận tải, nhất là khi chi phí này không ngừng gia tăng. Chính vì vậy, hệ thống quản lý vận tải TMS ra đời và được coi là một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí logistics và nâng cao hiệu suất giao hàng. Nghiên cứu từ Gartner chỉ ra rằng, sử dụng hệ thống quản lý vận tải hàng hóa trong logistics có thể giúp giảm chi phí vận chuyển đến 10-15% và tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn lên tới 30%. Vậy hệ thống TMS là gì? Giải pháp quản lý vận tải trong logistics là gì? Cùng Web Nhập Hàng giải mã chi tiết qua bài viết dưới đây.

Hệ thống quản lý vận tải TMS là gì​?

Nhiều doanh nghiệp khi mới bắt đầu tìm hiểu về ngành logistics nói chung hay phần mềm TMS​ nói riêng thường có chung các thắc mắc là “hệ thống quản lý vận tải là gì?” hay “TMS là viết tắt của từ gì?”.

Thực chất, TMS là viết tắt của Transportation Management System, tức là hệ thống quản lý vận tải. Đây là một nền tảng công nghệ thiết yếu được phát triển để quản lý và tối ưu hóa toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý vận tải TMS hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát mọi hoạt động từ khâu lập kế hoạch, thực hiện, theo dõi lô hàng theo thời gian thực, cho đến thanh toán và phân tích hiệu suất.

Về cơ bản, TMS đóng vai trò như một trung tâm điều hành tập trung cho mọi hoạt động vận tải liên quan đến di chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích cuối cùng. Sự phát triển của phần mềm quản lý vận tải này trở nên vô cùng quan trọng vì nó giúp doanh nghiệp ứng phó hiệu quả với các thách thức lớn như sự biến động giá nhiên liệu, áp lực giao hàng nhanh hay sự phức tạp của chuỗi cung ứng mở rộng.

Hệ thống quản lý vận tải TMS hoạt động như nào?

Hệ thống quản lý vận tải TMS hoạt động theo một quy trình khép kín, được tự động hóa nhiều khâu thủ công phức tạp từ thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu theo tiêu chuẩn gồm 5 bước chính như sau:

• Thu thập và lưu trữ thông tin: TMS tiến hành thu thập và lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến quá trình vận chuyển, bao gồm hàng hóa cần vận chuyển, thông tin các nhà vận chuyển tiềm năng, người giao hàng và dữ liệu chi tiết về các tuyến đường.
• Phân tích và tối ưu hóa: Thực hiện phân tích dữ liệu chuyên sâu để tìm ra phương án vận chuyển hiệu quả nhất. Hệ thống sẽ đề xuất đối tác vận tải phù hợp nhất cho từng chuyến hàng và tối ưu hóa tuyến đường, giúp giảm thiểu chi phí và thời gian vận chuyển tối ưu.
• Theo dõi và cập nhật tiến độ: Trong suốt quá trình thực thi vận chuyển, TMS đóng vai trò thiết yếu trong việc theo dõi vị trí hàng hóa theo thời gian thực (tracking) và cập nhật liên tục trạng thái đơn hàng. Hệ thống cũng có khả năng cảnh báo và phát hiện sớm các vấn đề phát sinh, cho phép doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, đảm bảo hệ thống vận tải hàng hoá hoạt động trơn tru.
• Phân tích hiệu suất và báo cáo: Sau khi hoàn thành vận chuyển, phần mềm TMS tiến hành đánh giá hiệu suất của từng chuyến hàng một cách khách quan nhất. Hệ thống này sẽ tạo ra các báo cáo chi tiết về KPI, chi phí và thời gian giao hàng để làm cơ sở cho nhà quản lý đưa ra các đề xuất cải tiến.
• Tích hợp với các hệ thống khác: Một ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý vận tải TMS là khả năng tích hợp liền mạch với các hệ thống quản lý khác trong doanh nghiệp như:
  • Hệ thống quản lý kho WMS: Đồng bộ thông tin hàng tồn kho với phần mềm quản lý kho hàng, đảm bảo quá trình vận chuyển phù hợp với tình trạng xuất/nhập kho.
  • Phần mềm ERP (Quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp): Giúp TMS quản lý tổng thể nguồn lực, đặc biệt là tích hợp với hệ thống kế toán để tự động hóa quy trình thanh toán và hóa đơn, làm giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả quản lý tài chính.

Lợi ích của hệ thống vận tải TMS đối với doanh nghiệp

Những năm trở lại đây, ngày càng nhiều doanh nghiệp vận chuyển tại Việt Nam đẩy mạnh ứng dụng công nghệ, đặc biệt là các giải pháp quản lý vận tải (TMS), nhằm tối ưu hóa hoạt động logistics, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả giao hàng. Vậy lợi ích khi áp dụng phần mềm quản lý xe vận tải TMS là gì?

Dưới đây là những lợi ích vượt trội mà một hệ thống quản lý vận tải TMS hiệu quả mang lại:

• Tối ưu hóa tuyến đường và giảm chi phí vận chuyển: Sử dụng các thuật toán hiện đại (AI/Machine Learning) để hợp nhất tuyến đường, hệ thống TMS đề xuất phương án vận chuyển tiết kiệm chi phí nhất cho các đơn hàng đa điểm, đa kênh, giảm đáng kể chi phí phân phối.
• Giảm chi phí phân phối và tồn kho: Phần mềm quản lý vận chuyển phối hợp chặt chẽ giữa hoạt động vận chuyển và thực hiện đơn hàng (kho hàng và xe tải), loại bỏ thời gian lãng phí do chờ đợi chứng từ hoặc bốc xếp.
• Nâng cao hiệu quả theo dõi chuỗi cung ứng (Real-time Visibility): Cung cấp khả năng giám sát và theo dõi chu kỳ đơn hàng và giao hàng theo thời gian thực. Người vận hành có thể kiểm tra toàn bộ thông tin về vị trí và trạng thái hàng hóa bất cứ lúc nào, gia tăng sự minh bạch trong toàn bộ hệ thống vận tải hàng hoá.
• Tiết kiệm chi phí hành chính và giảm sai sót hóa đơn: Hệ thống quản lý vận tải tự động theo dõi và đối chiếu hóa đơn với chủ hàng, chủ xe, tự động hóa quy trình thanh toán và kiểm toán cước phí. Chi phí vận chuyển được cập nhật dễ dàng qua ứng dụng hoặc hóa đơn điện tử tự động giúp giảm thiểu sai sót.
• Quản lý vận chuyển trên một nền tảng duy nhất (Centralized Management): Phần mềm quản lý vận chuyển TMS tích hợp toàn bộ thông tin vận chuyển từ GPS, hộp đen trên một nền tảng duy nhất, chấm dứt phương pháp quản lý truyền thống, giúp tiết kiệm thời gian điều phối và kiểm tra tình trạng hàng hóa.

• Cung cấp báo cáo hiệu quả kinh doanh (KPI) chính xác: Phần mềm vận tải TMS cung cấp các mẫu báo cáo chuyên dụng, trực quan về chi phí, hiệu suất và KPI vận tải hỗ trợ ban giám đốc đưa ra các chiến lược kinh doanh và cải tiến quy trình hàng ngày, hàng tuần kịp thời, thay vì phải chờ đợi báo cáo tổng hợp thủ công như trước.
• Cải thiện dịch vụ và trải nghiệm khách hàng: Giải pháp vận tải TMS cung cấp bảng theo dõi vận chuyển chuyên biệt, giúp khách hàng dễ dàng nắm bắt các trạng thái hàng hóa (chờ lấy, đang giao, đã giao hàng), giúp gia tăng đáng kể sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
• Tăng khả năng mở rộng kinh doanh với chi phí thấp: Phần mềm quản lý xe vận tải TMS tự động hóa lập kế hoạch vận tải, giảm thời gian làm việc từ 3-5 giờ/người/ngày xuống còn 5 phút/ngày cho các hoạt động phức tạp. Đồng thời, phần mềm vận chuyển này cung cấp các bằng chứng về quá trình giao, nhận hàng, thời gian vận chuyển,… hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng kinh doanh và tối ưu chi phí vận hành.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng hệ thống quản lý vận tải?

Hệ thống TMS mang lại lợi ích to lớn cho nhiều loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị có quy mô lớn và quy trình vận tải phức tạp. Việc triển khai hệ thống quản lý vận tải TMS không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn nâng cao hiệu quả vận hành trong các hoạt động vận tải.

Dưới đây là các loại hình doanh nghiệp rất phù hợp để sử dụng hệ thống TMS:

• Doanh nghiệp sản xuất: Các công ty sản xuất thường xuyên phải vận chuyển nguyên vật liệu đầu vào và thành phẩm đến các nhà phân phối hoặc trực tiếp đến khách hàng. Để giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa lộ trình, hệ thống quản lý vận tải TMS là giải pháp lý tưởng giúp các doanh nghiệp này chọn lịch trình vận chuyển phù hợp, điều phối phương tiện hiệu quả và kiểm soát chi phí sát sao.
• Doanh nghiệp thương mại và phân phối: Các nhà bán lẻ, công ty thương mại điện tử, và các đơn vị phân phối hàng hóa có nhu cầu vận chuyển đến nhiều địa điểm khác nhau. Đây là những doanh nghiệp thường xuyên gặp phải thách thức trong việc quản lý đơn hàng, lựa chọn phương tiện vận chuyển và tối ưu hóa tuyến đường. Hệ thống TMS có thể giúp giải quyết những vấn đề này một cách hiệu quả, giảm thiểu thời gian và chi phí vận chuyển.
• Công ty logistics và vận tải: Các công ty cung cấp dịch vụ logistics có thể tận dụng hệ thống quản lý vận tải TMS để quản lý đội xe, lên kế hoạch điều phối, theo dõi tình trạng giao nhận hàng hóa và đảm bảo rằng tất cả các hoạt động vận tải diễn ra đúng tiến độ. Việc áp dụng hệ thống TMS sẽ giúp các công ty logistics cải thiện quy trình làm việc và nâng cao năng suất vận hành.
• Các doanh nghiệp có hoạt động vận tải rộng khắp: Bất kỳ doanh nghiệp nào có nhiều kho hàng, cần sử dụng nhiều phương thức vận chuyển (đường bộ, đường biển, đường hàng không) hoặc có mạng lưới phân phối rộng khắp đều sẽ hưởng lợi từ việc triển khai hệ thống TMS. Hệ thống này giúp kết nối các điểm phân phối, tối ưu hóa tuyến đường và giảm thiểu chi phí vận chuyển.

Hệ thống TMS khác WMS như thế nào?

Như đã trình bày ở trên hệ thống quản lý vận tải TMS giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, thực hiện và tối ưu việc vận chuyển hàng hóa. Trong khi đó, WMS (Warehouse Management System) là hệ thống quản lý kho, tối ưu mọi hoạt động diễn ra bên trong kho. WMS thường bao quát các công việc như nhận hàng, đưa hàng vào vị trí, quản lý vị trí lưu trữ, kiểm soát tồn kho theo thời gian thực, lấy hàng, đóng gói và xuất hàng. Mục tiêu chính của WMS là tăng độ chính xác tồn kho, tăng tốc xử lý đơn và tối ưu không gian, nhân lực trong kho.

Điểm khác nhau cốt lõi của WMS và TMS nằm ở phạm vi tối ưu, hệ thống TMS tối ưu mạng lưới vận chuyển và hiệu quả giao hàng, gồm lộ trình, nhà vận chuyển, tiến độ, chi phí,… còn WMS tối ưu vận hành kho, bao gồm tồn kho, vị trí, quy trình xuất – nhập kho cũng như năng suất kho. Có thể hiểu đơn giản hệ thống WMS dùng để quản lý mọi hoạt động bên trong kho, còn TMS dùng để quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa trên đường.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp chọn dùng cả WMS và TMS vì hai hệ thống bổ trợ cho nhau. WMS giúp quản lý toàn bộ công việc trong kho, từ lúc nhận hàng, sắp xếp vào đúng vị trí, đến khi lấy hàng và xuất kho. Sau khi hàng đã sẵn sàng xuất kho, phần mềm TMS sẽ nhận thông tin đơn hàng để lên kế hoạch vận chuyển, điều phối xe hoặc nhà vận chuyển và theo dõi quá trình giao hàng. Khi kết hợp đúng cách, doanh nghiệp sẽ có một quy trình vận hành liền mạch từ quản lý kho chính xác, xuất hàng nhanh, giao hàng đúng thời gian và kiểm soát chi phí tốt hơn.

MONA TMS – Phần mềm quản lý vận tải tối ưu cho doanh nghiệp

Các doanh nghiệp logistics Việt Nam luôn phải đối mặt với nhiều thách thức đặc thù như sự phức tạp của địa hình, biến động về giá nhiên liệu và quy trình quản lý vận tải còn thủ công, rời rạc. Doanh nghiệp thường mất nhiều thời gian và chi phí để giải quyết các vấn đề như: lập kế hoạch tuyến đường tối ưu, quản lý lịch bảo dưỡng, phân ca tài xế, theo dõi chính xác vị trí hàng hóa theo thời gian thực,…

Nhận thấy những hạn chế đó, phần mềm quản lý vận tải MONA TMS ra đời để mang đến một giải pháp công nghệ đột phá, được nghiên cứu và phát triển chuyên biệt nhằm giải quyết triệt để các bài toán về quản lý vận tải trong nước. Sự hỗ trợ của phần mềm MONA TMS đã mang đến sự tối ưu hóa cho ngành vận chuyển nội địa, tích hợp nhiều tính năng ưu việt giúp toàn bộ quá trình ship hàng hóa trong phạm vi lãnh thổ quốc gia trở nên thuận tiện, minh bạch và hiệu quả hơn.

MONA TMS giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề cốt lõi trong quản lý vận tải nội địa nhờ các tính năng nổi bật như:

• Lập kế hoạch vận tải và tối ưu hóa tuyến đường: Phần mềm logistic hỗ trợ tự động gợi ý tuyến đường ngắn nhất, đồng thời gom đơn, điều phối xe hợp lý (container nhỏ, xe tải, xe máy) để tối ưu chi phí và tăng hiệu suất.
• Quản lý đơn hàng và thông tin trạng thái: Phần mềm quản lý đơn đặt hàng cho phép tạo và import đơn hàng nhanh chóng, theo dõi trạng thái giao nhận chặt chẽ từ lúc chờ lấy hàng đến khi đang vận chuyển và đến lúc đã giao hàng. Đồng thời phần mềm TMS sẽ liên tục cập nhật thông tin cho khách hàng một cách tự động và kịp thời.
• Quản lý đội xe và tài xế: Giúp quản lý chi tiết hồ sơ xe (tải trọng, lịch bảo dưỡng), phân công tài xế và chuyến đi hiệu quả. Đặc biệt, tính năng GPS tracking của phần mềm quản lý phương tiện vận chuyển giúp giám sát vị trí xe theo thời gian thực, đảm bảo lịch trình vận chuyển an toàn và đúng hạn.
• Đối soát, thanh toán và báo cáo hiệu suất: Tự động tổng hợp doanh thu theo tuyến/khách hàng, tính toán chi phí nhiên liệu, lương tài xế, phí cầu đường. Đồng thời, cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu suất giao hàng như tỉ lệ giao thành công hay trễ hẹn giúp quản lý tài chính minh bạch, chính xác.
• Tương tác với tài xế và khách hàng: Phần mềm quản lý xe vận tải cho phép khách hàng tra cứu trạng thái vận đơn, lịch sử giao nhận tiện lợi, còn tài xế có thể nhận lệnh giao hàng, cập nhật trạng thái và thực hiện ký nhận điện tử ngay trên ứng dụng.
• Khả năng tích hợp hệ thống: Tích hợp liền mạch với các hệ thống ERP, WMS, CRM để đồng bộ dữ liệu đơn hàng – tồn kho – tài chính, phối hợp chặt chẽ giữa kho bãi và vận tải, đồng thời cập nhật trạng thái lô hàng kịp thời nhằm nâng cao trải nghiệm và chất lượng chăm sóc khách hàng.

Hệ thống quản lý vận tải MONA TMS chính là chìa khóa giúp các doanh nghiệp logistics tại Việt Nam chuyển đổi từ phương thức quản lý thủ công sang vận hành logistics thông minh và tiết kiệm chi phí. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 636 648 để nhận tư vấn chuyên sâu về giải pháp phần mềm TMS, giúp bạn tự động hóa quy trình vận tải và giảm chi phí vận chuyển lên đến 15%.

Một số câu hỏi phổ biến khi sử dụng hệ thống quản lý vận tải TMS

Chi phí triển khai hệ thống vận tải TMS là bao nhiêu?

Chi phí triển khai hệ thống TMS có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, độ phức tạp của quy trình vận tải, và các yêu cầu tùy chỉnh của từng doanh nghiệp. Ngoài ra, chi phí cũng phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ và các tính năng cần thiết cho hệ thống.

Thời gian triển khai một hệ thống quản lý vận tải TMS bao lâu?

Thời gian triển khai hệ thống TMS sẽ khác nhau tùy vào độ phức tạp và mức độ tùy chỉnh của hệ thống. Thông thường, quá trình triển khai có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng. Đối với MONA TMS, quy trình triển khai thường nhanh chóng và được hỗ trợ tối đa từ đội ngũ kỹ thuật, giúp đảm bảo rằng hệ thống sẽ được tích hợp và vận hành một cách hiệu quả trong thời gian ngắn nhất.

Có thể tích hợp hệ thống TMS với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp không?

Hầu hết các hệ thống vận tải TMS hiện đại đều có khả năng tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp thông qua API hoặc các phương thức kết nối khác. Như hệ thống MONA TMS cũng được thiết kế với tính năng tích hợp linh hoạt, giúp kết nối dễ dàng với các phần mềm quản lý khác mà doanh nghiệp đang sử dụng, như phần mềm quản lý kho, hệ thống CRM, hoặc các ứng dụng tài chính kế toán. Việc tích hợp này giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu thời gian và chi phí quản lý.

Như vậy, bài viết đã giúp bạn đưa ra câu trả lời thỏa đáng cho thắc mắc TMS là gì, đồng thời phân tích cơ chế và đề xuất giải pháp quản trị vận tải hiệu quả cho doanh nghiệp. Trong bối cảnh ngành logistics ngày càng phức tạp, đầu tư vào phần mềm TMS không chỉ để nâng cao hiệu quả vận hành mà còn là bước đi chiến lược để tối ưu hóa chi phí và thúc đẩy khả năng cạnh tranh. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp được thiết kế chuyên biệt cho vận tải nội địa, hãy liên hệ ngay với MONA để nhận tư vấn chuyên sâu về hệ thống phần mềm vận tải tốt nhất hiện nay.