Quy trình các bước làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch

Năm 2025, nhu cầu nhập hàng chính ngạch từ Trung Quốc và các thị trường quốc tế về Việt Nam tăng mạnh, đặc biệt trong các ngành điện tử, tiêu dùng và nguyên liệu sản xuất. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững thủ tục nhập khẩu chính ngạch hàng hoá để vừa đảm bảo tiến độ giao hàng, vừa tránh những rủi ro về pháp lý trong quá trình kinh doanh. Để có thể nắm rõ về thủ tục nhập khẩu chính ngạch là gì cùng những thông tin liên quan, hãy cùng MONA Nhập hàng Trung Quốc tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây!

Nhập khẩu chính ngạch hàng hóa là gì?

Nhập khẩu chính ngạch là hình thức giao thương hàng hóa hợp pháp, được nhà nước cho phép và quản lý chặt chẽ và nhập khẩu qua các cửa khẩu quốc tế như đường bộ, đường biển, đường hàng không. Đồng thời, cách nhập hàng Trung Quốc này yêu cầu bạn phải tuân thủ đầy đủ các quy định về thủ tục nhập khẩu chính ngạch hàng hóa. Cụ thể, doanh nghiệp phải thực hiện khai báo hải quan, nộp các loại thuế và phí theo quy định, cũng như chuẩn bị các loại giấy tờ cần thiết.

Điểm khác biệt lớn nhất giữa nhập khẩu chính ngạch và các hình thức khác như nhập tiểu ngạch hay xách tay là tính minh bạch và hợp pháp. Hàng hóa nhập khẩu chính ngạch có đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng, đảm bảo chất lượng và an toàn. Do đó, các doanh nghiệp muốn kinh doanh lâu dài, bền vững thường ưu tiên nhập khẩu chính ngạch các mặt hàng Trung Quốc được yêu thích để đảm bảo an toàn và phát triển.

Lý do nhập khẩu chính ngạch là gì?

Nhập khẩu chính ngạch không chỉ là một quy định bắt buộc mà còn là lựa chọn chiến lược mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho các doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết nỗi lo về nguồn hàng một cách triệt để. Hình thức nhập hàng này sẽ mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho cả doanh nghiệp và nền kinh tế như:

• Tuân thủ pháp luật: Khi làm thủ tục nhập hàng Trung Quốc chính ngạch, doanh nghiệp đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra hợp pháp, tránh rủi ro tranh chấp, giữ gìn quan hệ thương mại ổn định với đối tác trong và ngoài nước.
• Đảm bảo chất lượng hàng hóa: Quy trình nhập hàng chính ngạch bao gồm kiểm tra an toàn, kiểm dịch và tiêu chuẩn kỹ thuật, đảm bảo an toàn cho người dùng và không gây tác động xấu đến môi trường.
• Góp phần bảo vệ sản xuất trong nước: Doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục nhập khẩu chính ngạch hàng hóa phải nộp đầy đủ thuế, phí theo luật định. Đây là biện pháp ngăn chặn hàng giá rẻ kém chất lượng tràn vào thị trường, đồng thời hỗ trợ cân bằng cạnh tranh với ngành sản xuất nội địa.
• Quản lý thị trường và chính sách thuế quan: Nhờ hệ thống hải quan, Nhà nước dễ dàng kiểm soát hoạt động nhập khẩu, điều chỉnh mức thuế phù hợp, qua đó bảo đảm sự minh bạch trong giao dịch thương mại.
• Tạo môi trường kinh doanh lành mạnh: Việc tuân thủ thủ tục nhập khẩu chính ngạch từ Trung Quốc về Việt Nam hay từ các quốc gia khác góp phần ngăn chặn buôn lậu, hàng giả, giúp thị trường vận hành công bằng hơn.
• Xây dựng uy tín với đối tác quốc tế: Doanh nghiệp nhập khẩu qua con đường chính ngạch luôn tạo được sự tin cậy, nâng cao hình ảnh thương hiệu và mở rộng cơ hội hợp tác lâu dài.

Quy trình làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch chi tiết

Để đưa hàng hóa về Việt Nam một cách hợp pháp, các công ty nhập hàng Trung Quốc cần thực hiện đầy đủ các bước làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch theo quy định. Toàn bộ quy trình có thể tóm gọn trong 7 bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị chứng từ làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch

Trước khi tiến hành làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ. Một bộ giấy tờ nhập khẩu chính ngạch đầy đủ sẽ bao gồm:

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract).
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Phiếu đóng gói / bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List).
• Vận đơn (Bill of Lading).
• Tờ khai hải quan nhập khẩu.
• L/C – Thư tín dụng (nếu giao dịch thanh toán bằng L/C)..
• Giấy nộp thuế vào ngân sách nhà nước.
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O, ví dụ Form E với hàng từ Trung Quốc).
• Hóa đơn vận chuyển quốc tế.
• Chứng nhận kiểm dịch (nếu mặt hàng thuộc diện kiểm dịch động thực vật hoặc an toàn thực phẩm).

Bước 2: Khai báo hải quan nhập khẩu chính ngạch

Doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu cần đăng ký thông tin với Tổng cục Hải quan, mua chữ ký số (token), đồng thời đăng ký tài khoản trên hệ thống VNACCS/VCIS. Sau đó, doanh nghiệp cần thực hiện khai báo hải quan điện tử và đợi xét duyệt thông quan. Bạn hoàn toàn có thể theo dõi tình trạng xét duyệt trên phần mềm một cách đơn giản và tiện lợi.

Tờ khai sẽ được cơ quan hải quan tiếp nhận và tiến hành kiểm tra xét duyệt hàng hoá. Sau khi đã xem xét, hàng hóa sẽ được sắp xếp phân luồng như sau:

• Luồng xanh (mã số 1): Hàng hóa được chấp thuận thông quan ngay, doanh nghiệp không cần nộp thêm chứng từ hay kiểm tra bổ sung.
• Luồng vàng (mã số 2): Hải quan yêu cầu doanh nghiệp xuất trình một số giấy tờ liên quan để đối chiếu trước khi cho phép thông quan.
• Luồng đỏ (mã số 3): Ngoài việc nộp hồ sơ, doanh nghiệp phải chờ cơ quan hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa tại cảng hoặc kho để đảm bảo tính chính xác.

Bước 3: Nộp thuế và lấy lệnh giao hàng chính ngạch

Khi tờ khai hải quan đã được phân luồng, doanh nghiệp tiến hành nghĩa vụ tài chính bằng cách nộp thuế nhập khẩu chính ngạch. Hiện nay có ba phương thức thanh toán phổ biến:

• Nộp thuế điện tử qua hệ thống ngân hàng liên kết với hải quan.
• Thanh toán trực tiếp tại ngân hàng thương mại.
• Nộp qua kho bạc nhà nước.

Sau khi hoàn tất việc đóng thuế, bước tiếp theo là lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu hoặc đại lý vận tải. Để nhận lệnh, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

• Giấy giới thiệu của công ty nhận hàng.
• Vận đơn (Bill of Lading).
• Thông báo hàng đến (Arrival Notice).

Riêng đối với lô hàng vận chuyển bằng container, doanh nghiệp cần nộp kèm thêm:

• Giấy mượn container.
• Giấy hạ container rỗng (áp dụng khi hàng được rút tại kho của doanh nghiệp).
• Hạn lệnh giao hàng do hãng tàu cung cấp.
• Hóa đơn dịch vụ.

Bước 4: Làm thủ tục thông quan

Khi đã có đầy đủ chứng từ và lệnh giao hàng, doanh nghiệp mang toàn bộ hồ sơ đến cảng để thực hiện các thủ tục thông quan cuối cùng. Tại đây, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra lại toàn bộ giấy tờ, đối chiếu thông tin và quyết định thông quan cho lô hàng.

Bước 5: In phiếu giao nhận hàng hóa, thanh lý và lấy hàng

Sau khi tờ khai đã được thông quan và hệ thống hải quan xác nhận, doanh nghiệp tiến hành in phiếu giao nhận và mã vạch. Các đơn vị nhập khẩu chính ngạch thường sử dụng phần mềm để truy cập trang web của Tổng cục Hải quan, nhập thông tin tờ khai và in phiếu giao nhận container (hay Phiếu EIR).

Tiếp đến, mang phiếu này đến khu vực giám sát hải quan tại cảng để thực hiện thủ tục thanh lý. Lúc này, cán bộ hải quan sẽ nhập máy xác nhận rằng hàng hóa đã được thông quan và có thể đưa ra khỏi khu vực giám sát. Khi quy trình này hoàn tất, doanh nghiệp có thể lấy hàng và vận chuyển về kho.

Bước 6: Nhận lại tiền mượn container

Trong nhiều trường hợp, để lấy container ra khỏi cảng, doanh nghiệp phải đặt cọc một khoản tiền gọi là tiền cược container. Sau khi hàng hóa đã được rút ra và container rỗng được trả về đúng địa điểm mà hãng tàu quy định, tài xế sẽ được cấp giấy hạ rỗng làm bằng chứng.

Để hoàn tất việc nhận lại tiền cọc, doanh nghiệp cần liên hệ với hãng tàu và nộp kèm các chứng từ:

• Giấy giới thiệu của doanh nghiệp.
• Giấy hạ rỗng do cảng/đơn vị vận hành cấp.
• Giấy mượn container.

Nếu container rỗng được bàn giao trong tình trạng nguyên vẹn, không phát sinh hư hỏng, hãng tàu sẽ hoàn trả đầy đủ tiền cược. Trường hợp container bị hỏng hóc hoặc mất mát, chi phí khấu trừ sẽ được tính theo thỏa thuận đã ghi rõ trong hợp đồng vận chuyển.

Bước 7: Hoàn tất hồ sơ và quyết toán ngân hàng

Bước cuối cùng của thủ tục nhập khẩu chính ngạch về Việt Nam là tổng hợp toàn bộ chứng từ để đối chiếu, nộp cho ngân hàng. Ngân hàng sẽ xác nhận thanh toán toàn phần hoặc một phần, tùy theo điều khoản hợp đồng và tiến độ thanh toán.

Lưu ý nhập khẩu chính ngạch vào Việt Nam

Chọn nhà cung cấp uy tín

Trước khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp cần xác định rõ liệu thị trường Việt Nam có thực sự cần sản phẩm đó hay không, dựa trên nhu cầu tiêu dùng, xu hướng giá cả và quy định nhập khẩu. Đồng thời, việc đánh giá mức độ tin cậy của nhà cung cấp cũng vô cùng quan trọng; ưu tiên lựa chọn những đối tác có kinh nghiệm xuất khẩu vào Việt Nam, khả năng cung ứng ổn định và phản hồi tích cực từ các doanh nghiệp khác.

Song song với việc lựa chọn, doanh nghiệp cần xây dựng hợp đồng minh bạch, trong đó quy định cụ thể về:

• Quy cách, chất lượng và số lượng hàng hóa.
• Giá cả, điều kiện giao hàng (Incoterms), thời gian bàn giao.
• Phương thức thanh toán và điều khoản xử lý tranh chấp.

Xác định mã HS và thuế nhập khẩu chính xác

Một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch là xác định chính xác mã HS của hàng hóa. Mã HS (Harmonized System) là hệ thống mã hóa quốc tế để phân loại hàng hóa và việc áp mã sai có thể gây ra nhiều rắc rối nghiêm trọng. Vì vậy, doanh nghiệp cần tra cứu kỹ trong biểu thuế hiện hành hoặc nhờ đến sự hỗ trợ của các đơn vị tư vấn chuyên môn như MONA NHTQ.

Ngoài thuế nhập khẩu, bạn cũng cần tính toán đầy đủ các loại thuế và phí khác, bao gồm:

• Thuế nhập khẩu: Áp dụng mức thuế thông thường hoặc mức thuế ưu đãi đặc biệt nếu hàng hóa có giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) phù hợp với các Hiệp định Thương mại Tự do (FTA) mà Việt Nam đã ký kết.
• Thuế GTGT (VAT) nhập khẩu: Khoản thuế này được tính dựa trên giá trị hàng hóa nhập khẩu.
• Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có): Áp dụng cho một số mặt hàng đặc biệt như rượu, bia, ô tô…
• Các loại phí khác: Như phí hạ tầng cảng biển, phí lưu kho bãi…

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc xác định HS code cũng như tính toán các loại thuế, phí cho đơn hàng của mình, hãy liên hệ ngay với MONA NHTQ để được tư vấn các vấn đề nhập hàng Trung Quốc chính ngạch trọn gói từ A – Z

Thực hiện kiểm dịch hàng hóa rõ ràng trước khi thông quan

Đối với một số nhóm hàng hóa đặc thù như thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc, hóa chất hay thiết bị điện, việc kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hay an toàn vệ sinh là yêu cầu bắt buộc trước khi hàng được thông quan. Để thủ tục nhập khẩu chính ngạch diễn ra suôn sẻ, bạn cần nắm rõ ba yếu tố then chốt:

• Xác định loại hàng hóa: Kiểm tra xem mặt hàng của bạn có thuộc diện phải kiểm tra chuyên ngành hay không.
• Cơ quan kiểm tra: Tìm hiểu rõ cơ quan nào chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý hồ sơ kiểm tra cho loại hàng hóa đó.
• Thời gian xử lý: Nắm rõ thời gian cần thiết để có kết quả kiểm tra.

Tìm các đơn vị nhập hàng chính ngạch chuyên nghiệp

Nếu doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm trong làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch, việc hợp tác với các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp là một giải pháp tối ưu. Những đơn vị uy tín như VMT Global, Yến China, Giang Huy đã và đang ứng dụng hệ thống MONA NHTQ để nâng cao hiệu quả hoạt động. Với nhiều năm kinh nghiệm nghiên cứu thị trường, MONA Software đã phát triển một hệ sinh thái nhập hàng toàn diện bao gồm:

• Website đặt hàng nội địa Trung Quốc: Giao diện thân thiện, thao tác đơn giản, tối ưu SEO và hiển thị tốt trên mọi thiết bị.
• App order hàng Trung – Việt: Hỗ trợ dịch tự động, tính tỷ giá, đặt hàng trực tiếp từ các sàn thương mại điện tử lớn như 1688, Taobao, Tmall.
• Phần mềm quản lý Logistics: Theo dõi và điều chỉnh đơn hàng dễ dàng trên cả web và app.
• Extension đặt hàng Quảng Châu & add-on bổ trợ: Cho phép nhập hàng bằng link sản phẩm gốc, lọc sản phẩm theo xưởng hoặc địa điểm.

Nhờ tích hợp các tính năng toàn diện, MONA NHTQ giúp doanh nghiệp tối ưu đến 99% nghiệp vụ trong thủ tục nhập hàng chính ngạch Trung Quốc từ khâu đặt hàng, theo dõi lô hàng, xử lý chứng từ cho đến kết nối ngân hàng và cơ quan hải quan. Đây chính là lý do MONA đang nắm giữ tới 95% thị phần trong lĩnh vực nhập hàng và trở thành đối tác tin cậy hàng đầu của nhiều công ty logistics tại Việt Nam.

XEM NGAY VIDEO để thấy rõ PHẦN MỀM NHẬP HÀNG TRUNG QUỐC chất lượng như thế nào!

Nhập khẩu chính ngạch từ Trung Quốc giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, đảm bảo chất lượng hàng hóa và mở ra cơ hội kinh doanh bền vững. Tuy nhiên, quá trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về các thủ tục nhập khẩu chính ngạch và lựa chọn đối tác đáng tin cậy. Với nhiều năm kinh nghiệm cùng hệ thống nhập hàng hiện đại, MONA NHTQ sẽ là lựa chọn tối ưu cho những doanh nghiệp muốn chinh phục thị trường Trung Quốc. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm giải pháp nhập hàng Trung Quốc an toàn, nhanh chóng và chuyên nghiệp!