Hiện nay, trải nghiệm của khách hàng không chỉ dừng lại ở chất lượng sản phẩm, mà còn phụ thuộc lớn vào tốc độ, sự linh hoạt trong khâu vận chuyển và giao nhận. Chính vì thế, việc có một quy trình logistics vận hành hiệu quả là yếu tố bắt buộc để tạo nên lợi thế cạnh tranh khác biệt. Hãy cùng Website Nhập Hàng Trung tìm hiểu chi tiết các bước trong quy trình logistics cũng như cách tối ưu quy trình logistic trong bài viết dưới đây nhé.
Quy trình logistics là gì?
Quy trình logistics là một chuỗi các hoạt động như lên kế hoạch, triển khai, quản lý vận chuyển và lưu trữ hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích. Mục tiêu cốt lõi của các hoạt động này là đảm bảo việc giao hàng diễn ra kịp thời, nguyên vẹn và với chi phí tối ưu nhất có thể.
Để xây dựng một chuỗi cung ứng linh hoạt và đạt hiệu suất cao, bước đi tiên quyết là phải có sự kiểm soát và quản lý đồng bộ tất cả các giai đoạn trong logistics. Điều này yêu cầu doanh nghiệp phải đảm bảo rằng cả nguồn lực và thông tin được phân bổ chính xác trong mọi mắt xích trong chuỗi logistics của mình.
Tầm quan trọng của quy trình logistics với doanh nghiệp
Tiến trình logistics đã trở thành yếu tố chiến lược quyết định khả năng cạnh tranh và sự thành công của doanh nghiệp. Một quy trình dịch vụ logistics chặt chẽ và tinh gọn không chỉ đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng nhanh chóng, mà còn là đòn bẩy giúp giảm chi phí và tối ưu hóa vận hành tổng thể.
Việc đầu tư vào quy trình làm logistics mang lại hàng loạt lợi ích như:
- Tối ưu hóa chi phí: Giảm thiểu chi phí vận chuyển, lưu kho và quản lý hàng tồn kho, từ đó nâng cao lợi nhuận.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Giao hàng kịp thời, chính xác giúp tăng cường sự hài lòng và lòng trung thành.
- Cải thiện hiệu suất vận hành: Tự động hóa và chuẩn hóa quy trình logistics giúp tăng hiệu suất xử lý công việc.
- Quản lý rủi ro: Giúp phát hiện sớm và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng.
- Tối ưu tồn kho: Đảm bảo mức tồn kho lý tưởng, giảm chi phí lưu trữ và tối đa hóa dòng chảy hàng hóa.
6 Bước cốt lõi trong quy trình logistic
Để quản lý và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động logistics, điều quan trọng là phải nắm vững cấu trúc cơ bản của nó. Việc hiểu rõ từng bước trong quy trình logistics hàng nhập khẩu sẽ giúp bạn dễ dàng xác định các điểm yếu, tối ưu hóa luồng công việc và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng hẹn.
Mua hàng
Mua hàng giữ vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo nguồn cung nguyên vật liệu, hàng hóa đến các cơ sở sản xuất, đơn vị logistics hoặc điểm bán lẻ để duy trì hoạt động kinh doanh. Để việc mua hàng đạt hiệu suất cao và sinh lời, đòi hỏi một hệ thống chuẩn hóa quy trình trong hoạt động logistics. Chính vì thế, các doanh nghiệp logistics, công ty nhập hàng thường gặp phải những trở ngại như:
- Phối hợp thủ công: Sự phối hợp thủ công giữa các phòng ban dễ dẫn đến sai lệch thông tin, ảnh hưởng đến quyết định mua hàng.
- Quy trình kéo dài: Việc xử lý thủ tục và phê duyệt chậm chạp làm gia tăng độ trễ trong chuỗi cung ứng, làm giảm khả năng phản ứng linh hoạt trước nhu cầu thị trường.
- Hạn chế kiểm soát: Phương thức quản lý truyền thống gây khó khăn trong việc theo dõi chi tiết toàn bộ quá trình mua hàng, từ khâu yêu cầu, phê duyệt, đến nhận hàng và thanh toán.
Lưu trữ hàng hoá
Lưu trữ hàng hóa bao gồm tất cả các hoạt động bảo quản và sắp xếp sản phẩm trong kho bãi trong suốt khoảng thời gian cần thiết. Để tối ưu hóa khâu này, doanh nghiệp phải lựa chọn hệ thống lưu trữ phù hợp với yêu cầu logistics, đồng thời cân nhắc đặc tính riêng của hàng hóa.
Nhiều doanh nghiệp logistics hiện nay đang triển khai các giải pháp tự động hóa và số hóa trong quy trình quản lý logistics để nâng cao năng suất và giảm thiểu tối đa lỗi sai trong quản lý kho.
Quản lý đơn hàng
Quản lý đơn hàng là khâu quan trọng trong quy trình logistics, đảm bảo hàng hóa được xử lý và giao nhận chính xác, đúng tiến độ. Hoạt động này bao gồm tiếp nhận, xác nhận, phân loại, đồng bộ dữ liệu với kho, theo dõi vận chuyển và đối soát vận chuyển sau khi giao hàng. Mục tiêu cốt lõi là đảm bảo mọi yêu cầu được thực hiện chính xác, nhanh chóng và tối ưu chi phí.
Để việc quản lý đơn hàng trở nên dễ dàng hơn, nhiều doanh nghiệp đã tích hợp phần mềm quản lý đơn hàng để tự động hóa quy trình nhập, xuất hàng trong logistics. Nhờ đó, doanh nghiệp kiểm soát đơn hàng chặt chẽ, đối soát đơn hàng dễ dàng, nâng cao hiệu quả vận hành và trải nghiệm khách hàng.
Quản lý hàng tồn kho
Một yếu tố không thể thiếu trong quy trình logistics là quản lý hàng tồn kho, việc làm này nhằm xác định chính xác thời điểm và số lượng hàng cần nhập để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Quản lý tồn kho hiệu quả không chỉ tác động tích cực đến năng suất chung của chuỗi logistics, mà còn giúp giảm thiểu rủi ro tồn đọng vốn do hàng hóa quá nhiều hoặc mất doanh thu do hết hàng.
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc sử dụng các phần mềm logistics tích hợp như MONA TMS là một giải pháp thiết thực. Hệ thống này đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kiểm soát tồn kho, đồng thời giúp bạn kiểm soát các chứng từ xuất nhập kho. Đặc biệt, việc tích hợp dữ liệu trong cùng một nền tảng, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định mua hàng tối ưu và quản lý vốn lưu động hiệu quả hơn.
Lựa hàng và gửi hàng đi
Quy trình xử lý đơn hàng bao gồm đóng gói và gửi hàng sao cho tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian giao và đảm bảo độ chính xác cao. Đây là giai đoạn có ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng, bởi dịch vụ chỉ được đánh giá tốt khi hàng đến đúng hẹn, an toàn và không xảy ra sai sót.
Để tối ưu, doanh nghiệp nên tự động hóa quy trình, ứng dụng công nghệ và sắp xếp kho khoa học nhằm giảm thời gian di chuyển. Ngoài ra, việc lập kế hoạch giao hàng hợp lý cũng góp phần giúp nâng cao hiệu suất và cải thiện chất lượng dịch vụ logistics.
Giao hàng
Giao hàng là giai đoạn cuối cùng và cũng là thách thức lớn trong quy trình logistics, khi hàng hóa phải vượt qua nhiều yếu tố bất định như kẹt xe hay thời tiết xấu. Để tối ưu, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý giao hàng được tích hợp trong hệ thống MONA TMS để liên tục cải tiến, đảm bảo giao đúng hẹn và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Những khó khăn trong trong việc quản lý quy trình logistics
Việc vận hành quy trình logistics hàng xuất khẩu tiềm ẩn nhiều thách thức, đặc biệt khi doanh nghiệp chưa ứng dụng các giải pháp công nghệ phù hợp.
Đúc kết từ thực tế, dưới đây là những khó khăn phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp phải:
- Thiếu đồng bộ và giám sát: Khó khăn trong việc theo dõi và cập nhật trạng thái đơn hàng cũng như vận chuyển theo thời gian thực, dẫn đến thông tin không kịp thời và thiếu chính xác.
- Thao tác thủ công gây sai sót: Các hoạt động như tính toán chi phí vận hành, thanh toán và lập báo cáo thường được thực hiện thủ công, tốn nhiều thời gian, dễ xảy ra sai sót.
- Quản lý tài xế lỏng lẻo: Việc quản lý lịch trình xe, hồ sơ bảo dưỡng, phân công và giám sát hành trình vẫn thực hiện thủ công, kém hiệu quả và khó kiểm soát.
- Lập kế hoạch vận chuyển chưa tối ưu: Không có công cụ hỗ trợ, việc lập kế hoạch vận chuyển và tối ưu hóa tuyến đường thường không đạt hiệu quả cao, dẫn đến tăng chi phí nhiên liệu và kéo dài thời gian giao hàng.
- Hạn chế trong quản lý kho bãi: Khó khăn trong việc lưu trữ, truy xuất dữ liệu hàng hóa và quản lý tồn kho, ảnh hưởng đến năng suất của khâu chọn hàng và đóng gói.
- Thiếu cơ sở dữ liệu: Do quy trình thủ công và không có hệ thống thu thập dữ liệu tập trung, doanh nghiệp thiếu các báo cáo phân tích chuyên sâu, gây khó khăn trong việc đưa ra các quyết định cải tiến chiến lược kịp thời.
MONA TMS – Giải pháp tối ưu quy trình logistics hiệu quả
Khi những khó khăn trong quy trình vận hành logistics ngày càng tăng, doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý tối ưu có khả năng tháo gỡ mọi nút thắt, một công cụ không chỉ giải quyết một vấn đề, mà là một giải pháp toàn diện cho mọi khía cạnh của quy trình vận tải.
MONA TMS là phần mềm quản lý vận tải được phát triển bởi MONA Software – Đơn vị có hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp hệ thống nhập hàng và giải pháp logistics cho doanh nghiệp Việt Nam. Với sự thấu hiểu sâu sắc các vấn đề vận tải mà nhiều doanh nghiệp gặp phải, MONA TMS tích hợp đầy đủ các tính năng giúp giải quyết đến 99% bài toán vận hành của các doanh nghiệp hiện nay.
Cụ thể, MONA TMS hỗ trợ quản lý quy trình logistics toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian, giảm chi phí và nâng cao độ chính xác trong từng khâu của quy trình vận hành. Các tính năng nổi bật của MONA TMS có thể kể đến như:
- Quản lý đơn hàng và vận đơn: Cho phép tạo hoặc import đơn hàng nhanh chóng, theo dõi tình trạng giao nhận theo thời gian thực, đồng thời cung cấp mã vận đơn giúp truy xuất dễ dàng.
- Quản lý phương tiện và tài xế: Phần mềm quản lý phương tiện vận chuyển lưu trữ thông tin chi tiết về phương tiện, phân công chuyến đi linh hoạt, tích hợp GPS tracking để giám sát vị trí và hiệu suất tài xế.
- Lập kế hoạch và tối ưu tuyến đường: Tự động gợi ý tuyến đường ngắn nhất, gom đơn và điều phối xe thông minh giúp tiết kiệm nhiên liệu, giảm chi phí vận hành và hạn chế xe trống chiều về.
- Quản lý kho bãi: Phần mềm quản lý kho bãi hỗ trợ check-in và check-out hàng hóa tại điểm trung chuyển, theo dõi tồn kho, nhập xuất hàng nhanh chóng, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ đơn hàng.
Như vậy, với khả năng tự động hóa, số hóa và phân tích dữ liệu thông minh, MONA TMS không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý logistics hiệu quả mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh, tạo nền tảng vững chắc cho hành trình chuyển đổi số trong lĩnh vực logistics. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 636 648 để được tư vấn giải pháp chuyên sâu phù hợp cho doanh nghiệp!
Thông tin liên hệ chi tiết:
- Điện thoại: 1900 636 648
- Email: [email protected]
- Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng Tám, P. Tân Sơn Nhất, TPHCM
Tóm lại, quy trình logistics đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hàng hóa được lưu chuyển nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí. Việc hiểu rõ từng giai đoạn và biết cách tối ưu quy trình logistics hàng xuất khẩu không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất vận khẩu, mà còn tăng khả năng cạnh tranh, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tối đa hóa lợi nhuận. Có thể thấy, việc ứng dụng phần mềm quản lý logistics thông minh như MONA TMS chính là giải pháp toàn diện.
